Steiniger Weg zur Symbiose

Oliver Graue (Chefredakteur BizTravel, von links), Gerhard Bleile (Veranstaltungsplaner.de), Josephine Gräfin von Brühl (Hotel & Eventbs), Dirk Gerdom (SAP), Jürgen Theel (L’Oreal), Martin Jürs (stellv. Chefredakteur BizTravel).
Christian Wyrwa
Oliver Graue (Chefredakteur BizTravel, von links), Gerhard Bleile (Veranstaltungsplaner.de), Josephine Gräfin von Brühl (Hotel & Eventbs), Dirk Gerdom (SAP), Jürgen Theel (L’Oreal), Martin Jürs (stellv. Chefredakteur BizTravel).

Travel und Event Management nähern sich an vorerst aber nur in der Theorie. Unternehmen, die die zahlreichen Stolpersteine in der Praxis überwinden, können jedoch viel Geld sparen.

Von Oliver Graue

Travel und Event Management – rückt zusammen, was zusammen gehört? Unter diesem Titel diskutierten auf dem Forum BizTravel des fvw Kongresses in Köln neben Bleile die beiden Travel Manager Dirk Gerdom (SAP) und Jürgen Theel (L’Oreal) sowie Josephine Gräfin von Brühl, Chefin des Veranstaltungsanbieters Hotel & Eventbs. Zu den größten Hürden, die einer Konsolidierung des Mice-Bereichs entgegenstehen, rechnen die Experten das mangelnde Wissen der meisten Unternehmen um die Höhe ihrer Event-Ausgaben. "Mindestens 80 Prozent des Mice-Segments in Deutschland wird nicht gemanagt", schätzt Gerdom.

Tagungen, Events und Incentives werden von den unterschiedlichsten Fachabteilungen im Unternehmen geplant, gebucht und eingekauft – meist ohne zentrale Absprache und oftmals ohne echte Verhandlungen mit den Leistungsträgern. Feste Partner, mit denen Rahmenabkommen bestehen, gibt es nur selten, gebucht wird in immer anderen Hotels und beauftragt werden immer andere Event-Agenturen. Jürgen Theel, der zu den Pionieren der Symbiose Mice/Travel gehört, hat allein in seiner Firma "bis zu 600 Agentur-Partner" ausgemacht.

Zweiter großer Stolperstein: firmeninterne Widerstände gegen eine Zusammenarbeit. "Die Angst der Event-Kollegen ist groß, dass sie bei einer Konsolidierung Kompetenzen verlieren", berichtet Theel. Doch diese beruht meist auf einem Missverständnis. Denn, so Gerdom: "Für die kreative Seite, für Fragen wie Rahmenprogramme oder Catering, sind natürlich auch in Zukunft die Event Manager zuständig. Als Travel Manager wollen wir lediglich die Rahmenbedingungen definieren, also Einkaufsabkommen mit Hotels schließen und einheitliche Buchungsprozesse einführen." Ziel sei es, Transparenz herzustellen.

Nach Angaben von Josephine Gräfin von Brühl sind allein im Einkauf "14 bis 18 Prozent Einsparungen drin" – die Erleichterungen bei den indirekten Prozessen noch gar nicht einberechnet. "Natürlich wird es noch Zeit brauchen, bis es in großem Maßstab eine Zusammenarbeit gibt", prognostiziert sie, "aber die großen Unternehmen beginnen derzeit verstärkt damit. Denn es geht um viel Geld."

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