VIR Innovationswettbewerb "Sprungbrett"

Kommis – Tischpläne digital erstellen

So kommt das Logo von Kommis – digitaler Tischplan daher.
Kommis
So kommt das Logo von Kommis – digitaler Tischplan daher.

"Kommis – digitaler Tischplan" hilft Hotels dabei, die tägliche Tischplan-Erstellung effizient und fehlerfrei zu meistern.

Durch den Datenimport aus dem Reservierungsprogramm ermöglicht die cloud-basierte Anwendung dem Restaurant-Personal das Sammeln und Lesen von Gästeinformationen in Echtzeit. So werden Allergien, Anreisedaten und etwaige Sonderwünsche im Tischplan farblich hervorgehoben. Dabei motiviert Gamification die Service-Mitarbeiter zum Sammeln von Gästeinformationen.

Erkanntes Problem

Der momentane durchschnittliche Zeitaufwand für die tägliche Tischplan-Erstellung liegt bei etwa 45 Minuten. Ein digitaler Tischplan würde den Zeitaufwand erheblich reduzieren und es damit den Mitarbeitern ermöglichen, sich auf wesentliche Dinge, wie die Gästebetreuung, zu konzentrieren. Für eine dienstleistungsorientierte Branche, wie die Hotellerie, ist dies ein großer Mehrwert.

Lösung

Dreh- und Angelpunkt der Kommunikation in einem Hotel-Restaurant ist der Tischplan. In einem Tischplan sind alle Tische des Restaurants aus der Vogelperspektive dargestellt. Zusätzlich wird angegeben, welche Gäste den jeweiligen Tischen zugeordnet sind.

Durch Kommis – digitaler Tischplan soll die tägliche Tischplan-Erstellung möglichst schnell und fehlerfrei vonstatten gehen. Das Produkt zielt vor allem darauf ab, die Kommunikation in Hotelrestaurants rund um den Tischplan, welche zurzeit noch verbal und über handschriftliche Notizen stattfindet, zu digitalisieren und so zu vereinfachen. Diesen Kommunikationsprozess in eine multimediale Anwendung zu transferieren ist somit Kern des Produkts. Das Verwenden einer Cloud und der damit engen Verknüpfung mit dem Reservierungsprogramm ermöglicht Kommis dem Restaurantpersonal das Sammeln und Lesen von Gästeinformationen in Echtzeit.


Der Datenexport aus dem Reservierungsprogramm des Hotels und der anschließende Import in den digitalen Tischplan Kommis ermöglicht eine visuell übersichtliche Darstellung der wichtigsten Daten für den Restaurantleiter. Sobald die Anbindungen zu den Schnittstellen realisiert sind, wird dies automatisch geschehen.

Anschließend werden die Informationen durch ein einfaches Drag & Drop den jeweiligen Tischen zugeteilt. Die cloud-basierte Anwendung macht es also möglich, jegliche analoge Information, digital und multimedial, bestehend aus Text und Grafiken, darzustellen. Dadurch entsteht eine wesentliche Vereinfachung des Arbeitsprozesses. Das System erkennt außerdem Sonderfälle, wie Allergien, Anreisedaten und Sonderwünsche, welche farbig markiert werden und damit auf einen Blick sichtbar sind.

Alle Informationen werden durch den cloud-basierten digitalen Tischplan mit Tablets synchronisiert und damit den Kellnern auf den jeweiligen Stationen in Echtzeit angezeigt. So können die Kellner umgehend auf Änderungen reagieren. Die Kellner können außerdem selbst neue Informationen in das System einpflegen und werden zusätzlich durch Ranglisten und Gamification dazu motiviert. Die von den Kellnern eingetragenen Informationen werden gesammelt und anschließend vom Restaurantleiter kontrolliert, bevor sie im Reservierungsprogramm festgehalten werden.

Kommis wird außerdem durch eine Breite weiterer Funktionen ausgezeichnet. So können Tischpläne für zukünftige Ereignisse erstellt und Tische blockiert werden. Eine Suchfunktion unterstützt die Kellner dabei, schnell und unkompliziert Informationen über den Gast zu finden. Abreisende Gäste werden automatisch aus dem Tischplan entfernt. Des Weiteren können Tische im Tischplan durch einfaches Klicken verschoben werden. Die Anzahl der besetzten Tische und die Anzahl der Gäste wird summiert dargestellt und vereinfacht somit verschiedenste Arbeitsschritte. Außerdem können diese übersichtlichen Listen ausgedruckt werden. Auch eine automatische Verteilung der Gäste auf die passenden Tische ist vorgesehen.

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Zielgruppe

Es gibt zwei grundsätzlich unterschiedliche unternehmerische Konzeptionen in der Hotellerie, zum einen die Privathotellerie (Individualhotellerie) und zum anderen die Konzernhotellerie (Kettenhotellerie). Darüber hinaus existieren Hotelkooperationen. Zur Privathotellerie gehören meist kleine und mittelständische Betriebe des klassischen Beherbergungsgewerbes, die in der Regel als Einzelunternehmen geführt werden. Sie werden sehr stark durch die Vorstellungen des Unternehmers und seiner Persönlichkeit geprägt. Je nach Besitzerpersönlichkeit werden die Betriebe mehr oder weniger kaufmännisch, oft ohne strenge Marktorientierung, geführt. Zwischen Eigentümer und Betreiber gibt es keine funktionelle Entkopplung, so dass von einem Eigentümerbetrieb zu sprechen ist. Dies ist die "klassische" Betreiberform in der Hotellerie, die weltweit immer noch vorherrschend sein dürfte.

Es befinden sich 4500 Hotels in Österreich und 8200 in Deutschland. Folgende Kriterien sind notwendig, um als Hotel in die Zielgruppe des digitalen Tischplans zu fallen: Hotels, welche Halbpension bereitstellen (etwa 50 Prozent in Österreich und Deutschland). Die Kernzielgruppe beinhaltet deshalb 2250 Hotels in Österreich und 4100 Hotels in Deutschland.

Kundennutzen

Gästewünsche haben in jedem Hotel oberste Priorität. Auch in der täglichen Tischplan-Erstellung, die momentan noch sehr zeitaufwendig ist, sollten Gästewünsche zum Tragen kommen. Zum Zweck der Kundenbindung und der Gewährleistung von individuellem Service muss das Restaurantteam bestimmte Gästeinformationen sammeln. Durch eine effiziente, zeitsparende und unkomplizierte Tischplan-Erstellung soll den Gästewünschen bestmöglich nachgekommen werden.

Durch Kommis – digitaler Tischplan können Restaurant-Teams Gästeinformationen, die den Tischplan betreffen, besser und schneller abarbeiten. Zusätzlich ist durch die Anzeige von belegten Tischen für das Restaurantteam schnell ersichtlich, an welchen Tischen noch etwaige Vorbereitungen zu treffen sind, wie beispielsweise Servietten zu falten oder Aufstrich und Brot in den richtigen Portionen vorzubereiten. Die einfache "Drag & Drop"-Funktion garantiert ein schnelles Verteilen der Gästeinformationen auf die digitalen Tische.

Die Möglichkeit, Tische zu verschieben, stellt eine flexible Alternative zur jetzigen Arbeitsweise der meisten Hotels dar, welche meist durch Excel-Tabellen oder auf Papier durchgeführt wird. Echtzeit-Benachrichtigungen über Veränderungen des Tischplans, die an die Tablets der Stationskellner gesendet werden, vereinfachen den Informationsaustausch zwischen Restaurantleiter und Stationskellner. Kontrolle durch das System, ob die korrekte Personenanzahl auf die Tische verteilt wurde, hilft, Fehler zu vermeiden.

Die Möglichkeit, Tischpläne Tage oder Wochen im Vorfeld zu erstellen, hilft dem Restaurantleiter dabei, spezielle Wünsche der Hotelgäste sowie die erwartete Anzahl an Tagesgästen von außerhalb zu berücksichtigen. Zusätzlich kann der Restaurantleiter an ruhigeren Tagen vorarbeiten oder sich um die Gästebetreuung kümmern. Ein Restaurantleiter verwendet momentan im Schnitt etwa 45 Minuten am Tag für die Tischplan-Erstellung. Im Jahr sind das also 273 Stunden. Kommis – digitaler Tischplan kann dem Restaurantleiter dabei helfen, diese Arbeit in der Hälfte der Zeit zu erledigen. Das Hotel kann somit pro Jahr bis zu 4000 Euro an Personalkosten einsparen.

Alleinstellungsmerkmal

Die meisten Reservierungsprogramme für Hotels stellen keine Lösung für die tägliche Tischplan-Erstellung zur Verfügung. Bei einer vergleichbaren Lösung können nur Informationen über bereits angereiste Gäste, und nicht über neuanreisende Gäste in das Tischreservierungsprogramm übertragen werden. Dies macht die Tischplan-Gestaltung umständlich, da die Personenanzahl der neuanreisenden Gäste Kerninformation eines jeden Tischplans darstellt. Die Produktidee deckt aber nicht nur die digitale Tischplan-Erstellung ab, sondern auch das Sammeln von Gästeinformationen motiviert durch Gamification. Es ist außerdem geplant, eine automatische Verteilung der Gäste auf die Tische zu implementieren.

Marktpotenzial

Der Anstieg der Nächtigungen in den vergangenen zehn Jahren beliefen sich in Österreich auf mehr als 21 Prozent und in Deutschland auf 20 Prozent. Die Gesamtanzahl der Nächtigungen in Österreich im Jahre 2017 beliefen sich in etwa auf 144 Millionen sowie etwa 436,2 Millionen in Deutschland. In Europa stieg der Umsatz pro Zimmer seit Januar 2017 um 6,1 Prozent und weltweit wurde die Größe des Hotelmarkts für 2016 auf 495 Mrd. Euro geschätzt. Laut UNWTO wird es weltweit 2030 etwa 1,8 Mrd. Ankünfte geben bei einem durchschnittlichen Wachstum von 3,3 Prozent pro Jahr. Ein neuer Report gibt an, dass 202.842 Hotels auf "Booking.com" registriert sind.

Geschäftsmodell

Monatliche Miete. Kommis wird als Software as a Service angeboten. Außerdem wird den potentiellen Kunden eine kostenlose Testphase von 30 Tagen zur Verfügung gestellt. Es gibt preisliche Unterschiede bei einer jährlichen oder monatlichen Miete. Bei einer monatlichen Miete wird ab 50 Sitzplätzen pro Sitzplatz 1,50 Euro pro Monat verrechnet, welche zu einer Grundgebühr von 29 Euro addiert wird. Bei einer jährlichen Miete wird ab 50 Sitzplätze pro Sitzplatz 15 Euro pro Jahr verrechnet, welche zu einer Grundgebühr von 290 Euro addiert wird.

Kommis
Gründer: Anton Hörl, Martin Schüller
Launch-Datum: August 2018
Website: https://www.kommis.net/

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