Tipps & Tricks für Expis

Gutes Zeitmanagement rund um die Uhr

Immer neue E-Mails, ungeduldige Kunden und zwischendrin auch noch Meetings: Der Arbeitstag hat einfach zu wenige Stunden, und oft kann man über die noch nicht einmal selbst bestimmen. Gutes Zeitmanagement ist gefragt – Reisebüro-Trainerin Margit Heuser sagt, wie das geht.

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21.03.2018, 07:32 Uhr
Mehr Zeit, weniger Stress im Job – das ist das Ziel von gutem Zeitmanagement.
Foto: Getty Images

Abends türmt sich ein Berg unerledigter Arbeiten: Das Zeitmanagement am Counter ist eine Herausforderung. Doch es gibt Tricks und Kniffe, um den Arbeitstag sinnvoll zu strukturieren – und so Zeit zu gewinnen. Wie das funktioniert, erklärt Trainerin Margit Heuser.

1. To-Do-Liste erstellen

Damit verschafft man sich morgens einen Aufgabenüberblick und hat die Tagesziele fest im Blick. Wichtig: Zeitpuffer einplanen, um für Unvorhersehbares gewappnet zu sein. „Und auch kleine Dinge eintragen, wie einen Geburtstagsanruf beim Kunden“, rät Margit Heuser. So lässt sich abends Zeile für Zeile ausstreichen, was man geschafft hat.

2. Kundentermine vereinbaren

„Gerade die Stammkunden sind häufig sogar dankbar, wenn sie nicht warten müssen und ihr Berater sich Zeit für ein ausführliches Beratungsgespräch nimmt“, weiß die Expertin. Weiterer Vorteil eines Termins: Er zwingt beide Seiten zur Disziplin - und verhindert, dass man die Zeit aus den Augen verliert und sich verquatscht.

3. Mails ausblenden

Studien belegen, dass wir uns im Büro alle zehn bis fünfzehn Minuten durch Mails unterbrechen lassen. Es dauert drei Minuten, um wieder in die Arbeit reinzukommen. Also: „Nicht jede Minute in die Mails gucken und konzentriert bei einer Sache bleiben“. Außerdem: „Newsletter auf einem separaten Account empfangen, um eingehende Informationen vorselektieren zu können.“

4. Im Block arbeiten

Es ist frustrierend, bei der Bearbeitung eines Vorgangs immer wieder unterbrochen zu werden und ständig von vorne anzufangen. Besser: Arbeit blockweise auch im Backoffice einteilen: „Denn dort lassen sich knifflige Arbeiten vom Verkaufsbetrieb ungestört abschließen“, so Margit Heuser.

5. Team-Meetings abhalten

Dabei gilt: Ehrlich kommunizieren, wenn jemandem die Arbeit über den Kopf wächst. Zudem sollten „Wordings“ vereinbart werden, um den Kunden gegenüber einheitliche Aussagen zu treffen, wenn sich etwa ein Teammitglied ins Backoffice zurückzieht.

 
 
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