Tipps für Zoom

In Online-Meetings steigt der Frust

Kommunikationsexperte Siegfried Bütefisch gibt praktische Tipps, wie Online-Meetings besser und erfolgreicher werden können.
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Kommunikationsexperte Siegfried Bütefisch gibt praktische Tipps, wie Online-Meetings besser und erfolgreicher werden können.

In vielen Unternehmen jagt eine Videokonferenz die nächste. Waren Homeoffice-Teams vor einem Jahr fasziniert von der Technik, ist der Hype inzwischen abgeflaut. Was Meetings jetzt besser macht, erläutern zwei Kommunikationsexperten.

Zoom-Fatigue beschreibt aktuell die Erschöpfung von Beschäftigten nach virtuellen Meetings. Betroffene können sich schlechter konzentrieren, es folgen Ungeduld und Genervtsein, so erste Studien. Bereits 60 Prozent der Beschäftigten sind von dieser Online-Müdigkeit betroffen, zeigt eine Umfrage des Instituts für Beschäftigung und Employability vom September und Dezember.


Dabei führt nicht die zunehmende Zahl der virtuellen Termine automatisch zu deutlich mehr Erschöpfung. Entscheidend sei nicht die Quantität, sondern die Qualität. "Die Gestaltung des Meetings kann zur Erhöhung der Belastung führen", erklärt Institutsleiterin Jutta Rump.

Die Ursachen für Zoom-Fatigue reichen von technischen Rahmenbedingungen über die Nicht-Sichtbarkeit von Gestik und Mimik, die Moderation, schlechte Tonqualität bis hin zum fehlenden Smalltalk. Dagegen wird beispielsweise eine Moderation, die humorvoll ist und jeden Einzelnen einbezieht, als wichtiger Faktor zur Entlastung angesehen.

Kein Wunder. "Bei allem Digitalen: Es geht um Menschen – und die denken, handeln und fühlen nun mal analog", betont der Kommunikationsexperte Siegfried Bütefisch. Nur wer Menschen wirklich erreicht, überzeugt und für die Sache gewinnt, habe auch virtuell Erfolg.

Gemeinsam mit der Dozentin Ulrike Möller entwickelte Bütefisch das "Kavia"-Prinzip, das mit fünf Stellschrauben Online-Meetings besser und effektiver machen kann.

Konzept


"Entscheidend für Online-Meetings ist ein klares Konzept", betont Möller, Dozentin an der Pädagogischen Hochschule Karlsruhe. Um Missverständnissen vorzubeugen, sollten Inhalte noch mehr auf den Punkt gebracht werden. Schließlich sei bei virtuellen Treffen der Blick auf Gestik und Mimik eingeschränkt. Auch der Anlass und die Ziele sollten klar definiert sein, ebenso wie der Zeitrahmen, die geeignete Plattform und die Visualisierung der Inhalte.

Wirksame Kommunikation gelinge am besten spannend, begeisternd und mit unterhaltsamer Note. Möller: "Es macht Sinn, ein Drehbuch über den geplanten Ablauf zu schreiben." Natürlich sollte das Konzept auch offen für Improvisationen sein, und wer sich dabei vorstellt, dass er als Gastgeber ein schönes Fest veranstaltet, komme auf neue, ganz andere Ideen.

Aufnahmesituation

 
Egal wie gut Konzept, Inhalte oder Moderation sind, ohne ein gutes Bild und verständlichen Ton wird jedes Meeting anstrengend. "Dabei ist die Qualität des Tons noch wichtiger als das Bild", betont Bütefisch, der deswegen zu einem externen Mikrofon rät.

Die Kamera sollte auf Augenhöhe, das Gesicht optimal von vorn beleuchtet sein. Bütefisch rät den Teilnehmenden, die Laptop-Kamera zu markieren, damit sie beim Sprechen direkt hineinsehen und sich alle angesprochen fühlen.

Visualisierung

 
Nur Zahlen oder Powerpoint-Folien vorzulesen ist keine gute Idee. Wichtiges lässt sich leicht mit Fotos, Symbolen, Grafiken, Videos oder auch nur mit einem einzigen geschriebenen Wort aufpeppen.

Solche Visualisierungen helfen dabei, sich Fakten besser zu merken. Abwechslung bringe auch eine zweite Kamera oder ein Positionswechsel. Bütefisch steht öfter mal auf und schreibt auf ein Flipchart.

Intensive Interaktion

 
In Online-Meetings fehlt oft die Interaktion, die Kommunikation ist verkopft. "Wer nur auf Faktenebene kommuniziert, kann nur sehr schwer Emotionen wecken, Vertrauen schaffen oder eine Beziehung aufbauen", sagt Bütefisch. Man sollte sein Team zur Aktivität ermuntern, könne Umfragen starten oder Fragen im Chat sammeln. Ein erster Schritt für die Interaktion seien Konferenzsymbole wie Melden, Klatschen oder Winken.

Hilfreich seien auch kürzere Einheiten, kleinere Gruppen, Smalltalk-Sessions, Aktivpausen und das Schaffen von Erlebnissen. "Wir müssen den Menschen sehen, ganz wichtig sind Pausen", betont Bütefisch, der nach 45 Minuten immer Bewegungseinheiten einbaut. "Das macht wacher und leistungsfähiger."

Ausdruck

"Wie bei Schauspielern ist die Kamera das Tor zu den Menschen", sagt Möller. Die Gestik sollte an das Blickfeld angepasst werden. Bei der Kleidung seien klare Farben ideal. Ein No-Go sind der Wäscheständer und das ungemachte Bett im Hintergrund. Dagegen sei eines ausdrücklich erlaubt: "Lächeln!"

Weitere Tipps finden Sie hier.

1 Kommentar

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1.
Dietmar Pedersen
Erstellt 8. April 2021 12:05 | Permanent-Link

Die wichtigen Gespräche finden in der Raucherpause, auf dem Klo und abends beim Bier statt.

Ein Zoom-Meeting ist wie grobkörniges Fernsehen auf einem uralten Schwarz-Weiss-Fernseher in der Studentenbude. Das geht, ist aber auf Dauer ermüdend.

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