Von A1 bis Passagierrechte

Geschäftsreise-Recht auf einen Blick

Vor, auf und nach der Geschäftsreise können Probleme auftreten, die nur juristisch zu lösen sind. Zudem setzt geltendes Recht der Reise einen Rahmen. Wir erläutern das Wichtigste.

A1-Bescheinigung wird Pflicht

„Gruezi, darf ich Ihre A1-Bescheinigung bitte einmal sehen?“ Wer diese Frage eines Schweizer Grenzbeamten nicht mit „Ja“ beantworten kann, hat oft heute schon schlechte Karten. Ab 2019 wird es für A1-Abstinenzler noch problematischer: Die EU schreibt vor, dass Reisende selbst auf eintägigen Geschäftsreisen ins Ausland ein solches Dokument mitführen müssen. Auszufüllen ist es vom Arbeitgeber; in der Regel übernimmt das die Personalabteilung. Die A1-Bescheinigung gilt als Nachweis dafür, dass auch während der Zeit der Dienstreise im Heimatland Sozialversicherungsbeiträge abgeführt werden. Wer sie nicht vorzeigen kann – etwa an der Grenze, am Messegelände oder im besuchten Unternehmen –, kann sich unverrichteter Dinge wieder auf den Heimweg machen. Die besuchten Firmen sind verpflichtet, derartige Stichproben zu machen.

Das Dokument ist erforderlich bei grenzüberschreitenden Business-Reisen innerhalb der EU, in die Schweiz, nach Norwegen sowie in einige weitere Staaten. Und: In manchen Ländern zahlt die Unfallversicherung bei einem Arbeits- oder Dienstwegeunfall nur, wenn der Reisende A1 nachweisen kann. Kann er es nicht, reicht zwar oft ein Anruf bei der Krankenkasse. Was aber, wenn diese nicht erreichbar ist?!

Die Bescheinigung lässt sich am einfachsten elektronisch beantragen – ab Juli 2018 soll dies möglich sein. „Wenn die Sozialversicherungsträger in der Lage sind, automatisiert Anträge zu bearbeiten, werden das alle Dienstleister, die sich damit befassen, anbieten können“, sagt Alexander Langhans, Chef von Visumpoint. Seine Worten nach müssen Unternehmen für alle Auslandsreisen den A1-Prozess sicherstellen. Sie müssen die Vordrucke auch bei den zuständigen Trägern beantragen. Informationen zum elektronischen Bescheinigungsverfahren: go.biztravel.de/a1

Scheinselbstständigkeit verhindern

Das Problem kann sich ergeben, wenn ein freier Mitarbeiter oder Einzelunternehmer quasi ständig für nur einen Auftraggeber unterwegs und damit von ihm abhängig ist: Scheinselbstständigkeit. Stellt sich das Wirken nachträglich als eigentlich abhängiges Beschäftigungsverhältnis heraus, droht Arbeitgebern Ungemach. Sie hätten dann nämlich Steuern und Sozialbeiträge abführen müssen. Das Travel Management kann helfen, solche Missverständnisse zu vermeiden. „Reiserichtlinien sollten explizit auf die angestellten Mitarbeiter begrenzt sein“,, rät Tobias Ehlen, Professor an der Hochschule Worms. „Wer mit externen Dritten zusammenarbeitet, sollte mit ihnen besser spezielle Vereinbarungen über die Reisekostenerstattung treffen.“ Die Richtlinien selbst sollten nur auf Angestellte beziehen.

Flug: Anspruch auf Entschädigung

Seit einigen Jahren gelten in der EU die sogenannten Fluggastrechte: Bei Verspätungen ab drei Stunden, Überbuchung und Flugausfall haben Passagiere Anspruch auf Ausgleichszahlung. Wie viel genau die Fluggesellschaft zahlen muss, richtet sich nach der Flugstrecke. Dabei gilt die tatsächliche Länge zwischen Abflugs- und Ankunftsort und nicht die Länge des Flugs. Beträgt sie bis zu 1500 km, werden 250 Euro fällig. Bei bis zu 3500 km sind es 400 Euro, und bei längeren Strecken, die zudem aus der EU herausführen müssen, wird die Airline mit 600 Euro belangt.

Bei Verspätungen von über 2 Stunden bei Kurzstrecken, von über 3 Stunden bei Mittelstrecken und von über 4 Stunden bei langen Routen muss die Fluggesellschaft zudem für Getränke, Mahlzeiten, E-Mails (oder Telefonate) und notfalls für ein Hotel inklusive Transfer sorgen, etwa wenn es erst am nächsten Tag weitergeht. Verspätungen von über 5 Stunden brauchen Passagiere gar nicht zu akzeptieren und können sich den (Teil-)Ticketpreis gebührenfrei erstatten lassen. Ergibt sich diese Verspätung beim Umsteigen, muss die Airline sie kostenlos zum Ausgangspunkt zurückfliegen.

Die Ausgleichszahlungen stehen auch solchen Passagieren zu, die wegen Überbuchung der Maschine zurückbleiben – zusätzlich zur Buchung auf den nächsten freien Flug oder zur Erstattung des Tickets. Bietet die Airline innerhalb von 2, 3 oder 4 Stunden (je nach Streckenlänge) einen Ersatzflug an, gilt Letzteres natürlich nicht. Auch die Höhe der Ausgleichsbeträge reduziert sich dann um 50%.

Streicht die Fluggesellschaft den Flug, gelten die Ausgleichszahlungen entsprechend. Zusätzlich können Passagiere wählen, ob sie den Ticketpreis zurückverlangen oder auf den nächsten freien Flug gebucht werden wollen. Ausnahme: Die Airline teilt den Passagieren bis spätestens 14 Tage vor der geplanten Abreise mit, dass der Flug nicht stattfindet. Ebenfalls entfallen die Ausgleichszahlungen, wenn die Airline ihre Mitteilung zwar erst bis zu 7 Tage vorher macht, jedoch auf einen gleichwertigen Ersatzflug umbucht. Gleichwertig bedeutet: Dieser darf höchstens bis zu 2 Stunden vor dem eigentlich geplanten Abflugtermin starten und höchstens 4 Stunden später am Zielort landen.

Die Fluggastrechte-Verordnung gilt für alle Flüge, die – unabhängig vom Ziel – in der EU starten. Auch umfasst sie solche Flüge, die in die EU führen und von Fluglinien mit Sitz in der EU, in Island, der Schweiz oder Norwegen absolviert werden.

Wichtig: Wenn außergewöhnliche Umstände an der Unregelmäßigkeit schuld sind, entfällt der Ausgleich. Was genau darunter zu verstehen ist, wird in der Regel von Gerichten entschieden. Einige wegweisende Urteile gibt es bereits (siehe unten).

Ausgleich beantragen

Kaum eine Fluggesellschaft leistet die Ausgleichszahlungen unaufgefordert. Meist müssen Passagiere ein Schreiben an die Airline richten und das Geld einfordern. Musterbriefe finden sich im Internet. Weigert sich die Gesellschaft trotzdem, den Betrag zu zahlen, empfiehlt sich die Einschaltung der Schlichtungsstelle Öffentlicher Personenverkehr (SÖP). Ein großer Teil der Airlines ist SÖP-Mitglied, und für den Passagier fallen keine Kosten an. In Österreich ist die Agentur für Passagier- und Fahrgastrechte (APF) zuständig.

Nutzt man hingegen eines der inzwischen zahlreichen privaten Inkasso-Portale, die diese Dienste anbieten, muss man bei Erfolg einen oft hohen Prozentsatz der Entschädigung als Provision an das Unternehmen bezahlen. Besonders teuer kann es werden, wenn das Portal den Kunden sofort entschädigt und erst dann von der Airline das Geld zurückverlangt.

Wem steht das Geld zu?

Anders als dienstliche erworbene Flugmeilen, die grundsätzlich der Firma gehören, stehen die Ausgleichszahlungen dem Reisenden selbst zu. Schließlich sind sie eine Entschädigung dafür, dass er mehrere Stunden auf einen verspäteten Flug warten muss.

Code Sharing

Die Ausgleichszahlung muss im Falle eines Code Sharing die ausführende Fluglinie zahlen – auch wenn tatsächlich eine andere Airline fliegt. Das entschied das Amtsgericht Rüsselsheim (Az.: 3 C 3947/13 (31)). Egal, welche Fluggesellschaft in der Realität startet: Der Antrag auf Entschädigung ist an die Linie zu richten, die bei der Buchung angegeben ist. Beauftragt sie einen Subunternehmer, hat dies nicht der Kunde zu verantworten.

Außergewöhnliche Umstände

Von Ausgleichszahlungen befreit bleibt eine Fluggesellschaft, wenn Vorkommnisse zu der Verspätung führen, die sie selbst nicht beeinflussen kann. Dazu zählen Kriege, Krisen, Wetterrisiken, Probleme der Flugsicherung und Streiks. Bei Letzterem kommt es allerdings auf den konkreten Fall an. Denn mitunter sind Streiks die logische Folge von Entscheidungen des Airline-Managements – dann sind sie nicht außergewöhnlich. TUIfly etwa muss all jene Passagiere entschädigen, die dem wilden Streik im Oktober 2016 zum Opfer fielen. Damals hatte das Management angekündigt, dass es die Airline komplett umstrukturieren will. Daraufhin meldeten sich die Crews krank. Einen solchen Streik sieht der Europäische Gerichtshof als Teil des Arbeitslebens an.

Auch technische Probleme an den Flugzeugen sind keine außergewöhnlichen Umstände, sondern erwartbar: Bei dadurch bedingten Verspätungen muss die Airline zahlen. Bei Vogelschlag, bewusster Sabotage oder unerkannten Konstruktionsfehlern ist sie hingegen befreit. Die Pflicht, Gratisgetränke, Mahlzeiten und Hotelnächte zu bieten, besteht immer, auch bei außergewöhnlichen Umständen.

Fahrgastrechte bei der Bahn

Auch Bahnfahrer haben Anspruch auf Entschädigungen, wenn sie ihr Ziel mit Verspätung erreichen. Ab 1 Stunde hat die Bahn 25% des Ticketpreises zu erstatten, ab 2 Stunden sind es 50%. Maßgeblich ist die Zeit, zu der man am Zielort ankommt. Die DB bietet ihren Gästen statt der Entschädigung in bar mitunter Gutscheine für spätere Fahrten an – diese muss man nicht akzeptieren, kann man aber. Oft sind sie über einen etwas höheren Betrag ausgestellt. Den Antrag auf Entschädigung stellt man direkt am Bahnschalter im Reisezentrum. Ausgezahlt werden allerdings erst Beträge ab 4 Euro. Für Zeitfahrkarteninhaber berechnet die Bahn festgelegte Pauschalen.

Ist der Zug mehr als 1 Stunde zu spät, kann der Fahrgast auch verzichten und den Ticketpreis zurückverlangen. Oder er kann bei eigentlicher Zugbindung die Fahrt später antreten. Hat ein Nahverkehrszug (RB, RE, S-Bahn) mindestens 20 Minuten Verspätung, darf man zudem auf einen teureren Fernzug umsteigen, ohne dass dafür Zusatzkosten verlangt werden dürfen. Notfalls lässt man sich diese im Nachhinein erstatten.

Bei Nachtfahrten (0 bis 5 Uhr) ist bei Verspätungen von mehr als 1 Stunde auch das Taxi erlaubt. Voraussetzung: Günstigere Verkehrsmittel gibt es nicht, und der Preis bleibt unter 80 Euro. Das gilt auch, wenn der letzte Zug des Tages ausfällt und man nicht vor 24 Uhr an seinem Ziel wäre. Wird dadurch eine Hotelnacht (bis 80 Euro) nötig, muss die Bahn diese erstatten. Entschädigungen werden anders als beim Flug übrigens immer fällig, also auch bei außergewöhnlichen Umständen.

Kein Geld bei Storno

Bucht ein Unternehmen oder ein Geschäftsreisender einen preisgünstigen Flugtarif, hat er keinen Anspruch auf Erstattung, wenn er den Flug storniert. Das gilt auch, wenn die Stornierung so rechtzeitig erfolgt, dass sich die Airline noch um einen Neuverkauf kümmern könnte. Das hat der Bundesgerichtshof entschieden. Für den Buchenden bestehe die Option, sich von Anfang an für einen flexiblen, also frei stornierbaren Tarif zu entscheiden. Tut er dies nicht, weil er sparen will, muss er dafür auch die Konsequenzen tragen.

Davon ausgenommen ist die Erstattung der Steuern und Angaben: Diese muss die Airline in jedem Fall zurückzahlen, da sie nur im Falle des Fluges anfallen und die Fluglinie sie an den Staat weiterleitet. Alles andere wäre ungerechtfertigte Bereicherung. Die Höhe der Steuern ist bei der Buchung angegeben.

Warten am Check-in

Den Flug verpasst, weil die Schlange vor dem Check-in zu lang war? Pech gehabt – daran ist der Passagier meistens selbst schuld. Die Fluggesellschaft haftet nur dann, wenn die Fluggäste sich zu der von der Airline (!) angegebenen Zeit vor dem Schalter einfinden. Oft sind das eine oder zwei Stunden vor Abflug. Gibt die Fluglinie keine Zeit vor, müssen es mindestens 45 Minuten sein. Und selbst dann sind Passagiere verpflichtet, klar vernehmbar auf die Misere aufmerksam zu machen, um vorgelassen zu werden. Am besten ist es, eine Telefonnummer der jeweiligen Fluggesellschaft griffbereit zu haben und darauf aufmerksam zu machen, dass die Zeit drängt, obwohl man pünktlich am Check-in eingetroffen ist.

Wann Reisezeit als Arbeitszeit gilt

Grundsätzlich ist Fahrtzeit keine Arbeitszeit. Fällt die Fahrt also in die Freizeit, können Beschäftigte dafür keinen Ausgleich beantragen. Fällt sie in die Arbeitszeit, haben sie Glück – dann gilt sie auch dann als Arbeit, wenn die Mitarbeiter im Flugzeug Gin trinken. Arbeitszeit liegt ebenfalls vor, wenn die Reise zwar während der freien Zeit stattfindet, der Geschäftsreisende aber selbst einen PKW steuern muss, um seine im Arbeitsvertrag festgelegten Pflichten zu erfüllen. Das gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber für eine Bahnfahrt dort zu erledigende Arbeiten anordnet.

Die Dienstreise selbst – also die Erfüllung der Arbeit am Zielort – gilt selbstverständlich als Arbeitszeit, allerdings in der Regel bewertet mit normaler Vergütung eines Acht- bis Zehn-Stunden-Tages und ohne Extraleistungen. Auch Wartezeiten am Zielort vor und nach Erbringung der Arbeit wertet das Bundesarbeitsgericht nicht als Arbeitszeit.

Pflicht zur Geschäftsreise?

Arbeitgeber dürfen ihre Angestellten auch dann auf Dienstreise ins Ausland schicken, wenn dies nicht ausdrücklich im Arbeitsvertrag steht. Entscheidend ist vielmehr, ob gelegentliches Unterwegssein zu den Leistungen des Arbeitnehmers erwartbar dazugehört. Zuletzt hatte ein Ingenieur vor dem Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg dagegen geklagt, zu einer Chinareise verpflichtet zu werden. Er hatte mit schlechten Erfahrungen auf vorhergehenden Reisen argumentiert: Sein Arbeitgeber hatte ihn in Billighotels einquartiert und schikaniert. Tatsächlich muss der Arbeitnehmer Letzteres nicht akzeptieren und kann dagegen vorgehen. Dienstreisen grundsätzlich ablehnen darf er jedoch nicht.

Was tun bei Gepäckverlust?

Dem Luftfahrtdaten-Unternehmen Sita zufolge kamen im weltweiten Durchschnitt im vorigen Jahr 99,4% der Koffer pünktlich am Airport an. In Europa gehen allerdings mehr Gepäckstücke verloren als anderswo – Grund sind die zeitlich oft knappen Umsteigeverbindungen. Immerhin finden die meisten Koffer finden innerhalb von zwei Tagen zu ihren Besitzern zurück. Die Fluggesellschaften bringen sie dann meist ins Hotel oder nach Hause.

Voraussetzung ist natürlich, dass die Koffer als vermisst gemeldet sind. Wichtig ist daher, sofort am Flughafen zum Schalter der Gepäckermittlung zu gehen und dort eine formelle Verlustmeldung (PIR-Formular) auszufüllen. Vorlegen muss man zudem den Aufkleber, den man beim Gepäck-Check-in erhalten hat.

Das Problem: Auch wenn der Koffer 24 oder 48 Stunden später eintrifft, müssen die Reisenden diese Zeit ohne den möglicherweise benötigten Anzug oder den Kulturbeutel bewältigen. Wer eine wichtige Besprechung hat, braucht also trotzdem Ersatz. Diesen leisten die Fluggesellschaften – mit der Obergrenze von umgerechnet ungefähr 1300 Euro. Allerdings kommt diese nur zum Tragen, wenn der Reisende sich beim Kauf der Ersatzkleidung an die Grundsätze der mittleren Qualität und mittleren Preisklasse hält. Zudem darf nur das Nötigste gekauft werden. Ist der neue Anzug hochwertig, wird er nicht erstattet – auch wenn die Kosten dafür deutlich unter 1300 Euro liegen. Dasselbe gilt übrigens auch bei Beschädigung des Gepäcks.

Wichtig: Das PIR-Formular sowie die Quittungen müssen spätestens 3 Wochen nach Rückerhalt des Koffers bei der Airline eingereicht werden. Im Falle von beschädigtem Gepäck beträgt die Frist 1 Woche. Als endgültig verschollen gilt Gepäck nach 100 Tagen. Da in jedem Fall die Fluglinie haftet, sind Reisegepäckversicherungen meist überflüssig – es sei denn, die Koffer gehen an anderer Stelle verloren oder ihr Inhalt übersteigt die 1300-Euro-Grenze. Unter die Entschädigungspflicht fallen mindestens alle EU-Airlines sowie Zielländer in der EU, in den USA und in Japan.

Reisekosten: Was muss der Arbeitgeber erstatten?

Grundsätzlich müssen Unternehmen ihren Beschäftigten all jene Aufwendungen oder Mehraufwendungen erstatten, die durch die vom Arbeitgeber angeordnete Auswärtstätigkeit entsteht. Die vom Staat definierten steuerrechtlichen Spesensätze von (im Inland) 12 und 24 Euro „sind zwar arbeitsrechtlich nicht bindend“, sagt Uwe Albert, Chef der Hamburger Albertakademie: „Sie geben aber einen Ansatzpunkt dafür, welche Mehraufwendungen für Verpflegung durch die Auswärtstätigkeit üblicherweise entstehen.“ In der Praxis sind die gängigen Pauschalen jedoch entweder im Tarifvertrag, in einer Betriebsvereinbarung, im Einzelvertrag oder in der Reiserichtlinie festgelegt. Albert: „Zahlt der Arbeitgeber ausnahmsweise keinen Pauschbetrag für Verpflegung, kann der Arbeitnehmer diesen in einer Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.“ Kann der Reisende keine Hotelrechnung vorweisen, können Arbeitgeber hier ebenfalls eine Pauschale (Inland: 20 Euro) steuerfrei zahlen. Einen Anspruch darauf gibt es aber nicht. Ebenso lassen sich Übernachtungspauschalen nicht in der Steuerklärung geltend machen.

MICE: Getrennt abrechnen

Von der Einzel-Hotelübernachtung kennt man es bereits: Auf der Abrechnung müssen Übernachtung und Frühstück getrennt ausgewiesen sein – wegen der unterschiedlichen Steuersätze von 7% und 19%. Ähnliches gilt nun für die Tagungspauschalen im MICE-Bereich. Für Vergleichszwecke sollte man sich vom Hotel zwar weiterhin eine Gesamtpauschale geben lassen, die Abrechnung bestimmter Leistungen wie der Raummiete muss künftig jedoch getrennt erfolgen. Grund ist die unterschiedliche steuerrechtliche Behandlung, also die Verbuchung der einzelnen Positionen, was wiederum aus der sogenannten Gewerbesteuerhinzurechnung laut Gewerbesteuergesetz folgt. Da dieser Tatbestand bei Betriebsprüfungen in Zukunft verstärkt in den Fokus gerät, sollte man die Regelung unbedingt befolgen. Bereits jetzt mussten Unternehmen vereinzelt hohe Beträge nachzahlen. Manche Finanzämter akzeptieren auch eine pauschale Aufteilung der Leistungen.

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