Virtuelles Bezahlen

Abschied von der Plastikkarte

Plastik ade: Virtuelle Kreditkarten werden auf dem Handy angezeigt.
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Plastik ade: Virtuelle Kreditkarten werden auf dem Handy angezeigt.

Klassische Kreditkarten aus Plastik werden zunehmend durch digitale Bezahllösungen ersetzt. Sie sollen für mehr Transparenz und Sicherheit sorgen.

Corporate Cards waren gestern – zumindest bei Parexel. Der Medizin-Dienstleister, eines der größten Auftragsforschungsinstitute der Branche weltweit, setzt bei der Bezahlung speziell von Hotelrechnungen hierzulande nicht mehr auf die klassische Firmenkreditkarte aus Plastik. An deren Stelle treten seit rund einem Jahr sogenannte virtuelle Kreditkarten.

Diese digitale Bezahllösung ist zwar nicht unbedingt neu, Firmenkreditkartenanbieter wie Airplus oder American Express bieten schon seit mehreren Jahren entsprechende Kartenprodukte an. Doch erst jetzt beginnt sich diese Variante im Rahmen der allgemeinen Digitalisierung in der Geschäftsreisewelt allmählich durchzusetzen.

So auch bei Parexel. Das Unternehmen nutzt in Deutschland, aber auch in Großbritannien, Belgien und den Niederlanden virtuelle Kreditkarten vor allem, um Hotelrechnungen zu bezahlen. Auch im Bereich kleinerer Veranstaltungen mit bis zu 50 Personen kommt diese Zahloption zum Einsatz.

Erhöhte Zahlungskontrolle

Dabei unterscheidet sich die virtuelle nicht groß von der herkömmlichen Kreditkarte: Im Falle einer Buchung wird – zum Beispiel durch das jeweilige Geschäftsreisebüro oder das Travel Management – dank einer speziellen Software für die einzelne Transaktion eine spezifische Kreditkartennummer erzeugt. Dies geschieht entweder online manuell oder vollautomatisch über eine integrierte Schnittstelle in den jeweiligen Buchungssystemen. Diese Nummer wird an den Leistungsträger zur Bezahlung übermittelt. Beim Check-out im Hotel wird diese Nummer dann vom Personal in das Kreditkartenterminal eingegeben.

Zur Sicherheit kann der Reisende entweder einen Ausdruck der erzeugten Kartennummer im Gepäck haben, oder aber er zeigt via entsprechender App eine Kartenabbildung samt dazugehöriger Transaktionsnummer auf seinem Handy-Display vor. Eine Variante, die bei Parexel genutzt wird.

Anstoß für den Umstieg auf die virtuelle Kreditkarte gab bei dem Dienstleister die verordnete Kappung des sogenannten Interbanken-Entgelts für Kreditkarten, die über Privatkonten abgerechnet werden, durch die Europäische Union Ende 2015. Die von der Neuregelung betroffenen Anbieter wie Airplus reagierten auf die damit verbundenen Einnahme-Ausfälle zum einen mit höheren Gebühren für Corporate Cards. Außerdem wurden neue Karten-Typen mit Firmenhaftung eingeführt.

Zentrale Abrechnung im Fokus

Beides kam für Parexel nicht in Frage. Weder sei man bereit gewesen, höhere Kartengebühren zu zahlen, noch sich auf eine Firmenhaftung bei Kreditkartenzahlungen durch die Mitarbeiter einzulassen, so Benjamin Park, Director Procurement & Travel.

Andere Lösungen mussten her. So entschied sich das in mehr als 50 Ländern aktive Unternehmen für die Einführung virtueller Kreditkarten speziell im Bereich der Hotelbuchungen. Bei anderen Leistungen wie Flug, Mietwagen oder Transfer setzt Parexel auf die zentrale Abrechnung über eine Reisestellenkarte. „Überall, wo wir nur mit einem direkt Anbieter zusammenarbeiten, nutzen wir die Company Card“, erläutert Park.

Im kleinteiligen Hotelmarkt sei dies aber aufgrund fehlender Akzeptanz häufig nicht möglich. Daher der Rückgriff auf die virtuelle Kreditkarte, die eben genau wie eine herkömmliche Corporate Card eingesetzt werden kann.

Der einzige Vorteil der virtuellen Bezahlvariante ist das aber nicht. „Diese digitale Zahlungslösung ist eine sichere und attraktive Option für Unternehmen, die ihre Zahlungen zentral organisieren möchten und Zahlungsineffizienzen, Haftungsrisiken und den möglichen Missbrauch der Firmenkreditkarten vermeiden wollen“, ergänzt Clive Cornelius, bei Geschäftsreiseanbieter CWT für globale Kartenprodukte zuständig. So können Plastikkarten auf Reisen verloren gehen, gestohlen oder kopiert werden.

Virtuelle Karten ermöglichen es den Unternehmen dagegen, Nutzungskriterien wie ein Ausgabenlimit, den Kreditrahmen oder auch den Gültigkeitszeitraum genau zu bestimmen. Das erschwert nicht nur mögliche Betrugsfälle, sondern vereinfacht laut Cornelius zudem die Einhaltung der Reiserichtlinien.

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Reisende oft noch skeptisch

Auch Mitarbeiter profitieren: zum einen, weil die Rechnungen nicht wie bei einer klassischen Corporate Card über die jeweiligen Privatkonten erfolgen, sondern direkt über das Unternehmen laufen. „Es ist ein Mehrwert für die Mitarbeiter, wenn wir die Zahlungen zentral übernehmen“, ist dann auch Travel Manager Park überzeugt,

Zum anderen, weil auch Mitarbeiter, die bisher zum Beispiel aufgrund unzureichender Deckung ihrer Privatkonten keine Firmenkreditkarte erhalten haben, nun ebenfalls Geschäftsreisen mit einer virtuellen Kreditkarte bezahlen können.

Angesichts der Vorteile gegenüber herkömmlichen Corporate Cards überrascht es nicht, dass Unternehmen ihre Zurückhaltung gegenüber dem virtuellen Bezahlen allmählich ablegen. Folgt man der aktuellen Travel Management Study von Airplus, dann ist die Akzeptanz zuletzt kräftig in die Höhe geschnellt.

Nutzten 2015 weniger als ein Prozent der befragten knapp 1000 internationalen Unternehmen virtuelle Kreditkarten, waren es im vergangenen Jahr schon elf Prozent. 2017 setzt sich diese Entwicklung fort: So meldet Airplus für ihr virtuelles Kartenprodukt Aida für die erste Jahreshälfte gegenüber dem Vorjahr ein globales Wachstum von 31 Prozent.

Dabei zeigen sich insbesondere deutsche Unternehmen aufgeschlossen gegenüber der digitalen Bezahllösung. 2016 hatten hierzulande immerhin schon 29 Prozent der Firmen virtuelle Kreditkarten im Einsatz – das ist der Spitzenwert unter den 24 untersuchten Ländern.

Mehr Überzeugungsarbeit als bei den Firmenkunden müssen Dienstleister wie Airplus, aber auch Travel Manager in den Unternehmen, derzeit noch bei den Reisenden selbst leisten. Hier zählen bislang lediglich neun Prozent virtuelle Kreditkarten zu ihrer bevorzugten Zahlungsoption.

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