Travelmanagement

Geschäftsreisen planen

Die Nutzung von Online-Buchungssysteme ist oftmals hilfreich, machen aber nicht in jedem Fall Sinn.
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Die Nutzung von Online-Buchungssysteme ist oftmals hilfreich, machen aber nicht in jedem Fall Sinn.

Ein Online-Buchungssystem kann Kosten sparen und Prozesse vereinfachen. Doch manchmal ist offline die bessere Variante. Alles über das Für und Wider von OBE.

Vor allem: Wer eine Reise bucht, muss dies online tun – denn nur so lässt sich die nötige Rechnungsnummer erzeugen. Ob der Trip dann auch online gebucht wird oder nicht doch ans Reisebüro geht, entscheidet sich erst danach. Das Ergebnis: Jede Reise, die Internet-fähig ist, wird auch übers Internet abgewickelt.

AVL steht nicht allein mit seiner Online-Lösung. Immerhin 66 Prozent der europäischen Unternehmen geben inzwischen an, auf Reiseleistungen im Web zurückzugreifen – 2008 waren es noch 57 Prozent. Insbesondere die Krise 2009 und ihr Druck, auch bei Dienstreisen sparen zu müssen, haben für den Aufschwung gesorgt. „Der Business-Travel-Markt hat sich in den vergangenen Jahren extrem gewandelt“, sagt René Zymni, Vertriebschef von BCD: „Online-Buchungsportale sind aus dem Geschäftsreisemarkt nicht mehr wegzudenken.“

Angebote der Reisebüros prüfen

Denn OBE, wie die Systeme im Fachjargon heißen, bieten Kosten- und Prozessvorteile – dann, wenn die Voraussetzungen stimmen. Wer über eine OBE seine Reiseausgaben senken und Transparenz über das Reiseverhalten seiner Kollegen gewinnen will, muss zum einen eine online-fähige Reisestruktur aufweisen und zum anderen bei der OBE-Einführung sehr gezielt vorgehen. Für Mittelständler rentiert es sich kaum, eine eigene Online-Buchungsmaschine anzuschaffen. Die Investitionen betragen mehrere Tausend Euro, und der technische Aufwand ist groß. Weitaus effizienter ist es, die Angebote der Reisebüros zu prüfen. Diese arbeiten mit den OBE-Anbietern zusammen, sorgen für Wartung und Updates der Systeme, haben diese mitunter modifiziert und umbenannt und „vermieten“ sie an ihre Kunden weiter. Diese bezahlen meist in Form von einer Transaction Fee (TAF): eine Service-Gebühr pro Buchung, die aber niedriger ist als bei der Buchung per Telefon, Fax oder E-Mail.

Mit dem normalen Internet, das Firmen wegen mangelnder Transparenz meiden sollten, hat eine OBE wenig zu tun. Sie greift auf die Reservierungssysteme der Reisebüros zurück, ergänzt durch Hotelportale und Direktverbindungen zu Billigfliegern und Mietwagenfirmen. Bei einer Suchanfrage stellt sie die Angebote in Form eines Rankings dar – sortiert nach Kriterien wie beispielsweise Preis, Dauer, Airline oder Firmenpartner.

Anbieter von Online-Lösungen (Auswahl)

I-FAO: mit dem System Cytric der größte OBE-Anbieter in Deutschland. Kooperiert mit vielen Reisebüroketten. www.cytric.de

E-Travel Management: die Online-Buchungslösung des Reservierungssysteme-Betreibers Amadeus. www.amadeus.com

Atlatos Profi Traveller: Travel-Management-System (OBE und Reisekosten) auch für Mittelständler. www.atlatos.com Concur: in den USA verbreitetes TMS (OBE und Reisekostensystem), das auch in Europa Fuß fasst. www.concur.comOBT: OBE der Deutschen Bahn, über die sich aber alle Reiseleistungen buchen lassen. Für Mittelständler. www.obt.deOnesto: OBE, die Firmenkunden mit Reisebüros und Leistungsträgern verbindet. Mit Kostenerfassung. www.onesto.de KDS: Anbieter von OBE und Reisekostensystemen. Ab 2013 Software, die von Tür zu Tür buchen soll. www.kds.comNyctea: selbst entwickelte OBE des Geschäftsreise-Anbieters Sunferry. Kombiniert online mit offline. www.sunferry.comGetthere: die Online-Buchungslösung des Reservierungssystem-Betreibers Sabre. www.getthere.com

Phoenix Client: von FCM Travel Solutions entwickelte Online-Buchungsmaschine. www.de.fcm.travel

Dass der Trend zur Online-Buchung geht, das spüren die OBE-Anbieter deutlich. Matthias Linden etwa, der seit 2011 an der Spitze von Concur in Deutschland, Österreich, der Schweiz, Italien und Osteuropa steht, hat die Anzahl seiner Mitarbeiter von 7 auf 40 erhöht. Denn die Geschäfte laufen rund, man werde von Ausschreibungen geradezu „überschwemmt“, sagt Linden.

Dabei ist der Wettbewerb der OBE groß. Diverse Anbieter konkurrieren um Kunden und Marktanteile. Zu den führenden Firmen hierzulande zählt I-FAO, deren System Cytric weltweit bei 2600 Unternehmen im Einsatz ist. Auf doppelt so viele Firmenkunden kommt Amadeus mit E-Travel. Zu den weiteren Anbietern zählen Atlatos, Getthere, KDS, OBT, Onesto, PASS, SAP und Sunferry sowie FCM Travel mit dem eigenen Phoenix Client.

Zug und Flug vergleichen

Herzstück ist immer die OBE, über die Geschäftsreisende ihre Flüge, Hotels, Mietwagen und Bahnfahrten buchen. Die Berücksichtigung von Reiserichtlinien gehört dabei heute ebenso zum Standard wie die Möglichkeit, Firmenraten einzuspeisen, Profile der Reisenden anzulegen, Reisebüros anzubinden sowie mehr oder weniger umfangreiche Reports abzurufen. Komplexe Travel-Management-Systeme hingegen, wie sie AVL hat, sind noch selten und technisch für die Firmen meist eine enorme Herausforderung. Im Gegensatz zu einer reinen OBE decken sie den gesamten Reiseprozess vom Antrag bis zur Abrechnung elektronisch und lückenlos ab.

Die Anbieter sind kontinuierlich dabei, die Inhalte ihrer Systeme zu erweitern. So bietet Amadeus den E-Travel-Nutzern nun eine leicht zu modifizierende Suche sowie die Möglichkeit, Flug- und Bahnbuchungen in einer Oberfläche miteinander zu vergleichen. Auf diese Weise können Reisende das für sie optimale Ticket ermitteln. Die Reiserichtlinien werden natürlich berücksichtigt. „Sie können das bis zur Abteilungsebene herunterbrechen“, so Amadeus-Manager Arno Hasan.

Onesto wiederum hat neue Schnittstellen zum Hotelprovider Corporate Rates Club sowie zum GDS Galileo – bei anderen Tools allerdings längst Standard – eingerichtet. Neu ist auch das Modul Door 2 Door: Hier können die Nutzer Reisemittel nach Kriterien wie Reisedauer, Preis und CO2-Ausstoß vergleichen.

Wobei Unternehmen sich genau anschauen sollten, welche Features sie wirklich benötigen. Wie bei jeder Investition gilt auch hier: Nicht alles, was machbar ist, ist auch sinnvoll. „Ein Unternehmen, das bisher ohne aufwendige schriftliche Vorabreisegenehmigungen ausgekommen ist, braucht auch keinen komplexen elektronischen Genehmigungs-Workflow, nur weil er durch so ein System möglich wäre“, sagt Mathias Warns, Deutschland-Chef von HRG. Hinzu kommt, dass eine solche zusätzliche Funktion die Akzeptanz einer TMS-Lösung erheblich einschränken würde.

Doch die Akzeptanz durch die Reisenden ist für den Erfolg des Systems entscheidend. Dabei raten Geschäftsreiseanbieter zum Einsatz einer OBE bei simplen Reisemustern mit vielen Punkt-zu-Punkt-Strecken, also einfachen Hin- und Rückflügen. „Dann ergibt diese Technik schon bei einem geringen Volumen Sinn“, sagt Anton Lill, Deutschland-Chef von American Express.

Diese Vorteile bringt die Online-Buchung von Geschäftsreisen

Marcus Scholz, Travel Manager beim schwäbischen Anlagen- und Maschinenbauer Dürr, hat die Online-Buchung vor einigen Jahren in seinem Unternehmen eingeführt. Als wesentliche Vorteile nennt er:

Kostengünstigere Buchung, da zum einen Service-Gebühren direkt eingespart werden und es sich zum anderen besser auf ausgewählte Partner steuern lässt.

Reiserichtlinien lassen sich elektronisch hinterlegen, was für ihre bessere Durchsetzung sorgt: Software ist unbestechlich.

Die Genehmigung einer Reise geschieht nicht mehr „zwischen Tür und Angel“ oder mit einer Menge Schriftkram verbunden, sondern klar und strukturiert per elektronischer Anfrage bei den Entscheidungsträgern.

Die Sekretariate werden durch Online-Buchung entlastet: Das zeitraubende Hin-und-Her mit dem Reisebüro entfällt.

Reiseangebote aus verschiedensten Quellen vergleicht das System automatisch.

Buchungen sind an sieben Tagen in der Woche und 24 Stunden täglich möglich.

Nachteile: Eine OBE, die sich nicht in den gewohnten Geschäftsreiseprozess integrieren lässt, bringt wenig. Bestimmte Faktoren – Wartelisten bei Flügen, komplexe Flüge – sind nicht online-fähig. Der Schulungs- und Monitoring-Aufwand bei Online-Buchungen ist nicht zu unterschätzen.

Reiserichtlinien lassen sich besser einhalten

Allerdings sollte man alles tun, damit die Reisenden das System tatsächlich nutzen – um die Kostenvorteile einer OBE auszuschöpfen. Eine Studie von American Express ergab, dass mehr als die Hälfte der online-fähigen Buchungen noch immer per Telefon, Fax oder E-Mail getätigt werden – was das Unternehmen nicht nur durch eine höhere Service-Gebühr, sondern vor allem durch höhere Ticketpreise bezahlt. „Der entscheidende Vorteil einer OBE ist, dass Travel Manager besser steuern können“, erläutert Esther Stehning, Geschäftsführerin des Anbieters Atlatos: „Reiserichtlinien lassen sich strikter einhalten, da sie im System hinterlegt sind. Außerdem zeigt die OBE nur gewünschte Leistungsträger und festgelegte Reiseklassen an.“ Und schließlich lässt sich durch eine einfache Buchung auch teure Arbeitszeit sparen: Man benötigt nur wenige Klicks bis zum Ticketkauf.

Berater gehen davon aus, dass Unternehmen durch OBE zehn bis 15 Prozent ihrer Reisekosten sparen können. Um die OBE bei den Kollegen durchzusetzen, ist allerdings ein durchdachtes Change Management nötig. Denn für Mitarbeiter bedeutet die Online-Buchung ein Umdenken, eine Änderung der gewohnten Arbeitsabläufe – auch dann, wenn sie ihre Privatreisen längst im Internet buchen. Für ein erfolgreiches Change Management empfiehlt American Express:

  • Formulieren Sie klare, strategische Ziele und stellen Sie eine Verbindung zur Firmenphilosophie her. Meist lassen sich nur so Führungskräfte von einer OBE überzeugen. Ohne deren Mandat, das Sie sich schriftlich holen sollten, stehen Sie auf verlorenem Posten.
  • Eine OBE-Einführung ist ein Projekt. Das heißt, Sie sollten einen Projektplan aufstellen, der die genauen Tätigkeiten, Zeitfenster und Verantwortlichkeiten enthält. Abteilungen wie Personal, IT und Buchhaltung müssen ebenso im Projektteam vertreten sein wie Betriebsrat, Datenschutz und Travel Arranger oder Vielbuchende als Multiplikatoren. Partner ist auch das Reisebüro.
  • Formulieren Sie auch einen Kommunikations- oder Aktionsplan, der besagt, wie und wann sie bei Mitarbeitern, Travel Arrangern und Führungsebene werben. Dazu gehören regelmäßige Texte und Aktionen im Intranet und in der Mitarbeiterzeitung, allgemeine E-Mails und persönliche Memos, Rundschreiben, Aushänge und Informationen auf Mitarbeiterversammlungen. Stellen Sie von Anfang an die Vorteile einer OBE für Mitarbeiter und Unternehmen heraus!
  • Schulungen der betroffenen Mitarbeiter sind ein Muss – am besten persönlich, ergänzend durchs Web. Die Kollegen sollten zudem einen Ansprechpartner für Hilfe und Fragen haben sowie eine Möglichkeit, Kritik zu äußern. Auf diese rasch antworten!
  • Messen Sie zwischendurch immer wieder die Fortschritte, erreichte Ziele und Hindernisse. Zeigen Sie diese den Führungskräften auf und machen Sie Lösungsvorschläge.

Online-Buchen muss Pflicht sein!

Die Online-Nutzung solle zudem per Reiserichtlinie verpflichtend sein (Mandate Strategy). Besorgen die Mitarbeiter ihre Reisen selbst, muss dies besonders klar formuliert und überwacht werden. Bei zentraler Buchung etwa über Sekretariate hingegen stellt sich eine hohe Quote rascher ein: Die Zahl der Ansprechpartner ist geringer und homogener, und alle haben eine Schulung durchlaufen. Auch das Reisebüro muss wissen, dass es die Buchung für bestimmte Flüge nicht mehr annehmen darf.

Wer das Online-Buchen zur Pflicht macht, muss in den Richtlinien definieren, für welche Leistungen dies gilt: einfache Hin- und Rückreisetickets, Inlands- oder Europaflüge mit höchstens einmaligem Umsteigen pro Strecke, Bahn, Hotel und Mietwagen. Komplexe Reiserouten etwa nach Asien oder Südamerika sowie Gabelflüge sollten in der Hand des Reisebüros bleiben: Erfahrungsgemäß finden sie bessere Preise als der PC.

Dabei sollte, wer die Flüge übers Reisebüro bucht, zumindest seine Hotelbuchungen online abwickeln. Dazu ist aber keine OBE nötig; es reicht ein Firmenzugang zu einem Hotelportal wie ehotel, hotel.de oder HRS. Diese Plattformen sind für den Nutzer nicht nur kostenfrei, sondern bieten – so Fritz Zerweck, Chef von ehotel – „210.000 Hotels weltweit, Bestpreis-Garantie, detailliertes Online-Reporting und eine zentrale Abrechnung über Airplus und American Express. Reiserichtlinien und alle Firmenraten lassen sich einbinden. Darüber hinaus ist ehotel über „Radius Travel“ mit einer der weltweit größten Hoteleinkaufsgemeinschaften vernetzt.

Für die Einführung einer umfassenden OBE kommt es vor allem darauf an, ob die Reisestruktur eines Unternehmens online-fähig ist, ob es also sehr viele einfache Hin- und Rückflüge gibt. Die Größe einer Firma hingegen ist nicht so entscheidend. Atlatos-Chefin Esther Stehning empfiehlt das eigene TMS Profi Traveller für Firmen ab einem Reisevolumen von 75.000 Euro im Jahr. Eine Summe, auf die selbst kleinere Mittelständler mit internationalem Geschäft schnell kommen.

Dass eine OBE je nach Firma sehr unterschiedliche Auswirkungen hat, diese Erfahrung hat Rüdiger Bruss gemacht, Travel und Fleet Manager des Reifenherstellers Continental. Seine Bilanz lautet: „Flugbuchungen im Online-Tool sind teurer als übers Reisebüro.“ Gründe sind der Zeitaufwand, höhere Fullflex-Preise und enorme Stornokosten. Eine OBE ist alles andere als ein Wundermittel, und ein Patentrezept ist sie schon gar nicht. Je nach Reisestruktur kann sie durchaus effizient sein. Kann – muss aber nicht.

Wichtige Online-Fachbegriffe aus dem Travelmanagement

OBE: Abkürzung für Online Booking Engine, deutsch: Online-Buchungsmaschine. Auch IBE (Internet Booking Engine), SBT (Self Booking Tool) oder OBT (Online Booking Tool) genannt. Über diese eigens hergestellte Software lassen sich Reiseleistungen wie Flug, Hotel, Bahn und Mietwagen buchen.

TMS: Travel Management System. Verbindung zwischen Reisegenehmigungs-Software, OBE, Reisekostenabrechnung und SAP durch elektronische Schnittstellen, so dass es keine Lücken zwischen den einzelnen Modulen mehr gibt.

Online-Quote: Prozentzahl der OBE-fähigen Reisen, die tatsächlich über die OBE gebucht werden. Ziel muss es sein, diese Quote auf über 90 Prozent zu steigern.

TAF: Transaction Fee. Gebühr, die der Firmenkunde pro Buchung ans Reisebüro bezahlt. Bei OBE-Buchungen deutlich niedriger als bei Telefon, Fax oder E-Mail.

Schnittstelle: Elektronische „Brücken“, mit denen unterschiedliche Software miteinander verbunden ist. Schnittstellen sind zum Beispiel die Links zu den Anbietern, aber auch zwischen Systemen wie OBE und Reisekostenabrechnung.

Travel Arranger: Person „oberhalb“ des Reisenden, aber „unterhalb“ des Travel Managers, die Buchungen – online und offline – vornehmen darf. Können Sekretariate oder Assistenzen sein. Sie hat für den Zugriff auf die Online-Buchungsmaschine größere Rechte als etwa der Reisende selbst.

Single Sign-On: bezeichnet einen Mechanismus, bei dem sich der Nutzer nur ein einziges Mal beispielsweise bei einer OBE anmeldet, dann aber bei allen Diensten eingeloggt ist, die eigentlich eigene Logins verlangen.

Punkt-zu-Punkt-Flüge: Einfache Hin- und Rückflüge zwischen zwei (europäischen) Städten. Komplexere Verbindungen wie Umsteigestrecken oder gar Gabelflüge (etwa Frankfurt–Peking–Paris–Frankfurt) sind meist effizienter über das Geschäftsreisebüro zu buchen.

Praxisbeispiel: Warum für Hella offline besser ist als online

Für Uwe Hoffmann, Leiter Travel & Fleet Management des Autozulieferers Hella, steht fest: „Für unsere Bedürfnisse ist das Reisebüro einfach die bessere Lösung als eine OBE.“ Gründe sind die Reisestruktur (viele Umbuchungen) und die Lage des im westfälischen Lippstadt ansässigen Unternehmens: „Wir haben hier so viele potenzielle Abflugmöglichkeiten – von den Airports Paderborn/Lippstadt, Münster/Osnabrück und Dortmund bis hin zum Flughafen Hannover“, nennt er ein Beispiel. „Und was im Einzelfall effizienter ist, das kann mir kein Computer sagen.“ Dazu sind Menschen nötig.

Allerdings arbeitet Hella mit einer Offline-Buchungsplattform, über die Mitarbeiter jede Geschäftsreise anmelden müssen: „Das ist bindend“, erklärt Hoffmann. Das System bildet aber nicht nur den Genehmigungsprozess ab, sondern es dient auch als wichtige Schnittstelle zum Security-Management. Dieses kann – im Falle eines Falles – Reisende sofort lokalisieren. Die Zielgebiete sind bei Hella in mehrere Cluster aufgeteilt, je nach ihrem potenziellen Risiko: von „niedrig“ über „signifikant“, mittel“ und „hoch“ bis „extrem“. Je nach Kategorie wird der Reisende bei seiner Buchung automatisch mit Sicherheitshinweisen für das jeweilige Land versorgt. Ist das Risiko hoch, muss zusätzlich das Security-Management seine Einwilligung geben.

„Grundsätzlich ist, was Buchungen betrifft, das Reisebüro für uns Best Practice, denn wir sind auf Beratung angewiesen“, sagt Uwe Hoffmann. „Wichtiger als die Einführung einer OBE ist das Thema Sicherheit – und das decken wir mit unserer Offline-Plattform bestens ab.“

Als Automobilzulieferer ist Hella auf Licht, Elektronik und Handel spezialisiert. Mit einem Umsatz von 4,4 Mrd. Euro gehört das Unternehmen zu den Top-50 der weltweiten Automobilzulieferer sowie zu den 100 größten deutschen Industrieunternehmen. 23 Prozent des Umsatzes werden inzwischen in China/Asien sowie 18 Prozent in Südamerika erzeugt. Insgesamt beschäftigt Hella 25.000 Menschen, von denen mehr als zehn Prozent als Vielreisende gelten. Uwe Hoffmann arbeitet seit 1997 als Travel Manager bei Hella.

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