Travelmanagement

Geschäftsreisen per Kennzahl

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Effizientes Travelmanagement braucht Kennziffern. Sie messen Preise, Richtlinientreue und Service-Qualität. Welche Zahlen wichtig sind und wo Sie Datenquellen finden.

Business Travel mit objektiven Angaben

Hinzu kommt: „Nur mit Kennzahlen können Einkäufer den Erfolg ihrer Leistungen darstellen“, ergänzt Komisaruk. Auch von Geschäftsreiseentscheidern verlangt das Topmanagement zunehmend objektive Angaben. Es will wissen, „ob und wie etwa die Reiserichtlinie erfüllt wird und ob Verträge mit Leistungsträgern eingehalten werden, um auch unterjährig steuern zu können“.

Dabei steckt Controlling im Travel Management „noch immer in den Kinderschuhen“, sagt Liane Feisel, Inhaberin der Beratungsfirma Feisel Consulting: „Es wird zwar punktuell praktiziert, aber oft mangelt es an ganzheitlichen Konzepten.“ Und, besonders in der Krise, auch am entsprechenden Budget. Obwohl gerade Controlling und Kennzahlen helfen, in der Planung effizient zu sparen. Feisel: „Ohne Transparenz würden viele Unternehmen weiter die teureren Firmenraten nutzen, statt von der derzeit günstigen Marktlage zu profitieren.“

Firmenkreditkarten als Datenquelle

Bliebe ein Problem: Kennzahlen basieren auf Daten. Es zählt zu den ehrgeizigsten Aufgaben eines Geschäftsreiseplaners, an diese zu gelangen. „Ich bin knallhart von Abteilung zu Abteilung gerannt, mit dem Stift in der Hand“, berichtet eine Teilnehmerin der von BizTravel und VDR veranstalteten „Praxistage Geschäftsreisen“. Ziel ihrer Fleißarbeit war es, jene Konten aufzuspüren, auf die Geschäftsreisekosten gebucht wurden – für Flugscheine, Bahn, Hotels, Autofahrten und Spesen. „Dadurch hatte ich zum ersten Mal eine grobe Übersicht über das, was die Firma für Reisen ausgibt“, erzählt die junge Frau.

Zum Glück war diese Herkulesarbeit aufs erste Mal beschränkt. Heute verfügt die Firma der engagierten Vorstandsassistentin sowohl über eine elektronische Reisekostenabrechnung als auch über Firmenkreditkarten. „Über diese beiden Systeme bekomme ich mittlerweile die meisten Daten“, sagt sie, „ihre Einführung hat sich gerechnet.“ Glücklich ist der, der von Anfang an über derartige Quellen verfügt: Kreditkarte, Reisekosten-software oder Buchungsstatistiken des Reisebüros. Sind die Daten vorhanden, stellt sich die nächste Frage: Welche Kennzahlen leitet man aus ihnen ab? Und welche benötigt ein Travel Manager überhaupt?

Bei einem Workshop auf dem Praxistag Geschäftsreisen lässt Kellner die Teilnehmer Kennzahlen ersinnen, auf eine große Tafel schreiben und strukturieren. Bei jeder Veranstaltung kommen Dutzende Kenngrößen zusammen, und oft unterscheiden sie sich von Praxistag zu Praxistag. Eine kreative Aufgabe, die so manche Überraschung auch für den Forumsleiter bereithält: „Manchmal sind Zahlen dabei, die für mich neu sind“, erzählt er. Bei den Praxistagen in Wiesbaden (15. Juni) und Hannover (25. November) steht der Workshop wieder auf dem Programm. Ergebnis der Sammlung: Alle Zahlen sind richtig, keine falsch. Aber nicht alle sind nötig – jedenfalls nicht immer.

Die richtigen Zahlen wählen

Ob im Flug-, Hotel- oder allgemeinen Reisebereich: Messen lässt sich fast alles, und es besteht die große Gefahr, „sich in der Komplexität zu verlieren“, warnt Klaudia Komisaruk. Vom Zahlenfriedhof rät sie ab und empfiehlt, sich zu überlegen, welche Kenngrößen die Firma wirklich benötigt. „Will ich die Einhaltung meiner Reiserichtlinie prüfen, dann schaue ich mir für jedes Zielgebiet die prozentuale Verteilung meiner Tickets pro Service-Klasse an“, nennt Liane Feisel ein Beispiel. „Und um festzustellen, ob innerhalb dessen die günstigsten Varianten gebucht wurden, werte ich die Klassen je Ziel aus.“

Als Erstes werden meist einige sogenannte Finanzkennzahlen festgelegt. Sie belegen etwa die Reisegesamtausgaben, die durchschnittliche Höhe der Ticketpreise oder die Vorausbuchungsfrist (je eher reserviert wird, desto günstiger ist ein Flug normalerweise). Zweitens zählen die Kundenkennzahlen zum Repertoire. Sie sollen zeigen, ob sich die Reisenden an die Richtlinien, die vereinbarten Buchungswege und die Partnerhotels oder -fluglinien halten. Buchen sie die Gesellschaft, mit der die Firma einen Vertrag abgeschlossen hat, oder doch wieder die Linie, die ihnen Prämienpunkte gutschreibt? Unternehmen wie Henkel messen zudem anhand eines Fragebogens mit Punktesystem jährlich die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit dem Reisebüro-Partner. Über mögliche Kenngrößen informieren zudem Verbände wie der BME und VDR.

Diese Zahlen braucht ein Reiseplaner

Reisestruktur: Zahl der Dienstreisen und der Reisenden insgesamt, jährliche Reisekosten und ihre Verteilung auf die einzelnen Bereiche, Anteil der einzelnen Verkehrsmittel an den Gesamtreisen, Reiseziele, Nutzung der Buchungswege (telefonisch übers Reisebüro, online), Kostenentwicklung im Reisebereich in Beziehung zur Zahl der Mitarbeiter und Anzahl der Reisen sowie im Vergleich zum allgemeinen Marktpreis.

Flug: Zahl der Flüge, Gesamtkosten, Durchschnittspreis des Tickets, durchschnittliche Kosten pro Flugkilometer, Aufteilung auf Strecken – Häufigkeit und Durchschnittskosten (innerdeutsch, Europa, interkontinental), Klassen (Anteile Economy, Business, First) sowie Einhaltung der Reiserichtlinien durch die Reisenden, Anteile Linien- und Billigflug, Vorausbuchungsfrist (wie viele Tage vor Abflug), „verpasstes“ Sparpotenzial (Differenz tatsächlicher Ticketpreis und niedrigst möglicher Preis), Vergleich der Flugpreise offline/online, realisierte Einsparungen im Verlauf der Jahre.

Bahn: Gesamtkosten, Durchschnittspreis pro Ticket, Preisklassen (Normalpreis, Bahncard, Sparpreis, Veranstaltungsticket), Klassen (2./1. Klasse).

Hotel: Zahl der Übernachtungen, Gesamtkosten, Durchschnittsraten (evtl. nach Orten), Volumenverteilung auf Orte/Hotels/Hotelketten, Nutzung Firmenraten/tagesaktuelle Marktpreise.

Der Travel Manager muss rechnen

Letzterer hat in seinem Fachausschuss gut 100 Kennzahlen erarbeitet, aufgeteilt in Haupt- und Vertiefungsgrößen. In Kürze sollen weitere Zahlen für die Eventplanung folgen. „Die Hauptkennzahlen sind für Steuerung und Kontrolle relevant und sind einfach herzuleiten“, erklärt Klaudia Komisaruk: „Die Vertiefungskennzahlen hingegen dienen weiterführenden Analysen.“

Wie häufig gemessen werden soll, hängt von den Kennzahlen und den Wünschen des Topmanagements ab: Simplere Fragen wie durchschnittliche Ticketkosten lassen sich monatlich, komplexere vierteljährlich oder jährlich auswerten. Etliche Unternehmen verzichten darauf, ihr Business Travel in eigenen Datenbanken zu analysieren – sondern geben das Thema an externe Spezialisten. „Meist ist es effizienter, das Ganze auzulagern“, sagt Beraterin Liane Feisel, „um sich große Mühe zu ersparen und um die Kennzahlen auch richtig interpretieren zu können.“

Geschäftsreisebüroketten und Berater verfügen über das nötige Know-how und kennen entsprechende Vergleichsdaten aus dem Markt. Wobei gilt: Eine einmal definierte Größe muss auf die immer selbe Weise berechnet werden – nur dann sind die Zahlen wirklich vergleichbar. Zeiss-Mobility-Manager Andreas Konkel hat die Methodik daher gemeinsam mit der Controlling-Abteilung entwickelt: „So ist Kontinuität und Glaubwürdigkeit auf Dauer gewährleistet“, sagt er. Schließlich macht es wenig Sinn, wenn sich Kennzahlen nur auf dem Papier positiv entwickeln. „Der Vorstand will das in Cent und Euro nachgewiesen haben“, betont Andreas Konkel. Für Berichte und Präsentationen kann das Reisemanagement die Größen in Tabellen ordnen oder grafisch darstellen lassen.

Alles ist relativ – auch Zahlen

Eines gilt es dabei zu beachten: Niemand sollte erwarten, dass sich Kennzahlen grundsätzlich nach unten – also zum Positiven hin – entwickeln. Gerade nach Krisenzeiten wie momentan, in denen Fluggesellschaften und Hotels zum Teil unschlagbare Niedrigpreise bieten, ist dies unwahrscheinlich. Preissteigerungen sollten Travel Manager daher grundsätzlich relativ sehen. „Zeigen Sie immer, wie sich Ihre Reisekosten ohne Travel Management und ohne bewusste Steuerung entwickelt hätten“, rät Michael Kellner von Festo, „und welche Einsparungen Sie trotz dieser möglicherweise höheren Einkaufsraten erzielen konnten.“ Und wenn die Kosten für Dienstreisen parallel zum Gesamtumsatz steigen oder wenn in dem betreffenden Jahr reiseintensive Projekte anstanden, dann sollte der Nachweis sowieso kein Problem sein.

Aus diesen Quellen bekommen Sie die Daten

Buchhaltung: Wer zunächst über keine anderen Datenquellen wie zum Beispiel Firmenkreditkarte, Reisebüro- Statistiken etc. verfügt, für den ist die interne Buchhaltung die erste Anlaufstelle. Da die Reisekostenabrechnungen durch diese Abteilung laufen, sind hier viele wichtige Daten zu bekommen. Problem: Sie sind nicht vollständig, da oft nur die Gesamtkosten verbucht werden, nicht aber die Namen der Häuser und Airlines. Und Reisekosten landen möglicherweise auch auf völlig anderen Konten wie „Energie“ (für Autofahrten). Genaue Recherche ist daher nötig.

Reisebüro: Vereinbaren Sie mit Ihrem Reisebüro die regelmäßige Erstellung von Buchungsstatistiken (Reportings). Diese sollten Einzelheiten enthalten wie Name/Ort der Hotels, Zahl der Übernachtungen und Flugstrecken. Problem: Die Reisebüros erfassen oft die reinen Nettoausgaben, also ohne Steuern und Service-Gebühren. Zudem sind natürlich nur die Buchungen enthalten, die das Reisebüro vornimmt – nicht aber das, was über Hotelportale oder direkt über Hotels und Fluggesellschaften geht.

Firmenkreditkarte: Sie gilt als optimale Datenquelle, da in den Reportings der Kreditkartenanbieter die Ausgaben vollständig und detailliert enthalten sind. Problem: Die Reisenden müssen dazu gebracht werden, für ihre gesamten Ausgaben auf Geschäftsreisen die Karte tatsächlich zu nutzen. Das funktioniert nicht immer, zumal manche Leistungsträger wie Taxis oder kleinere Hotels ausschließlich Bargeld oder EC-Karten akzeptieren.

Reisekostenabrechnung: Wer über eine elektronische Reisekostenabrechnung verfügt, kann sich relativ rasch und ausführlich Reportings ziehen. Problem: Ähnlich wie bei der Buchhaltung muss man wissen, was auf welche Konten/Kostenstellen gebucht wurde. Gut: Auch die Spesensätze sind angegeben.

Bilanz: Die „eine“ und ideale Datenquelle gibt es nicht. Eine anspruchsvolle Aufgabe des Geschäftsreiseplaners ist es, die Daten aus diesen verschiedenen Quellen schlüssig zu vergleichen, zu ergänzen und zu interpretieren („Data Warehouse“).

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