Travel, Event und Fuhrpark

Synergien sinnvoll nutzen

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Dreimal Mobilität, dreimal andere Ansprechpartner: Nur wenige Unternehmen nutzen die Synergien im Einkauf von Geschäftsreisen, Veranstaltungen und Firmenwagen. Dass es Schnittstellen gibt, bestreitet niemand. Welche das sind und wie sie sich nutzen lassen, darüber hat BizTravel mit Experten gesprochen.

Geschäftsreiseplanung, Firmen-Fuhrpark und Eventmanagement: Mit Mobilität hat alles drei zu tun. Dennoch sind in den allermeisten Unternehmen ganz unterschiedliche Personen dafür zuständig, und Absprachen zwischen ihnen gibt es selten. Im Travel Management verfügen heute zwar die meisten Firmen über Reiserichtlinien und festgelegte Buchungswege, doch deutlich weniger konsolidiert sind die beiden anderen Bereiche. „Die Bedeutung und Definition von Veranstaltungen wird in den Unternehmen nach wie vor nicht einheitlich behandelt, ihre Wichtigkeit wird verkannt“, sagt Gerhard Bleile, Chef der Vereinigung Deutscher Veranstaltungsorganisatoren. „Nur Firmen, die bei ihren Events unter enormem Kostendruck stehen, werden sich auf diesem Feld kurzfristig neu strukturieren.“ Ungeklärt ist nicht nur das „Wie“, sondern auch das „Wer“: Reisen und Events werden heute querbeet von verschiedensten Abteilungen gebucht, und kaum eine Firma weiß, wie viel sie wirklich für Veranstaltungen ausgibt. Und sollte es dennoch zu einer Vereinheitlichung kommen, dann stellt sich bei ihnen die Frage: Wer soll künftig für die Mobilität zuständig sein – der Travel Manager, der Fuhrparkleiter oder der Eventmanager?

Travel- und Eventmanagement haben sich angenähert

Am vergleichsweise stärksten haben sich bislang das Travel- und Eventmanagement angenähert. „Erste Unternehmen erkennen, dass sie mit Veranstaltungen oft sogar höhere Ausgaben haben als mit Geschäftsreisen“, sagt Felix V. Vezjak, Director Meetings und Events bei der Reisebürokette CWT. „Deshalb erfassen sie ihre Eventkosten und beziehen sie in ihre Einkaufsverhandlungen mit Hotels und Fluggesellschaften ein.“ Die Vorteile liegen aber nicht nur im unmittelbar Finanziellen, sondern auch in einem umfassenden Überblick über alle Reise- und Eventausgaben des Unternehmens. Dirk Gerdom, Präsident des Verband Deutsches Reisemanagement (VDR), sieht es sogar als Zukunftsaufgabe der Travel Manager, für alles, was im Unternehmen mit Mobilität zu tun hat, die Rahmenbedingungen festzulegen. „Als VDR empfehlen wir, Geschäftsreise, Veranstaltungen, Fuhrpark, Sicherheit und mobile Kommunikation unter dem Dach eines Mobilitätsmanagements zusammenzufassen“, sagt der SAP-Travel-Manager. Dazu bedürfe es aber einer Strategie, aufeinander abgestimmter Richtlinien als Steuerungsinstrument sowie der Unterstützung des Top-Managements. Dann, so Gerdom, ließen sich etwa für Events und Reisen die Logistics (Beförderung und Hotel) gemeinsam einkaufen. Auch Eventprofi Bleile ist dafür, die Synergien verstärkt zu nutzen – er nimmt dafür jedoch die Einkaufsabteilung in die Pflicht: „Sie wird in den Unternehmen auch im Travel- und Eventbereich ein immer stärkeres Gewicht bekommen", prognostiziert er und empfiehlt: Einkäufer sollten sich mit den Verantwortlichen der drei Segmente an einen Tisch setzen. Und: „Klare Richtlinien müssen definieren, wer für was verantwortlich ist.“

Ein Portal für alle Geschäftsreise-Buchungen

Als Vorreiter gilt der Düsseldorfer Kosmetikhersteller L’Oréal. Dessen damaliger Travel Manager Jürgen Theel zählte zu den ersten Reise-Verantwortlichen, die sich um die Konsolidierung von Geschäftsreise- und Eventausgaben bemühten. Eingekauft wird seit Langem gemeinsam, und inzwischen laufen bei dem Konzern sogar die Buchungen von Geschäftsreisen und Veranstaltungen über dieselbe Plattform. Eher selten ist bislang die Bündelung von Reise- und Flottenmanagement. Jens Schauer vom Logistikdienstleister HAVI ist eine Ausnahme: Er kümmert sich um Dienstreisen, Firmenwagen, Handys, Fahrräder und sogar um ÖPNV-Tickets. „Mobility Management“ – so nennt sich seine Aufgabe. Flotten- und Travel Management rücken auch bei Konzernen wie Nokia Siemens, Linde, Grünenthal, Merck, Reemtsma, Sharp und GEA einander näher. Den Hut hat meist eine einzige Person auf. Mal müssen sich ehemalige Fuhrparkleiter wie Schauer ins Reisemanagement einarbeiten, mal sehen sich Travel Manager mit Leasing-Gesellschaften verhandeln. Was einfacher ist, lässt sich schwer beantworten. „Ein Flottenmanager braucht tiefgehendes Wissen“, sagt Christoph Carnier, beim Pharmakonzern Merck für das Travel Management und seit vier Jahren auch für den Fuhrpark verantwortlich. „Die grundlegenden Prozesse bei Flotte und Reise sind die gleichen“, sagt VDR-Chef Gerdom: „nämlich der Einkauf, der Nutzerkreis und der Umweltaspekt. Fuhrpark ist ein Element im Gesamtprozess Mobilität.“ Und intern haben Travel und Fuhrparkmanager ohnehin häufig dieselben Schnittstellen – zur Personalabteilung, zum Controlling, zur Buchhaltung und zum Betriebsrat. Naheliegend, die Aufgaben zusammenfassen – doch das geht nur bei „entsprechender Manpower und qualifizierten externen Partnern“, warnt Gerdom vor Schnellschüssen.

Eine Hürde bei der Zusammenführung von Travel- und Flottenmanagement ist, dass Dienstwagen oft Teil des Gehalts sind, also als Bonus und nicht als Reisekosten verursachendes Verkehrsmittel angesehen werden. Einmal angeschafft stehen sie dann wie selbstverständlich auf dem Hof und werden nicht als Kosten für Dienstreisen erfasst. „Inkonsequent und teuer“, sagt die Beraterin Andrea Zimmermann (btm4u) und fordert einen ganzheitlichen Ansatz: „Auch eigene Fahrzeuge, Car-Sharing-Konzepte und Shuttle-Dienste müssen in die Buchungssysteme eingebunden werden“.

Keine gemeinsamen Anbieter

Aber auch auf Dienstleisterseite klafft eine Lücke: Während sich die Geschäftsreiseketten um Dienstreisen und teilweise auch um das Tagungsgeschäft kümmern, sind allein die Leasing-Gesellschaften für den Fuhrpark zuständig. Keines der großen Geschäftsreisebüros hat Flottenmanagement-Dienstleistungen in seinem Portfolio – einfach, weil der Bedarf fehlte. Und während es die ersten technischen Systeme gibt, über die sowohl Geschäftsreise- als auch Veranstaltungsbuchungen möglich sind, fehlen nach wie vor solche Anbieter, die Geschäftsreise und Flotte als Ganzes sehen: die also die einzelnen Reisebausteine samt Firmenfuhrpark darstellen und einen lückenlosen Buchungs- und Abrechnungsprozess möglich machen. Doch auch wenn der mitunter beschworene „Mobility Manager“, der für alles Bewegliche zuständig ist, auf breiter Front nicht kommen mag: Schon aus Kostengründen werden Firmen künftig mehr denn je die Schnittstellen nutzen, die es zwischen Travel, Event und Flotte gibt.

Leitlinie für die Mobilität der Geschäftsreisenden

Marc-Oliver Prinzing, Berater (Carmacon) und Chef des Bundesverbands Fuhrparkmanagement, plädiert denn auch für die Beibehaltung der Bereiche Travel und Flotte – zumindest auf operativer Ebene. „Da ist Fachwissen nötig“, sagt er – fordert jedoch einen gemeinsamen strategischen Ansatz: „Dieser muss in den jeweiligen Fachbereichen als Leitlinie verankert und in der täglichen Arbeit umgesetzt werden.“ Gibt es sie nicht, könnten schnell Interessenkollisionen entstehen. „So kollidiert eine Reiserichtlinie, der zufolge private PKW für Dienstreisen genutzt werden dürfen, mit dem Ansatz, einen Flottenpark optimal auszulasten“, so Prinzing. „Hier bedarf es einer grundsätzlichen Strategie, aus der sich dann Teilzeile für das Travel- und Fuhrparkmanagement ableiten lassen. Im Übrigen lässt sich nur so ein bedarfsgerechter Fuhrpark planen.“ Mittelfristig könnte sich Prinzing mit seiner Vorstellung von einer zentralen Mobilitätsstrategie in den Unternehmen durchsetzen: „Jede Firma analysiert unter Kostengesichtspunkten, welche Verkehrsmittel am sinnvollsten sind.“ Marcus Scholz ist mit seiner prämiierten Lösung für die schwäbische Dürr AG davon gar nicht so weit entfernt.

Synergien im Travel Management – Was geht und was nicht geht

Dirk Gerdom ist Travel Manager bei SAP und Präsident des Verbands Deutsches Reisemanagement (VDR). Synergien mit ... Eventmanagement: Bei Beförderung und Hotel lassen sich Gruppentarife aushandeln und andere Einkaufserfolge erzielen (Bedarfsbündelung). Zudem lassen sich Prozesse vereinfachen und Transparenz schaffen: durch einheitlich genutzte Buchungs- und Datenmanagementsysteme. Fuhrparkmanagement: Flotte und Travel überschneiden sich bei Aspekten wie Nutzerkreis, Prozesse, Finanzen, Lieferanten und Umwelt. Flotte gehört zum Gesamtprozess Mobilität – allerdings erfordert das „Manpower“.Unvereinbar sind die Bereiche ... im Spezialwissen! Travel Management kann beim strategischen Einkauf und bei der Organisation unterstützen. Gesamtverantwortung und operative Durchführung muss aber bei den Bereichen liegen.

Gerhard Bleile war Eventchef bei Pharmafirmen und leitet heute die Vereinigung Deutscher Veranstaltungsorganisatoren. Synergien mit ... Travelmanagement: im Wesentlichen die Reise- und Hotelbuchung. Doch Vorsicht: Eventmanager haben für ihre Hotels oft andere Bedürfnisse als Travel Manager. Fuhrparkmanagement: so gut wie keine. Anmietungen von PKW oder LKW für Events sind selten. Meist reicht die Reiserichtlinie. Unvereinbar sind Travel- und Eventmanagement ... in ihrer Philosophie und den kreativen Zielen. Events werden von jeder Abteilung anders definiert, sie sind enorm emotional. Vereinbar und sogar notwendig sind der Einsatz und die Nutzung einer gemeinsamen elektronischen Plattform für Datenerfassung, Bestellung, Verwertung, Zahlungsmodalitäten und Benchmarking.

Marc-Oliver Prinzing von der Fuhrparkberatung Carmacon ist Präsident des Bundesverbands Fuhrparkmanagement. Synergien mit ... Travelmanagement: Ab einer bestimmten Unternehmensgröße sollten Travel- und Flottenmanagement nicht mehr isoliert voneinander betrachtet werden. Der betriebseigene Fuhrpark stellt schließlich nur einen Teil der zur Verfügung stehenden Verkehrsträger für Dienstreisen dar. Nur in einem umfassenden Mobilitätsmanagement lassen sich auch Aspekte wie Reisezeiten, Nachhaltigkeit und Sicherheit optimal bewerten. Eventmanagement: nur in absoluten Einzelfällen.

Unvereinbar sind Travel- und Fuhrparkmanagement ... auf der operativen Ebene. Das Fachwissen der beiden Bereiche unterscheidet sich sehr, doch es geht darum, eine übergeordnete Mobilitätsleitlinie zu erarbeiten.

Interview mit Andrea Zimmermann

„Seit Jahren besteht eine Lücke“ Andrea Zimmermann: Beraterin btm4u, plädiert für die Bündelung von Travel- und Flottenmanagement. Manche Firmen bündeln Travel- und Flottenmanagement. Ist das bereits ein echter Trend? Wenn, dann nur ein zaghafter. Ich kann aber jedem empfehlen, Travel- und Fuhrparkmanagement zusammenzulegen. Warum? Bei beidem geht es um die Mobilität der Mitarbeiter, um Corporate Social Responsibility und um nachhaltiges Reisen. Und: Fuhrparkkosten werden häufig nicht als Reisekosten erfasst. Man müsste es aber tun, um einen Überblick über die gesamten Reiseausgaben im Unternehmen zu haben, Kosten sinnvoll zu bündeln und klar zu analysieren, welche Verkehrsmittel am sinnvollsten sind. Denn das lässt sich nur unter Berücksichtigung der Gesamtkosten inklusive Mitarbeiterzeiten und Fahrzeugkosten eindeutig ermitteln. Das heißt: Die meisten Firmen erfassen ihre Reisekosten unvollständig?Ja. Seit Jahren besteht eine Lücke. Doch genauso wie Web-Konferenzen heute in Buchungsprozesse integriert werden, so müssten auch eigene Fahrzeuge, Car-Sharing-Konzepte und Shuttle-Dienste eingebunden werden. Dann können auch Fahrten mit dem Firmenwagen erfasst werden, die bisher häufig bei der Reisekostenabrechnung nicht berücksichtigt werden. Nur so entsteht Vollständigkeit. Lässt sich denn der jeweils andere Part so leicht übernehmen?Fuhrparkmanagement erfordert Wissen, das in die Tiefe geht. Travel Management geht eher in die Breite und verändert sich schneller. Wenn man die Bereiche zusammenlegt, sollte man darauf achten, die Kompetenzen zu verbinden, sich auszutauschen und einen Konsens zu finden. Wo liegen die Nachteile? Ich sehe keine – außer den einmaligen Zeitaufwand für das Projekt, das aber sehr lohnenswert ist. Warum tun es dann bisher nur so wenige? Mobilität ist kein Kernthema, und an scheinbar funktionierenden Strukturen schraubt man nicht gern herum. Außerdem wird Change Management oft als zu schwierig eingeschätzt.

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