Risikomanagement bei Geschäftsreisen

Gefahr erkannt, Gefahr gebannt

Auf Geschäftsreisen drohen viele Risiken. Im Notfall sorgt ein Krisenmanagement für schnelle Hilfe. Reisebüros bieten Unterstützung mit diversen Sicherheitspaketen.

Mit schnellen Schritten tritt der Mann im dunkelblauen Mantel neben die Fahrertür des Mercedes. Ein Blick ins Innere, dann schwenkt er den rechten Arm hoch. In der Hand eine Pistole. „Get out of the car“, brüllt er den erschrocken dreinblickenden Fahrer an. Dann reißt er die Wagentür auf, zerrt den Fahrer von seinem Sitz und nimmt selbst hinter dem Steuer Platz. Doch statt Gas zu geben und wegzufahren, steigt der vermeintliche Autodieb plötzlich wieder aus dem Fahrzeug aus und beginnt mit dem „Opfer“ über dessen Reak­tion zu sprechen. Um eine echte Fahrzeugentführung, das wird deutlich, handelt es sich nicht.

Die Szene ist Teil eines Sicherheitstrainings für Geschäftsreisende, zu dem der Afrika-Verein nach Nürnberg geladen hat. Übertrieben ist das Rollenspiel von Sicherheitsberater Pascal Michel von der Result Group nicht. Allein in Südafrika kommt es pro Jahr zu 16.000 Fällen von „Carjacking“. Betroffen sind zwar meist Einheimische, doch auch Geschäftsreisende und Urlauber können Opfer eines solchen Überfalls werden. Dabei sind viele Unternehmen nur unzureichend auf derartige Vorfälle eingestellt. Lediglich in 57 Prozent der deutschen Firmen existiert ein Risikomanagement für Geschäftsreisen, in denen klar geregelt ist, wie bei Notfällen – dazu gehört eben auch ein Fahrzeugklau im Ausland – vorzugehen ist. Das zeigt eine Umfrage unter den Mitgliedern des VDR, die Professor Ernst-Otto Thiesing von der Fachhochschule Ostfalia in Wolfenbüttel auf dem „2. Forum Sicherheit und Reisen“ in Stuttgart präsentierte.

„Es ist noch nie was passiert“

Dabei sind es vor allem kleine und mittelständische Unternehmen, die das Risikomanagement für ihre reisenden Mitarbeiter vernachlässigen. „Hier mangelt es an klaren Zuständigkeiten und Prozessen“, sagt Frank Pauli, Director Business Development Corporate Travel bei HRG. „Es wird oft nach dem Muster ,es ist doch noch nie etwas passiert‘ verfahren“, ergänzt Michael Marx, bei den Lufthansa City Centern für die Geschäftsreisesparte Business Plus verantwortlich. Ein nicht nur in seinen Augen äußerst fahrlässiges Verhalten. Schließlich kann Nichtstun richtig teuer werden. Dabei müssen Mitarbeiter nicht gleich Opfer eines Überfalls werden. „Schon eine mittelschwere Erkrankung auf Dienstreisen in die USA kann Zehntausende von Dollar kosten“, sagt Marx. Da macht Prävention Sinn.

Wichtigster Punkt ist natürlich der Abschluss einer Auslandskranken- und Unfallversicherung – einschließlich der Bereitstellung von Länderinfos und Verhaltenstipps im unternehmenseigenen Intranet. Doch das Travel Risk Management reicht darüber hinaus: Es geht um Strukturen und Regeln, die wirklich jeden Teil der Reise erfassen: angefangen bei der Planung über die Buchung und die eigentliche Reise bis hin zur Reise­nachbereitung. Nur so können Unternehmen schnell auf Notfälle reagieren – zum Wohl der betroffenen Mitarbeiter und des eigenen Renommees.

Risiken auf Geschäftsreisen herausfinden

Unterstützt werden die Firmen dabei von den Geschäftsreiseanbietern. Alle Ketten bieten eine umfangreiche Palette an Services und Dienstleistungen rund um das Thema Reisesicherheit an.

Saftige Strafen bei mangelnder Fürsorge

Haftungsrisiko: Arbeitgeber haben eine Fürsorgepflicht gegenüber ihren Mitarbeitern – auch bei Geschäftsreisen. Private Versicherungen der Mitarbeiter entlassen den Arbeitgeber nicht aus dieser Pflicht. Er trägt das Haftungsrisiko. Der Abschluss einer Auslandsreiseversicherung reicht zur Erfüllung der Fürsorgepflicht nicht.

Paragraph 618 BGB: Unternehmen haben danach dafür zu sorgen, dass ihre Mitarbeiter soweit wie möglich „gegen Gefahr für Leben und Gesundheit geschützt“ sind – auch auf Dienstreise. Geschieht dies nicht, ist der Arbeitgeber zum Schadensersatz verpflichtet.

ArbeitsSchutzGesetz (ArbSchG): In den Paragraphen 3, 4, 9, 10, 13 sind die Pflichten des Arbeitgebers gegenüber sei­nen Beschäftigten geregelt. Wer dagegen verstößt, dem drohen saftige Geld- und sogar Gefängnisstrafen (§ 25).

Beim deutschen Marktführer BCD Travel heißt das Sicherheitspaket zum Beispiel „Decision Source: Security Manager“, Wettbewerber HRG nennt sein Produkt „Security Watch“, und bei CWT sind die Sicherheitsdienstleistungen unter dem Namen „CWT Guardian“ gebündelt. Zu den festen Bestandteilen solcher Sicherheitspakete gehören Länderinformationen, Krisen-Reportings, Systeme zur Lokalisierung der Reisenden (Travel Locator), aber auch die Benachrichtigung von Mitarbeitern in Krisengebieten. Wobei die Geschäftsreiseanbieter hier ebenfalls auf die Expertise von Spezialisten zurückgreifen und mit Sicherheitsberatungen, medizinischen Assistances und Datenbankbetreibern zusammenarbeiten.

Bevor die Unternehmen allerdings auf solch externe Unterstützung zurückgreifen, sollten sie sich zu allererst ein paar grundsätzliche Gedanken machen. „Identifizieren Sie die Risiken, denen Mitarbeiter auf Reisen ausgesetzt sind“, empfiehlt Christian Spangenberg, Bereichsleiter von FCM Travel Solutions. Dann ließen sich auch entsprechende Präventionsmaßnahmen entwickeln.

Aufbau einer Leitungsgruppe

Solche Überlegungen sind aber nur die Basis eines effektiven Risikomanagements. Mindestens ebenso wichtig ist die Schaffung von klaren Verantwortlichkeiten. Denn in das Risikomanagement bei Geschäftsreisen gilt es die unterschiedlichsten Firmenabteilungen einzubinden, dazu zählen neben dem Travel Management auch die Bereiche Sicherheit, Personal, Recht und Kommunikation. Das Beratungsunternehmen Advito, eine Tochterfirma von BCD, empfiehlt unter anderem die Bildung einer abteilungsübergreifenden Leitungsgruppe, die die entsprechenden Maßnahmen innerhalb des Risikomanagements kordiniert.

Dabei gibt es laut Advito vier Arten, mit möglichen Risiken umzugehen. Entweder die Unternehmen behandeln, übertragen, beenden oder tolerieren die möglichen Gefahren. Je nach dem, welcher Ansatz gewählt wird, gilt es, bestimmte Prozesse und Instrumente einzuführen oder auch auf externe Services und Dienstleister zurückzugreifen. Dazu kann dann auch solch ein Sicherheitstraining wie das des Afrika-Vereins gehören.

Die Sicherheitspakete der Geschäftsreisebüros

American Express: Mit dem E-Mail-Infosystem Travel Alert werden Reisende und Travel Manager über aktuelle Vorkommnisse in den jeweiligen Reisedestinationen informiert. Die Basisdaten zu den einzelnen Zielländern liefert das webbasierte Tool Info Point. Das Modul Track Point zeigt die Reiseroute des jeweiligen Mitarbeiters an und bildet so die Basis für schnelle Hilfe im Notfall.

BCD Travel: Der „Decision Source: Security Manager“ sorgt unter anderem dafür, dass der Travel Manager auf Knopfdruck erfährt, wo der Reisende sich aufhält. Zum Sicherheitspaket gehören detaillierte Zielgebietsinfos und E-Mail-Warnungen, um wichtige Nachrichten an die Reisenden oder den Travel Manager weiterzuleiten.

CWT: Die Sicherheitslösung CWT Guardian gibt es in einer Basisversion und einer erweiterten Fassung. Zum Basispaket gehören Zielgebietsinformationen, per E-Mail versendete Reisewarnungen und sogenannte Incident Reports zur schnellen Ortung von Reisenden auf Basis der Buchungsdaten. Partner beim Risk Management ist der Sicherheitsdienstleister I-Jet.

FCM Travel Solution: FCM bietet Firmenkunden über die jeweiligen Account Manager einen personalisierten Reiseinformationsservice vor, während und nach der Reise an. Daneben gibt es ein Travel Risk Management in Form eines Standard-Pakets sowie frei wählbarer Module. Hierzu gehören die Risikoanalyse, die Entwicklung von Präventionsmaßnahmen und ein aktives Krisenmanagement. Partner von FCM beim Risikomanagement sind die Assistance Almeda und die Sicherheitsberatung Result Group.

HRG: Über die Software „Travel Info“ liefert HRG seinen Kunden ausführliche Länder­berichte. Mit Travel Watch können die Reisenden lokalisiert werden. In der Krise greift das HRG-Notfallkonzept. Dabei handelt es sich um einen strukturierten Maßnahmenkatalog abgestimmt auf die jewei­lige Situation.

Lufthansa City Center: Beratung beim Aufbau eines Krisenmanagements. LCC bietet einen Notfalldienst rund um die Uhr an 365 Tagen. Firmenkunden können auf detaillierte Länderdatenbanken zugreifen. Bei der Ortung von Reisenden hilft ein webbasierter Travel Locator. LCC-Partner sind Assistance Almeda und der Sicherheitsdienstleister International SOS.

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