Projekt-Management

So werden Projekte im Travelmanagemen erfolgreich

Ob es um Firmenkreditkarten, Reisekosten-Software oder Online-Buchung geht: Projekte im Travelmanagement sind nur erfolgreich, wenn alle Betroffenen mit im Boot sind.

Was weiß der Chef?

„Zunächst wird geprüft, welche Ressourcen notwendig sind und ob das nötige Personal vorhanden ist.“ Also: Welche Mitarbeiter werden gebraucht? „Wenn es etwa um die Einführung einer neuen Reisesoftware geht, ist die Buchhaltung betroffen, die Personalabteilung sowie die EDV“, nennt die Darmstädterin ein Beispiel. „Unbedingt muss man auch den Betriebsrat ins Boot holen, und wenn es um sensible Mitarbeiterdaten geht, dann auch den Datenschutzbeauftragten.“ Eigentlich selbstverständlich: Die Geschäftsführung muss frühzeitig Bescheid wissen. „Das wird oft vergessen“, berichtet Andrea Zimmermann. Gefährlich – denn die Geschäftsführung „kann bereits gut angelaufene Prozesse noch kurz vor dem Ziel kippen“. Information ist ohnehin zentrales Element eines guten Projektmanagements. Um alle Betroffenen auf einen einheitlichen Wissensstand zu bringen, bietet sich eine Auftakt-Veranstaltung (Kick Off) an: „Dann weiß jeder, was los ist und um was es geht.“

Gegen Ängste argumentieren

Oft haben Mitarbeiter Angst vor Veränderungen im Unternehmen. Etwa wenn es um neue Firmenkreditkarten geht. Dann heißt es: Gut argumentieren. „Wenn die Firma durch die Karte mehr Übersicht über die Reisekosten gewinnt und langfristig spart, sichert das nicht zuletzt den Reisestandard für den einzelnen“, weiß die btm4u-Beraterin. So überzeugt man Mitarbeiter, Betriebsrat und Geschäftsführung – und nur das führt zum Erfolg. Denn „was bringt es, wenn ich die die Kreditkarte durchgeboxt habe, sie dann aber nur von 30 oder 40 Prozent der Mitarbeiter genutzt wird?“ In jedem Projekt kann es zu Krisen kommen. Daran zu denken, gehört zum guten Projektmanagement. „Wenn eine wichtige Person krank wird und daran das ganze Projekt hakt, war es nicht richtig geplant“, so Zimmermann. Sorgfältige Protokollierung der Arbeit und der erreichten Meilensteine nimmt solchen Veränderungen den Schrecken.

Das Ziel muss klar sein

Ohne ein klar formuliertes Projektziel lässt sich der Erfolg am Ende nicht messen. Das gilt auch für das Projektende. „Nur dann kann ich sagen, ob alles funktioniert hat.“ Beispiel Kreditkarteneinführung: „Ich muss prüfen: Wieviele Kollegen wollten wir mit Karten ausstatten? Haben wir das erreicht?“ Reif für den Aktenordner ist der Fall aber nicht:. „Das Projekt ist dann zwar abgeschlossen, denn es bringt nichts, es endlos zu verlängern, etwa um die Erfolgsquote noch weiter zu steigern.“ Doch der nächste Schritt muss sein, die neue Kostentransparenz zu nutzen: „Wieviel geben die Mitarbeiter auf Reisen aus? Wieviel davon läuft über die Kreditkarte?“ Ist man mit dem Ergebnis nicht zufrieden, dann sollte man ein neues Projekt starten.

In sechs Schritten schnell und sicher zum Ziel

  • Ist- und Zielanalyse vornehmen: Ist- und Zielanalyse vornehmen: Wo stehe ich heute? Wo will ich hin? Was soll am Ende besser sein als jetzt?
  • Mannschaft aufstellen: Mannschaft aufstellen: Welche personellen Ressourcen brauche ich, um ans Ziel zu gelangen? Welche Bereiche sind betroffen? Wer leitet das Projekt und hält die Fäden in der Hand? Und wer muss aktiv mitarbeiten?
  • Informieren und überzeugen: Informieren und überzeugen: Wer muss Bescheid wissen? Wichtig: Keine Software-Einführung ohne Betriebsrat, keine Kreditkarten-Einführung ohne Datenschutz. Früh mit offenen Karten spielen, Mitarbeiter informieren und nach ihren Erfahrungen fragen. Steht die Geschäftsführung hinter dem Projekt?
  • Realistische Ziele setzen: Realistische Ziele setzen: Vorsicht: Überambitionierte Ziele und Zeitpläne sorgen für Enttäuschung. Zeitplan großzügig anlegen.
  • Transparent dokumentieren: Transparent dokumentieren: Eine Kernfigur wechselt? Kein Problem, wenn der Vorgänger seine Arbeit intensiv dokumentiert hat.
  • Ende gut: Ende gut: Ob das Ziel nicht erreicht wurde wie erhofft, oder ob man mehr will: Das Projekt nicht verlängern – sondern ein neues starten.

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