Knackig präsentieren

Erfolgreich präsentieren fürs Topmanagement

Zum Image eines Geschäftsreiseplaners trägt bei, wie er seine Erfolge dem Topmanagement „verkauft“. Es ist gar nicht so schwer, Kennzahlen und Daten spannend zu präsentieren.

Das Licht erlischt, und unter leisem Surren erhellt der Beamer die Leinwand. „Liebe Vorstandsmitglieder, ich freue mich, dass Sie …“, eröffnet der eifrige Sprecher seine Präsentation. Und hat schon verloren – nämlich die Aufmerksamkeit seiner Zuhörer. „Unser Gehirn muss am Tag 20.000 Informationen verarbeiten“, erklärt Leif Ahrens, der Rhetorik- und Präsentationsseminare für Manager gibt.

„Um zu entscheiden, ob etwas spannend und wichtig ist, gönnt es sich höchstens drei Sekunden.“ Traditionsfloskeln verschenken diese Zeit, „und schon klinkt das Gehirn sich erst mal wieder aus“. Ergebnis: Die Zuhörer erledigen lieber rasch ihre SMS-Korrespondenz. „Eine lahme Einleitung ist schwer wettzumachen“, sagt Ahrens: „Besser ist es, wie mit einer Schlagzeile zu beginnen, den Zuschauer direkt zu fesseln.“

Das Kopfkino entscheidet

Zu wissen, wie Wahrnehmung funktioniert, erleichtert die Vorbereitung von Präsentationen. „Die Neurowissenschaft verschafft uns Vorteile, die unsere Vorfahren nicht hatten“, sagt Ahrens. Lernen kann man von ihnen dennoch: Steinzeitmenschen vermittelten durch einfache Bilder, was ihnen wichtig schien.

„Die kommen uns heute simpel vor. Doch wer es schafft, im Kopfkino seiner Zuhörer Bilder zu malen, sorgt dafür, dass seine Informationen ankommen.“ Und haften bleiben. Ein Beispiel: Der Referent stellt ein neues Produkt vor, etwa ein Schiff – das Gewicht kann er in Bruttoregistertonnen beziffern. „Eine Information, unter der sich kaum jemand etwas vorstellen kann.

Wenn ich aber sage, es wiegt so viel wie 21.000 Telefonzellen, die im Hamburger Hafenbecken schwimmen, entwerfe ich ein witziges Bild“, sagt Ahrens. „Und das nimmt das Publikum mit nach Hause.“ Ebenso entscheidend ist das Ende: „Über den richtigen Ausstieg muss sich der Referent als erstes im Klaren sein. Was sollen die Leute mitnehmen?“

Einstieg und Ausstieg wichtig

Auf der letzten Folie ist fast immer groß „Danke fürs Zuhören“ zu lesen. Schade – denn gerade sie wird meist am längsten gezeigt:„Ihre Botschaft bleibt haften“, sagt Ahrens. „Wie auf einem Plakat in der Großstadt. Wenn ich eine Reiseversicherung vorstelle, kann ich stets sicheres Reisen empfehlen. Dann habe ich nebenbei noch einmal das Wichtigste in den Köpfen verankert.“

Der gestresste Manager braucht schnell und effektiv Informationen, ohne sich viel notieren zu müssen. „Je weniger bei Power Point auf der Leinwand steht, desto eher kann ich es mir merken“, stellt Ahrens fest. Ein guter Vortrag konzentriert sich auf maximal fünf Schwerpunkte. Sonst ist der Zuhörer überfordert. Gilt es, mehr Themen abzudecken, sollte man sieden Schwerpunkten zuordnen, Unterpunkte schaffen.

Auf seinen Seminaren vermittelt der ehemalige Radiomoderator eine effektive Technik: „Idealerweise legt man bei seinen Zuhörern Schubladen an, um sie nach und nach mit Informationen zu füllen“. Die Struktur entscheidet. Gefürchtet ist Kritik am Vortrag und am Vortragenden. Fragen wie „haben Sie sich denn dazu nicht vorher Gedanken gemacht?“ versetzen schnell in die Defensive.

Ahrens rät: ruhig bleiben, entspannt nachdenken. „In Sachen Präsentation macht man sich hierzulande gerade erst auf den Weg“, erklärt der Rhetoriklehrer: „In den Vereinigten Staaten ist man da schon wesentlich weiter.“ Wie so oft, wird ein Seminar bei ihm erst dann gebucht, „wenn man einen Vortrag so richtig in den Sand gesetzt hat“. Was mit etwas Übung aber nicht passieren muss.

Die Zuhörer fesseln in fünf Schritten

Bilder nutzen – sie nimmt der Zuhörer mit nach Hause.

Ein- und Ausstieg als erstes festlegen. sie bilden die Eckpfeiler für eine gelungene Präsentation. Der fesselnde Einstieg sichert die Aufmerksamkeit, und der richtige ausstieg sorgt dafür, dass die Kerninformationen ankommen.

Einwände auf Flipchart notieren. Der Zuhörer ist sicher, dass sie beachtet werden, der Sprecher hat eine Gedächtnisstütze.

Zwischenfragen nutzen. Ein geübter Sprecher kann seinen Vortrag flexibel anpassen, das sorgt für Zufriedenheit beim Zuhörer. auf Kritik gelassen reagieren. Trotzige antworten vermeiden.

Persönlichkeiten einschätzen. Präsentatoren sollten um ihre eigene Persönlichkeit wissen und die der Zuhörer einschätzen können. Tipp: Die eigene Persönlichkeit mit Hilfe einer professionellen Analyse zu entdecken, macht die Verbindung mit dem Publikum noch besser.

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