Geschäftsreisen einkaufen

Rentieren sich noch Firmenraten?

Bei vielen Firmen ist es noch ein Ritual: das jährliche Einkaufsgespräch mit Airlines und Hotels. Doch immer mehr Travel Manager verzichten darauf und steuern lieber das Buchungsverhalten der Kollegen.

Auf dem BME-Kongress „Travel, MICE & More“ steht Monica Trestian mit ihrer Kritik an den Hotels nicht allein. Etliche Travel Manager klagen über immer längere Ausschlusszeiten etwa zu Messen, in denen die verhandelten Raten nicht gelten. Sie schimpfen über mangelnde Kommunikation zwischen Hoteldirektoren und Key Accounts, über technische Probleme auf Hotelseite und über Raten, „die im Jahresverlauf einfach mal aus dem System verschwinden“, so Inge Pirner von Datev.

Hinzu kämen auf dem Rücken der Travel Manager ausgetragene Streitigkeiten zwischen den auf Provision angewiesenen Portalen einerseits und den Hotelketten andererseits, die kommissionsfreie Nettoraten bevorzugen. Am Ende steht die Frage: Lohnt sich überhaupt noch der Aufwand, mit Leistungsträgern Raten auszuhandeln? Oder fahren Unternehmen nicht besser, wenn sie direkt auf tagesaktuelle Marktpreise setzen? Damit verbunden ist die Diskussion um das künftige Berufsbild des Travel Managers. Wird er in Zukunft noch Einkäufer sein? Oder rücken andere Aufgaben in seinen Fokus?

1. Hotel

Im Hotelsegment setzte bereits vor einigen Jahren der Trend zu Marktpreisen ein. Zwei Entwicklungen trugen dazu bei: Erstens ist gerade in Deutschland der Wettbewerb unter den Hotels so groß, dass Firmenvereinbarungen in den seltensten Fällen besser sind als die tagesaktuellen Preise. Und zweitens war die Anzahl der Hotelpartner und Raten bei vielen Firmen unüberschaubar geworden – und niemand wusste mehr, welche Gespräche sich tatsächlich noch rentieren und welche nicht. Grundsätzlich hat sich die Hotelbuchung zu Tagespreisen durchgesetzt. Mit einer Ausnahme: Wer in einem Hotel pro Jahr mehr als 100 Nächte verbringt, für den lohnen sich meist nach wie vor Sonderraten. Oft handelt es sich dabei um Hotels in der Nähe des Hauptsitzes, von Niederlassungen oder bei großen Kunden.

Markus Grasel zum Beispiel, Travel Manager der A1 Telekom Austria, handelt derartige Raten mit etwa 70 Häusern aus. Diese aber müssen von den Kollegen nicht gebucht werden – wenn sie sich an das Preislimit von 90 Euro (Österreich, Deutschland) und 150 Euro (Ausland) halten, dürfen sie sich ihr Hotel selbst aussuchen. Selbst das Vertragshotel-Logo im Hotelportal hat er entfernen lassen. „Mindestabnahmen oder Sanktionen, falls man einen Garantieumsatz nicht einhält, akzeptieren wir nicht“, sagt Grasel, der auch immer wieder die Verfügbarkeit der ausgehandelten Raten nachprüft.

„Im Notfall ist da auch schon mal etwas Druck nötig.“ Noch besser ist es, wenn die Firma auch ihr Tagungsvolumen in die Verhandlungen einbezieht. „Ich erziele sehr gute Vertragsergebnisse, wenn die Business-Travel- und MICE-Verhandlungen verknüpft werden“, berichtet zum Beispiel Peggy Gabriel, Travel Managerin bei Vattenfall. Und wer sich selbst den Aufwand für Hotelverhandlungen ersparen will, kann dies inzwischen an externe Partner wie Reisebüro-Ketten oder Portalbetreiber (HRS, hotel.de) auslagern. Zweite Ausnahme ist das Projektgeschäft im Ausland. In Ländern mit hohen Hotelpreisen lohnen sich Verhandlungen meist schon ab 30 Nächten; an „schwierigen“ Standorten kann dies sogar in Deutschland der Fall sein.

2. Flüge

Innereuropäisch nehmen heute 96 Prozent aller Geschäftsreisenden in der Eco Platz. Dafür lohnen sich keine Firmenraten mehr. Sowohl für die Unternehmen als auch für die Fluggesellschaften sind die meist minimalen Rabatte den Aufwand einer Verhandlung nicht wert. Dasselbe gilt für Betriebe, die ihre Mitarbeiter auch auf der Fernstrecke in die Holzklasse setzen. Anders verhält es sich bei der Business Class: Wer regelmäßig etwa nach China, Mexiko oder Brasilien fliegt, kann mit Firmenraten sparen. Denn zum einen bieten die Airlines für die Business Class nur selten günstige Tagespreise; zum anderen kann eine verhandelte Rate abfedern – dann, wenn die Firma sehr kurzfristig bucht und die Marktpreise daher extrem hoch liegen.

Doch Vorsicht: „Derartige Raten bringen nur etwas, wenn sie tatsächlich auch verfügbar sind“, sagt Lutz Stammnitz, der viele Jahre das Travel Management bei Siemens steuerte und heute als Berater arbeitet: „Verhandeln Sie daher auf jeden Fall auch die Verfügbarkeit mit aus und halten Sie diese permanent nach!“ Möglicherweise rentiert es sich auch, die Anzahl von Statuskarten auszuhandeln, die der Firma zustehen.

Benjamin Park, Travel Manager bei Parexel, setzt auf diese eher ungewöhnliche Methode: „Statuskarten bringen die größten Einsparungen, weil bei ihrem Einsatz keine Zusatzgebühren für Übergepäck, Sitzplätze und Lounges fällig werden.“ Und wer etwa am Airport gestrandet ist, erhält sofort einen Mietwagen – andere gehen leer aus. Allerdings: Längst nicht in jeder Firma sind derartige Kundenbindungsprogramme der Airlines erwünscht, zumal sie an bestimmte Reisende gebunden sind.

3. Bahn/Mietwagen

Die Deutsche Bahn ist Schienenmonopolist – echte Verhandlungen dürften in den meisten Fällen damit sowieso schon ausscheiden. Sinnvoll sind jedoch die Beteiligung am Förderprogramm Bahn Corporate (je nach Volumen drei bis fünf Prozent Rabatt) und Wirtschaftslichkeitsberechnungen für den Einsatz von Bahncards. Lohnt sich eine Bahncard 50? Oder zumindest eine Bahncard 25, die in Kopplung mit Sparpreisen (Zugbindung!) sogar noch bessere Preise bringt? Für Mietwagen hingegen ist die klassische Ausschreibung oft der beste Weg. Wer stattdessen oder darüber hinaus verhandeln will, erreicht Ersparnisse meist weniger bei den Raten selbst als vielmehr bei Zusatzleistungen wie Selbstbeteiligung (Kasko), Abholung vom Flughafen, Navi, Winterreifen oder – falls er seine Mitarbeiter nicht zum Tanken vor der Wagenabgabe verpflichtet – beim Benzin.

Messen statt verhandeln

Für Benjamin Park steht fest: „Die wirklichen Ersparnisse liegen heute nicht mehr im Einkauf, sondern im Messen und Bewerten des Buchungsverhaltens.“ So analysiert der Parexel-Travel-Manager anhand von Reportings und Kennzahlen regelmäßig Faktoren wie die Vorausbuchungsfrist, die Stornierungs- und Umbuchungsrate sowie die Nutzung der Online-Software. Wie entscheidend der Buchungszeitpunkt ist, ergab kürzlich erst wieder eine Studie der Unternehmensberaterin Liane Feisel.

Als Wächter über die Reiserichtlinien oder gar Firmenpolizist versteht sich Park jedenfalls nicht. „Neben Analysen und Kennzahlen spielt die Psychologie eine Rolle“, sagt er. „Nur durch geschickte Kommunikation und Psychologie können wir das Handeln des Top-Managements und der Reisenden nachhaltig beeinflussen.“ Viel stärker als bislang müssten sich Travel Manager als Berater der Reisenden sehen, definiert er die künftige Rolle des Travel Managers. Dazu gehörten auch Themen wie die Reisesicherheit und Mitarbeitermotivation.

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