Geschäftsreisen

Clever Reisekosten senken

Ob bei Flug, Hotel oder internen Prozessen: Viele Firmen sehen die Sparpotenziale im Travel Management als ausgeschöpft an. Dabei gibt es durchaus neue Mittel und Wege, die Kosten weiter zu senken. Sieben ungewöhnliche Ideen und Produkte hat BizTravel unter die Lupe genommen.

1. Entschädigungen bei Flugverspätung und Überbuchung durchsetzen

Idee: Bis zu 600 Euro Entschädigung stehen Passagieren laut EU-Recht (261/2004) zu, wenn der von ihnen gebuchte Flug mit grober grober Verspätung am Zielort ankommt oder sie wegen einer überbuchten Maschine nicht mitkommen können. Die Ansprüche treten in Kraft, wenn die Maschine mindestens drei Stunden zu spät landet und nicht nachzuweisen ist, dass außergewöhnliche Umstände daran schuld sind. Nicht immer sind die Airlines jedoch von sich aus bereit, den Betrag zu zahlen, schon gar nicht unaufgefordert. Spezielle Firmen haben diesen Tatbestand als Einnahmequelle entdeckt: Stellvertretend für die Kunden machen sie die Ansprüche geltend und verlangen von diesem dafür eine Provision. Manche Anbieter wie Refund My Ticket setzen für Firmen sogar ein spezielles Tool ein.Anbieter: Refund My Ticket, Refund Me, Flightrights, Fairplane, Flightcash, Flugrecht, EU Claim und weitere.Sparpotenzial und Aufwand: Die Firma erhält für jeden Flug ihrer Reisenden, der drei Stunden oder mehr verspätet landet, je nach Streckenlänge 250, 400 oder 600 Euro erstattet. Die Anbieter verlangen dafür eine Provision von 15 bis 25 Prozent der Summe. Für Firmen mit einem hohen Flugvolumen sinkt die Provision mitunter auf 15 Prozent. Der Erstattungsanspruch gilt rückwirkend für drei Jahre. Insgesamt dürfte sich der eingenommene Betrag eher in Grenzen halten, falls das Unternehmen nicht eine sehr große Zahl verspäteter Langstreckenflüge aufweist. Allerdings ist der Aufwand vergleichsweise gering: Travel Manager müssen den Anbietern einen Zugang zu den von ihnen gebuchten Tickets ermöglichen.Achtung: Laut EU steht die Entschädigung bei Flugverspätung nicht dem Arbeitgeber, sondern den Reisenden zu, die schließlich länger als drei Stunden im Terminal warten musste. Möchte die Firma das Geld haben, muss sie dies im Arbeitsvertrag oder in einer Firmenvereinbarung ausdrücklich regeln.

2. Von sinkenden Hotel- und Flugpreisen profitieren

Idee: Seit Einführung des sogenannten Yield Managements durch Fluggesellschaften und Hotels verändern sich die Preise für Flüge und Übernachtungen permanent – meist je nachdem, wie sich die Auslastung gestaltet. Somit besteht für Geschäftsreisende die Gefahr, dass in dem Zeitraum zwischen der getätigten Buchung und der tatsächlichen Abreise der Ticket- oder Zimmerpreis sinkt. Bestimmte Anbieter haben diese Tatsache als Verdienstquelle entdeckt: Sie überprüfen die Preisentwicklung gebuchter Leistungen und informieren das Travel Management, wenn es sich lohnt, die Buchung zu stornieren und erneut zu tätigen. Anbieter: u. a. Yapta, TriprebelSparpotenzial und Aufwand: Der Anbieter Triprebel spricht von einem Sparpotenzial von durchschnittlich 16%. Bei einer Buchung über sein Portal werden die individuellen Stornierungsbedingungen des Hotels gespeichert, und der Algorithmus sucht solange nach niedrigeren Preisen, wie eine Stornierung noch möglich ist. Der Kunde erhält den gesamten Preisnachlass zurück; der Anbieter lebt von der Provision, die das Hotel zahlt. Yapta hingegen basiert auf dem GDS Sabre, erlaubt die Buchung über die gewohnten Kanäle und berechnet eine Transaktionsgebühr. Der Aufwand, eine solche Lösung zu implementieren, kann sich für alle lohnen, die traditionell sehr früh buchen. Insgesamt betrachtet ist das System am Ende allerdings eine Milchmädchenrechnung: Nutzen es viele, werden Hotels und Fluggesellschaften ihre Preise anpassen, also erhöhen.Achtung: Augen auf bei den Konditionen: Es muss darauf geachtet werden, dass nicht Äpfel mit Birnen verglichen werden, die den jeweiligen Tickets und Zimmern zugrundeliegenden Konditionen also identisch sind. Die meisten Anbieter beachten dies.

3. Mit Sharing Economy bei Messen und Langzeitreisen sparen

Idee: Die Skepsis im Travel Management gegenüber der sogenannten Sharing Economy ist groß, und kaum ein Unternehmen erlaubt es seinen Mitarbeitern bislang, Angebote wie Airbnb zu nutzen.Vor allem hinsichtlich der Reisesicherheit und des Datenschutzes bestehen Bedenken. Andererseits schätzen viele junge Reisende die Übernachtung in Privathäusern als „authentische“ Alternative, und für Firmen liegen die Preise oft bis zu 30 oder 40% unter denen eines Hotels. Manche Unternehmen wie zum Beispiel Bacardi arbeiten daher gerade an der Lösung der Sicherheitsfragen: Auch wer Sharing Economy nutzt, soll sich einfach lokalisieren und ins Risk-Management einbinden lassen.Anbieter: Weltweit größter Anbieter ist Airbnb. Aber auch 9flats oder Wumdi bieten private Unterkünfte.Sparpotenzial und Aufwand: Ganz besonders zu Messezeiten kann es deutlich preisgünstiger sind, in einer Privatwohnung zu übernachten statt in einem klassischen Hotel. Auch für längere Aufenthalte etwa im Rahmen von Projekten oder bei Umzügen (Relocation) bietet die Sharing Economy den Firmen ein Sparpotenzial. Günstiger wird es zudem, wenn sich ganze Gruppen in einem Haus unterbringen lassen statt für diese mehrere Hotelzimmer buchen zu müssen. Der Aufwand, um Reiserichtlinien anzupassen und die Sicherheitsfragen zu klären, dürfte vergleichsweise groß ein, könnte sich aber langfristig auszahlen.Achtung: Auch technische Fragen wie die Einbindung der Sharing Economy ins bestehende Buchungs- und Abrechnungssystem müssen ebenso geklärt werden wie steuerrechtliche Fragen.

4. Mehrwertsteuer im Ausland zurückfordern

Idee: Wer im Ausland Mehrwertsteuer zahlt – etwa für Hotel, Taxi, Bahn, Mietwagen, Nahverkehr, Restaurant oder eigene Verpflegung –, kann sich dieses Geld mindestens teilweise zurückerstatten lassen. Bislang nutzen nur relativ wenige Unternehmen diese Möglichkeit. Laut Nils Kernchen, Sales Director des Anbieters Taxeo, verzichten sie so auf jährlich 5 Mrd. Euro. Spezielle Dienstleister haben sich auf die Forderung der Rückerstattung fokussiert: Über ihre Kontakte zu den Finanzbehörden der entsprechenden Länder machen sie im Namen ihrer Kunden die Rückzahlung der Mehrwertsteuer geltend. Anbieter: Taxeo, Cash Back und andere (oft übers Reisebüro oder den Online-Software/Reisekostensystem-Partner)Sparpotenzial und Aufwand: Die im Ausland gezahlte Mehrwertsteuer lässt sich bei etlichen Leistungen zurückfordern. Typisch sind: Hotel, Restaurant, eigene Verpflegung, Bahn, Taxi, Mietwagen, Benzin, Messe, Tagungen, Seminare, Honorare oder Telefon. Firmen senden ihre Originalrechnungen an die Anbieter, die diese auf Erstattungsfähigkeit überprüfen. Länderspezifische Anträge werden angefertigt und eingereicht. Manche Anbieter arbeiten auch mit Plastikkarten, die bei jeder Bezahlung vorgezeigt werden und automatisch eine erstattungsfähige Rechnung erzeugen oder diese sogar direkt an den Dienstleister übermitteln. Die Rückerstattung lohnt sich vor allem bei Ländern, die eine hohe Mehrwertsteuer erheben; in der EU bewegen sich die Sätze zwischen 6 und 25%. Der Aufwand hält sich in Grenzen. Die Kosten orientieren sich an den in Anspruch genommenen Modulen sowie an Einreichungsländern und am Rückerstattungsvolumen.Achtung: Durchschnittlich vier Monate dauert es, bis die Mehrwertsteuer zurück aufs Firmenkonto gelangt. Je nach Land betragen die Wartezeiten dabei eine Woche bis ein Jahr.

5. Veranstaltungen elektronisch buchen und bündeln

Idee: Sogenannte MICE-Plattformen liegen im Trend. Nachdem viele Unternehmen ihre (Einzel-)Geschäftsreisen weitgehend konsolidiert haben und das Sparpotenzial als ausgeschöpft ansehen, wollen sie nun bei den Veranstaltungen auf die Sparbremse treten. Ziel ist es, durch den Einsatz einer Online-Software zunächst einen Überblick über die oftmals nicht bekannten MICE-Ausgaben zu gewinnen, die Buchungen zu zentralisieren und zu konsolidieren. Für kleinere Standardtagungen ist in der Branche derzeit eine Echtzeitbuchung in der Diskussion, vergleichbar der Hotelreservierung über Portale wie HRS & Co.Anbieter: Meetago, Mice-Portal, Meetingmasters, Aloom, Smart & More, Meetingdeals und mehr als 90 andere Sparpotenzial und Aufwand: Der Aufwand, den die Implementierung eines echten Strategischen Meeting Management erfordert, ist enorm groß und erfordert eine Menge Geduld. Diese Investition rentiert sich aber in aller Regel: Unternehmen erhalten Transparenz über ihre Veranstaltungsausgaben und können ihren MICE-Einkauf entsprechend strukturieren, also bündeln und steuern. Über die Portale tätigen die Firmen Ausschreibungen, wobei sich die Antworten dank einheitlicher Formate gut vergleichen lassen. Auch Nachverhandlungen mit den Siegern lassen sich teilweise elektronisch vornehmen. Kleine Standardtagungen lassen sich bereits genau wie Einzelhotels direkt durchbuchen – noch ist die Zahl der Hotels, die sich daran beteiligen, allerdings sehr klein.Achtung: Noch sind reine Online-Buchungen von Veranstaltungen mit vielen Haken und Ösen versehen. Auf internationaler Ebene etwa lassen sich damit kaum Tagungen oder Events buchen. Hilfreich kann eine Mischung aus Online- und Offline-Management sein. Die meisten Portalanbieter halten solche Services bereit.

6. Gesamtkosten berechnen statt billig buchen

Idee: „Total Cost of Trip“ (deutsch: Gesamtkosten einer Reise) – so lautet ein Begriff, der seit vielen Jahren durch diverse Travel-Management-Tagungen geistert. Dahinter steckt der Gedanke, dass bei der Planung einer Geschäftsreise nicht nach dem günstigsten Ticket gesucht werden soll, sondern dass alle finanziellen Aspekte eines Trips zusammengezählt werden. Neben dem reinen Flugpreis gehören dazu Taxi- und Nahverkehrskosten, vor allem aber der Zeitaufwand gut bezahlter Mitarbeiter. Müssen diese erst stundenlang zu ihrem eigentlichen Ziel pendeln, überschreiten die dadurch „verschwendeten“ Gehaltskosten schnell das Einsparpotenzial eines vermeintlich billigen Flugtickets. Möglichkeiten: Statt nur nach dem billigsten Ticket zu schauen, werden Transfer- und Arbeitskosten in eine Gesamtkostenrechnung einbezogen. Das kann am Ende zum Beispiel dazu führen, dass Flüge zu kleineren, aber dem Zielort deutlich näheren Flughäfen gebucht werden, selbst wenn diese nur von preislich teureren Regionalgesellschaften bedient werden. Beispiele dafür sind Airports wie Bern, St. Gallen-Altenrhein (Vorarlberg, Ostschweiz), Friedrichshafen, Saarbrücken, Baden-Baden oder – sehr typisch – der London City Airport mit seinen kurzen Wegen ins Finanz- und Wirtschaftsviertel der Stadt.Sparpotenzial und Aufwand: Das Sparpotenzial hängt von der Reisestruktur und den Reisezielen des Unternehmens ab. Der Aufwand ist eher groß und erfordert genaue Regelungen mit den einzelnen Abteilungen und dem Management. Gesamtkostenmäßig kann es sich am Ende sehr lohnen.

7. Leistungspakete schnüren mit NDC

Idee: Jahrelang hat die Branche über NDC gestritten, die New Distribution Capability. Über dieses neue Vertriebssystem wollen die Fluggesellschaften ihre Zusatzleistungen wie Gepäck, Mahlzeiten oder Platzreservierungen einfacher buchbar machen. Schließlich zählen diese Extras inzwischen zu den wichtigsten Einnahmequellen der Airlines neben dem reinen Flugpreis. Anders als zunächst geplant wird NDC jedoch kein eigener Buchungskanal, sondern bedient sich als reiner Datenstandard der klassischen Reservierungsysteme. Zudem ist für Kunden die Teilnahme an NDC freiwillig; sie können stattdessen auch wie gewohnt ausschließlich über die GDS buchen.Anbieter: Bislang testen 25 Fluggesellschaften das NDC-System, allerdings nur Teile davon. Zu den Pionieren gehören Swiss und British Airways. Weitere 25 Fluggesellschaften sollen noch in diesem Jahr folgen. Sparpotenzial und Aufwand: Der Umgang mit den sogenannten Ancillary Fees – also den Zusatzleistungen – stellt Travel Manager derzeit vor Probleme. So rechnen ihre Reisenden Zusätze ab, die eigentlich nicht erlaubt sind, oder haben Schwierigkeiten, sich im Wirrwarr der verschiedenen Flugraten zurecht zu finden. NDC bietet die Möglichkeit, mit den Airlines wieder ein Pauschalpaket an Leistungen auszuhandeln, welches dann als einziges den Mitarbeitern buchbar gemacht wird. Zu Beginn erfordert dies einen gewissen Aufwand; läuft das System aber erst einmal, lassen sich Zeit und Diskussionen sparen.Achtung: Vereinbaren Sie mit den Fluggesellschaften, dass allein das ausgehandelte Paket buchbar gemacht wird – und dies sämtlichen Mitarbeitern in derselben Weise. Die Möglichkeit von NDC, dass Reisenden unterschiedliche Konditionen angeboten werden, sollte in jedem Fall unterbunden werden.

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