Geo-Tracking

Geschäftsreisende besser aufspüren

Thinkstock

Wer seine Reisenden mit GPS ausrüstet, kann sie im Notfall viel genauer aufspüren als nur mit Hilfe der Buchungsdaten. Allerdings müssen beim Geotracking einige Datenschutzregeln beachtet werden.

Heute werden meist die Buchungsdaten herangezogen, um zu sehen, ob sich Mitarbeiter im betroffenen Gebiet aufhalten. Diese Daten sind jedoch auf den Flughafen und das gebuchte Hotel limitiert – und damit inadäquat und unvollständig. Die zunehmende und unaufhaltsame Nutzung alternativer Buchungsmöglichkeiten verschärft diese Situation durch eine lückenhafte Datenerfassung.

Nehmen wird den Terror in Brüssel: Waren meine Mitarbeiter zum Zeitpunkt der Anschläge überhaupt am Flughafen oder in der Nähe der Brüsseler Metro-Station? Waren sie vielleicht auf dem Weg in die Stadt oder in unmittelbarer Nähe der Geschehnisse? Waren sie vielleicht gar nicht in Brüssel, sondern bei einem Termin in Antwerpen? Kann ich ihnen Notfall-Infos senden, auch wenn sie vielleicht noch gar nichts von den Gefahren wissen?

Traveller Tracking und Geo-Tracking

In einer immer aktiven und voll vernetzten Gesellschaft müssen wir innerhalb von Sekunden über Probleme informiert sein, um reagieren zu können und Schaden abzuwenden oder einzudämmen. Eine unzureichende Erfüllung der unternehmerischen Sorgfaltspflicht kann finanzielle, rechtliche, versicherungstechnische und rufschädigende Folgen haben. Weil herkömmliche Datenquellen diesen Ansprüchen nicht mehr gerecht werden, gibt es Alternativen: Traveller Tracking oder Geotracking.

Diese Systeme basieren auf der Ortung von Mobilfunk- oder Satellitendaten der Reisenden. Dabei wird, immer mit vollem Wissen und Einverständnis des Mitarbeiters, eine Software auf dem Handy oder Laptop installiert, welche unter klar definierten Bedingungen die Standortdaten des Mitarbeiters bestimmen und weiterleiten kann.

Dadurch lässt sich nicht nur der tatsächliche Aufenthaltsort des Mitarbeiters erfassen, sondern man kann ihn mit Hilfe der Software auch auf Gefahren in der Umgebung hinweisen, Nothilfe organisieren oder Details vor Ort erfahren, um andere Mitarbeiter zu warnen. Diese Technik würde die Sicherheit und den Schutz von Mitarbeitern revolutionieren – gleichzeitig wirft das Geotracking jedoch datenschutzrechtliche und persönlichkeitsrechtliche Fragen auf.

Schneller Hilfe organisieren

Klar: Geotracking ist eine höchst effektive Methode zur Lokalisierung von Mitarbeitern. Gleichzeitig löst es die Probleme der lückenhaften Datenerfassung durch dezentralisiertes Buchen. Natürlich sind solche Systeme nicht kostenlos, und die Erstellung einer Wirtschaftlichkeitsrechnung hat ihre Tücken. Denn wenn es keine Notfälle gibt, lässt sich der Kosten-Nutzen-Effekt nicht messen. Das Kostenargument zieht hier also nicht. Tritt allerdings ein Notfall ein, können seine Kosten die des Geotrackings bei Weitem übersteigen.

Die Erfassung von Personendaten, unter das Geotracking fällt, regelt jedes Land durch eigene datenschutzrechtliche Gesetze. Bis jetzt hatte diese Methode der Lokalisierung einen schlechten Ruf, da sie oft missbraucht wurde, um Mitarbeiter zu kontrollieren und daraus Rückschlüsse über deren Leistung zu schließen. Etliche Regeln und Urteile verbieten daher das Geotracking. Die positiven Seiten dieser Methode im Reisemanagement sind jedoch zu neu, um bislang gesetzlich definiert zu sein.

Wirrwarr an Gesetzen

Ein genaues Regelwerk, welches Firmen weltweit oder mindestens EU-weit anwenden können, gibt es leider nicht. Daher muss man auf den größten gemeinsamen Nenner zurückgreifen, das heißt, generell ist der Ort des Arbeitsvertrages dafür ausschlaggebend, welche Gesetze die Rechtslage bilden. Aber auch das ist nicht einfach, da es konkurrierende Regeln gibt:

EU: Die neue EU-Datenschutzgrundverordnung wird im Mai 2018 gültig. Aber auch dann darf noch jedes Land eigene strengere Maßnahmen ergreifen. Um noch mehr zu verwirren, sieht die Verordnung vor, dass „für Unternehmen bei grenzüberschreitenden Datenverarbeitungen nur die Aufsichtsbehörde an ihrem Hauptsitz zuständig sind“, doch „gleich- zeitig bleibt dabei gewährleistet, dass sich der von der Datenverarbeitung Betroffene mit Beschwerden an die Datenschutzaufsichtsbehörde an seinem Wohnsitz wenden kann“. Das heißt: Eine deutsche Firma darf die deutsche Datenschutzordnung zur Datenerfassung nutzen. Dagegen darf aber ein Angestellter in Frankreich unter französischen Recht klagen.

Deutschland: Es gibt zwar ein Bundesdatenschutzgesetz, doch hat jedes Bundesland einen eigenen Datenschutzbeauftragten, der strengere Kontrollen verlangen darf als der Bund. Ein Mitarbeiter am Standort Hamburg unterliegt also anderen Datenschutzverordnungen als sein Kollege am Standort München.

EU-assoziierte Länder: Auch Länder wie die Schweiz oder Norwegen haben ihre eigenen Regeln. So ist in der Schweiz das Live-Aufspüren der Mitarbeiter grundsätzlich erlaubt, und unter Umständen können die gesammelten Daten nachträglich zur Zeiterfassung herangezogen werden. Allerdings müssen die Mitarbeiter das Geotracking nach der Arbeitszeit oder in Pausen ausschalten können.

Beispiele aus anderen Ländern: Der au-stralische „Privacy Act“ hat das Prinzip der unternehmerischen Fürsorgepflicht relativ klar definiert, und auch die Problematik von Arbeitszeit contra Freizeit während Geschäftsreisen ist dort zumindest erwähnt.

In der Hongkonger „Data Protection Principle“-Verordnung ist geregelt, dass datenschutzrechtliche Auflagen kurzzeitig aufgehoben werden dürfen, falls es sich um eine lebensbedrohende Situation handelt. Und der japanische „Personal Information Protection Act“ ist erst für Firmen mit mehr als 5.000 Mitarbeitern verpflichtend, ansonsten werden Personendaten durchs Arbeitsrecht geregelt.

Doch so abschreckend all dies scheinen mag: Durch eine Analyse dieser Gesetze und Verordnungen lässt sich eine übergreifende Richtlinie erarbeiten. Wichtig ist dabei:

• Die Firma muss ihren Mitarbeitern erläutern, warum sie Notfall-Apps mit Geotracking verwenden will, die Vorteile für Firma und Mitarbeiter nennen und genau regeln, wer Zugang zu diesen Daten hat, unter welchen Bedingungen sie benutzt werden und wann die Daten wieder gelöscht werden.

• Der Mitarbeiter muss vom Arbeitgeber darauf hingewiesen werden, dass die Teilnahme freiwillig ist und er sein Einverständnis jederzeit widerrufen kann.

• Die eindeutige Einwilligung zur Erhebung von Geodaten muss von jedem Mitarbeiter schriftlich erfolgen und darf nicht lediglich Teil etwa des Arbeitsvertrag oder der Reiserichtlinie sein.

• Es dürfen dem Mitarbeiter keinerlei rechtliche oder personelle Folgen drohen, falls er diese Einwilligung nicht erteilt. Auch dürfen dem Mitarbeiter kein Reiseverbot oder sonstige Restriktionen auferlegt werden.

• Die Benutzung der Software sollte nicht auf Geschäftsführung oder Management beschränkt werden, da alle Reisenden gleichermaßen geschützt werden müssen.

• Eine gute Geotracking-Software sollte die Mitarbeiter jeden Abend informieren, dass die Funktion außerhalb der Arbeitszeit ausgeschaltet werden kann. Gleichzeitig darf man darauf hinweisen, dass ein Tracking während der gesamten Reise zu empfehlen ist.

• Sollte der Mitarbeiter die Software nach der Arbeit deaktivieren, sollte ihn das System am nächsten Tag daran erinnern, die App während der Arbeit besser wieder einzuschalten.

• Alle erhobenen Daten sollten innerhalb eines bestimmten Zeitraums (etwa 48 Stunden) nach Rückkehr des Mitarbeiters automatisch und unwiderruflich gelöscht werden.

Privatsphären-Modus hilft

Falls ein permanentes Tracking der Geodaten keine praktikable Option ist, kann dieses auch nur im Notfall eingeschaltet werden, ohne die anderen Funktionen einer Notfall-App zu beeinträchtigen. Eine sehr gute Lösung dafür ist die Funktion eines sogenannten Privacy- oder Privatsphären-Modus. Diese Funktion wurde kürzlich von der Firma Vismo für deren Produkt entwickelt und erlaubt alle Vorteile einer Notfall-App, ohne dass in diesem Modus auch Geodaten versendet werden.

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