Firmenkreditkarten

Warum sich die Einführung lohnt

Die Einführung von Kreditkarten für Firmen macht aufwendige Barvorschüsse überflüssig.
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Die Einführung von Kreditkarten für Firmen macht aufwendige Barvorschüsse überflüssig.

Weil Barvorschüsse aufwendig und teuer sind, ist die Nachfrage nach Corporate Cards nach wie vor groß.

Das DFKI steht damit längst nicht mehr allein: Der Trend im deutschen Travel Management geht zur zentralen Bezahllösung. Bestärkt wird dieser durch die neue EU-Firmenkreditkartenverordnung, durch welche die sogenannten Walking Cards – die individuellen Kreditkarten für die Mitarbeiter – entweder nur noch mit Firmenhaftung oder zu höheren Preisen als bislang zu bekommen sind. Zumindest gilt dies für Vier-Parteien-Systeme wie die Lufthansa-Tochter Airplus. Sein Konkurrent American Express hingehen, ein Drei-Parteien-System, ist von der neuen EU-Regelung nicht betroffen: Amex-Kunden können ihre Walking Cards genau so wie bislang und ohne zusätzliche Gebühren benutzen.

Transparente Reisekosten

Unabhängig davon gilt: „Der Trend zur professionellen Bezahllösung im Business Travel ist ungebrochen“, formuliert es Airplus-Chef Patrick W. Diemer. Nach wie vor zahlen etliche Mittelständler in Deutschland ihre Reiseleistungen noch in bar. Dabei ist das Vorschuss- und manuelle Belegwesen nicht nur lästig und aufwendig, sondern auch teuer: „Pro Abrechnung fallen 25 bis 30 Euro Aufwandskosten an“, schätzt die Beraterin Andrea Zimmermann (btm4u).

Der Vorteil eines Kartensystems liegt außer in vereinfachten Prozessen auch in einer Übersicht über die Reiseausgaben: Alle Ausgaben, die mit dem Plastikgeld getätigt werden, fassen die Anbieter in Reports zusammen. „Wir können jetzt Statistiken erzeugen“, sagt denn auch Carla Teschner, Travel Managerin der Unternehmensberatung Anxo: „Wer reist wohin? Wie hängen die Kosten mit der Auftragslage zusammen? Wann habe ich die größten Reisekosten? Das Ergebnis ist wichtig für den Cash Flow.“ Und weil alle finanz- und steuerrechtlichen Details auf der Buchung erscheinen, ist Belegführung überflüssig.

Reporting durch Reisestellenkarte

Zwar buchen auch heute schon viele Firmen alle Airline- und Zugtickets zentral über eine Kreditkarte. Dabei handelt es sich aber oft um ganz normales Plastikgeld, wie es auch Privatmenschen in ihren Brieftaschen haben. Reporting ist damit nicht möglich.

Herzstück eines echten Firmenkreditkartensystems ist die – nicht wirklich existierende – Reisestellenkarte. Sie wird im Travel Management oder beim Reisebüropartner hinterlegt. Über sie werden alle zentralen Buchungen vorgenommen, also mindestens Flug, Bahn und Mietwagen und, wie anfangs erwähnt, auch zunehmend Hotels. Ihre Pluspunkte: Sie belastet sofort das Firmenkonto, die Ausgaben lassen sich kostenstellengerecht zuordnen, und ein Reporting gewährleistet Transparenz und ermöglicht Auswertungen. Darüber hinaus stellen die Anbieter von Reisestellenkarten vorsteuerabzugsfähige Rechnungen aus. Enorm im Aufschwung sind dabei die sogenannten virtuellen Karten. Diese „Karten“ (bei Airplus als Aida und bei American Express als V-Payment bezeichnet) erzeugen eine Kartennummer zur einmaligen Nutzung, lassen sich mit einem beliebigen Betrag füllen und sind reisenden- oder kostenstellengerecht zuzuordnen. Abgerechnet wird über die Reisestellenkarte. Genutzt werden „die Virtuellen“ vor allem für Hotelbuchungen, die sich damit reservieren, zentral bezahlen und abwickeln lassen, sowie für Veranstaltungen aller Art (alle Ausgaben auf eine Nummer). Das erleichtert am Ende auch die Analyse und die Kontrolle der Reiserichtlinien.

Corporate Cards für alle

Die klassische und nach wie vor auch sinnvollste Ergänzung einer Reisestellenkarte sind allerdings die Walking oder Corporate Cards, meist einfach als Firmenkreditkarten bezeichnet. Jeder Mitarbeiter, der dienstlich unterwegs ist, erhält eine solche auf seinen Namen ausgestellte Karte. Abgerechnet wird meist zunächst übers Privatkonto des Reisenden, wobei die EU für Vier-Parteien-Systeme inzwischen Firmenhaftung fordert. Ihre mit der Karte getätigten Reiseausgaben machen die Beschäftigten dann über die Reisekostenabrechnung geltend. Dank verlängerter Zahlungsziele von zwei bis vier Wochen müssen sie in der Regel nicht in Vorleistung treten. Mit der Corporate Card bezahlen Mitarbeiter alle Leistungen während der Dienstreise, also zum Beispiel Hotel, Taxi und Bewirtungen.

Wichtig: Wer in seinem Unternehmen Firmenkreditkarten einführen will, sollte dies im Rahmen eines klassischen Projekts vornehmen und dabei auch die Grundregeln des Change Managements beachten. Ganz wesentliche Aspekte: Alle betroffenen Abteilungen sind einzubinden, die Mitarbeiter frühzeitig zu informieren, die Entscheidung klar zu begründen und Zeitpläne aufzustellen.

Die Folgen der neuen EU-Kreditkartenregelung

Die Verwirrung nach der EU-Neuregelung beim Interbankenentgelt hat sich inzwischen etwas gelegt. Um den neuen Anforderungen aus Brüssel gerecht zu werden, bietet Airplus neben der traditionellen Firmenkreditkarte, die übers Privatkonto abgerechnet wird und nun Travel Expense Card heißt, Karten an, für deren Ausgaben die Firma haftet. Diese sind weiterhin gebührenfrei. Anders die Travel Expense Cards: Bei ihnen kostet jeder Einkauf ein Entgelt von bis zu 1,2 Prozent des Umsatzes, hinzu kommt eine erhöhte Auslandsgebühr von 1,95 statt 1,5 Prozent. Wesentlich einfacher haben es die Kunden von American Express. Da für dieses Kartensystem die neuen EU-Vorschriften nicht greifen, bleibt bei ihnen alles beim Alten: Trotz Privathaftung sind die Karten gebührenfrei. In der Planung hat Brüssel derzeit eine Regelung, derzufolge Leistungsanbieter für Privatkarten keine Buchungszuschläge mehr erheben dürfen. Diese gelten dann nur noch für klassische Firmenkarten, mit und ohne Firmenhaftung.

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