Firmenkreditkarten

Für wen sie sich wirklich lohnen

Firmenkreditkarten sind durchaus auch für kleinere Unternehmen sinnig. Bei den Corporate Cards gibt es aber durchaus Unterschiede.
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Firmenkreditkarten sind durchaus auch für kleinere Unternehmen sinnig. Bei den Corporate Cards gibt es aber durchaus Unterschiede.

Jeder zweite Mittelständler in Deutschland zahlt noch bar. Dabei rentieren sich Corporate Cards oft schon für kleinere Betriebe. Doch Karte ist nicht gleich Karte.

Vor allem lassen sie sich als Controlling-Instrument nutzen: Alle Ausgaben, die via Karte getätigt werden, fassen die Anbieter in Reports zusammen (Management-Informationssysteme). „Wir können jetzt Statistiken erzeugen“, sagt auch Carla Teschner, Travel Managerin der Unternehmensberatung Anxo: „Wer reist wohin? Wie hängen die Kosten mit der Auftragslage zusammen? Wann habe ich die größten Reisekosten? Das Ergebnis ist wichtig für den Cash Flow.“

Gefragt: Virtuelle Karten

Und weil alle finanz- und steuerrechtlichen Details auf der Buchung erscheinen, ist Belegführung überflüssig. Die Kartenanbieter entwerfen immer neue Produkte und Zusatzleistungen, um das Plastikgeld populär zu machen. So erscheinen – um Betrug zu vermeiden – alle Ausgaben sofort als SMS auf dem Handy. Enorm im Aufschwung ist die virtuelle Bezahlung: Für ihre Reisenden können Travel Manager eine Nummer zur einmaligen Nutzung erzeugen und – wenn gewünscht – mit einem beliebigen Betrag füllen. Die Reisenden bezahlen mit dieser Nummer, abgerechnet wird direkt über die Reisestellenkarte. Die Zahlungen lassen sich kostenstellengerecht zuordnen und gelten überdies als sehr sicher, eben weil sich jede Nummer nur einmal verwenden lässt. Als Vorreiter der virtuellen Zahlung gilt Airplus mit AIDA. Die Gebühren für Corporate Cards insgesamt sind gering und richten sich in aller Regel nach dem über das Plastikgeld abgewickelten Volumen. Ist dieses sehr hoch, lässt sich möglicherweise sogar eine Beteiligung der Firma am Disagio vereinbaren. Mit Spannung blicken die Kartenanbieter derzeit allerdings nach Brüssel: Die EU streitet darüber, ob sie auch für Firmenkarten – wie für private Karten bereits beschlossen – niedrigere Händlergebühren vorschreibt. Das würde die wichtigste Einnahmequellen der Kreditkartenanbieter drastisch verkleinern. Folge wären erhöhte Kartengebühren. Wer in seinem Unternehmen Kreditkarten einführen will, sollte dies im Rahmen eines klassischen Projekts vornehmen und die Grundregeln des Change Management beachten. Ganz wichtige Aspekte: Alle betroffenen Abteilungen sind einzubinden, die Mitarbeiter frühzeitig zu informieren, die Entscheidung klar zu begründen und Zeitpläne aufzustellen.

Problem: Negative Bonität

Da manch ein Kollege negative Bonität haben könnte, ist zudem besonderes Fingerspitzengefühl gefragt. Wer partout keine Karte haben will, den sollte man nicht dazu zwingen. Alternativ gibt es allerdings Lösungen auch für solche Fälle – entweder per Zwischenkonto oder Firmenhaftung. Für Datenschutzaspekte schließlich ist eine Betriebsvereinbarung nötig – oder eine individuelle Einwilligung der Betroffenen. Grundsätzlich sind Corporate Cards jedoch nicht mitbestimmungspflichtig, sofern sie nur beruflich genutzt werden und sie Zusatzkarten zu einem bestehenden Vertrag des Arbeitgebers darstellen.Lesen Sie auf der folgenden Seite, welche Kartentypen es gibt.

Übersicht über die Kartentypen

Corporate Card (Walking Card, Firmenkreditkarte)

Jeder Mitarbeiter erhält eine auf seinen Namen ausgestellte Karte. Abgerechnet wird meist zunächst übers Privatkonto des Reisenden, der seine Ausgaben dann über die Reisekostenabrechnung geltend macht. Dank eines verlängerten Zahlungsziels von zwei bis vier Wochen muss er nicht in Vorleistung treten. Mit der Corporate Card bezahlen Mitarbeiter Leistungen während der Dienstreise, etwa Hotel und Bewirtungen. Über alle Ausgaben erstellt der Anbieter auswertbare Reports (via Internet). Für Beschäftigte, die wegen mangelnder Bonität keine Karte bekommen, lassen sich Zwischenkonten einrichten. Alternativ kann der Arbeitgeber die Haftung übernehmen.

Reisestellenkarten

Diese (nicht wirklich existierende) Karte ist beim Travel Management oder im Geschäftsreisebüro hinterlegt. Über sie werden Flüge, Bahn und Mietwagen bezahlt. Belastet wird zwar sofort das Firmenkonto, allerdings lassen sich die Ausgaben kostenstellengerecht zuordnen. Ein Reporting gewährleistet Transparenz und ermöglicht Auswertungen. Viele Anbieter stellen vorsteuerabzugsfähige Rechnungen aus.

Virtuelle Karten

Diese „Karten“ (bei Airplus als AIDA und bei American Express als V-Payment bezeichnet) erzeugen eine virtuelle Kartennummer zur einmaligen Nutzung und sind reisenden- oder kostenstellengerecht zuzuordnen. Genutzt werden sie vor allem für Hotelbuchungen, die sich damit zentral bezahlen und abwickeln lassen, sowie für Veranstaltungen (alle Ausgaben auf eine Nummer). Das erleichtert auch Analyse und Kontrolle der Reiserichtlinien.

Debit Card

Anders als bei einer Kreditkarte zieht die Debit Card die mit ihr bezahlten Beträge sofort vom Konto ein, es handelt sich also um ein Lastschriftverfahren. Diese Karte, bei der es sich immer um eine Reisestellenkarte handelt, wurde von manchen Unternehmen als Reaktion auf die Einführung einer Kreditkartengebühr durch die Airlines angeschafft. Beim Debit-Card-Einsatz entfällt die Gebühr. Nachteil: Wer ein Zahlungsziel wünscht, muss sich dieses mit zwölf Cent pro Tag erkaufen.

Im Trend: Bezahlen mit dem Smartphone

Das Handy als Geldbörse: Telekom-Kunden können seit Neuestem per Handy an 35.000 Standorten in Deutschland bezahlen. Unter dem Namen „My Wallet“ hatten zuvor 200 Telekom-Mitarbeiter das Projekt getestet – mit der Airplus-Firmenkreditkarte. „Das mobile Payment wird von den Geschäftsreisenden sehr gut angenommen“, bilanziert Airplus-Chef Patrick Diemer die Pilotphase.Für Firmenkunden liegt der Reiz dieser Lösung aber weniger im kontaktlosen Bezahlen an sich. Einen Durchbruch erwarten Branchenexperten erst dann, wenn es gelingt, die per Smartphone getätigten Bezahlungen automatisch in den Travel-Management-Prozess zu integrieren. Das heißt, der (virtuelle) Kassenbon würde dann direkt in die Reisekostenabrechnung einfließen. Zudem könnte das Handy schon an der Verkaufsstelle anzeigen, ob die Transaktion überhaupt den Reiserichtlinien entspricht. Beides ist derzeit noch nicht möglich. Unter Bezahldiensten tobt zudem noch ein Streit um die „richtige“ Technik. Airplus, Mastercard, Telekom und die Deutsche Bahn („Touch & Travel“) setzen auf den Funkstandard Near Field Communication (NFC), während andere Anbieter Techniken wie QR-Codes, PIN oder Bluetooth bevorzugen.

Anbieter von Firmenkreditkarten (Auswahl)

Airplus ist mit einem Marktanteil von 70 Prozent führend in Deutschland. Die Lufthansa-Tochter bietet Reisestellenkarte (auch als „Compact“ für Mittelständler), Debit Card, Corporate Card, Meeting Card und virtuelle Karte (AIDA) sowie das Auswertungstool Information-Manager. Die Jahresgebühr wird individuell verhandelt. Für 29 Euro gibt es eine Auslandskrankenkasse. American Express hat sowohl die Reisestellen- (BTA) als auch die Corporate und Meeting Card im Angebot. Auswertungen über das Tool @ Work oder als CSV-/ASCII-Format. Auslandskrankenkasse inklusive, Mietwagenvollkasko ab der Corporate Card Gold. Standard-Reisestellenkarte frei; Corporate Card ab 60 Euro Jahresgebühr.Degussa: Die Frankfurter Bank bietet Reisestellenkarte, Corporate Card, virtuelle Karte und die Auswertungssysteme Smart Tools. Mindestumsatz Reisestellenkarte 50.000 Euro, Gebühr für Corporate Card je nach Umsatz 0 bis 35 Euro. Zur Gold-Card (plus 10 Euro) gehört eine Auslandskrankenkasse.Diners Club: Im Angebot sind Reisestellenkarte und Corporate Card, die eine Auslandskasse inkludiert. Auswertungstools T & E Analyzer (für Mittelständler) und Global Vision für größere Unternehmen. Zutritt zu weltweit 450 Lounges bei einem Umsatz ab 3600 Euro im Jahr. Gebühr Reisestellenkarte 50 Euro, bei der Corporate Card gibt es Staffelpreise.

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