Eventplanung

Tipps für die richtige MICE-Richtlinie

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Wer sein Meeting Management strategisch betreiben will, muss Richtlinien formulieren: Wie sind Veranstaltungen zu planen und zu buchen? Und wer verfügt über welche Kompetenzen?

Veranstaltungsrichtlinie klärt Kompetenzen

Das Problem: Obwohl die Branche seit vielen Jahren über eine Optimierung der Veranstaltungsplanung diskutiert, scheitert das dazu nötige Strategische Meeting Management oft an Kompetenzstreitigkeiten. Events werden dezentral von den Fachabteilungen gebucht – eine Aufgabe, die die Verantwortlichen sich nicht von einer zentralen Stelle wegnehmen lassen wollen. Das Wissen der Entscheider ist allerdings sehr unterschiedlich, und interne Abstimmungen gibt es nicht. Dabei sind derartige „Erbhof“-Streitereien durchaus vermeidbar.

Drei Schritte zur Veranstaltungsrichtlinie

1. Holen Sie sich von der Geschäftsführung ein Mandat! Verdeutlichen Sie dazu das enorme Sparpotenzial. 2. Setzen Sie sich mit einkauf, Buchhaltung, IT, buchenden Sekretärinnen an einen Tisch, um Kompetenzen festzulegen. Sondieren Sie den Markt der Tagungshotelportale, formulieren Sie Rahmenbedingungen (Storno, Deposit), definieren Sie Tagungspauschalen. 3. Analysieren Sie Ihre MICE-Ausgaben. Das ist aufwendig, liefert Ihnen aber Infos über das, was eine Richtlinie beinhalten sollte.

Wer in seiner Firma eine Veranstaltungsrichtlinie wirksam verankern will, braucht die Zustimmung der Geschäftsführung und muss sich mit allen beteiligten Abteilungen – Bucher, Einkauf, IT, Buchhaltung – an einen Tisch setzen. Die Richtlinie sollte genau klären, wie ein Event gebucht wird. Perfekt wäre der Einsatz einer Online-Plattform, wie sie diverse Dienstleister anbieten. Bis zu einer bestimmten Kostenhöhe, etwa 3000 Euro, darf die Fachabteilung selbst über dieses Tool buchen. Ist das Event teurer – Bleile schlägt den Betrag von 10.000 Euro vor – müssen bestehende Rahmenverträge genutzt werden. Und für alle Veranstaltungen, die noch mehr kosten, muss die Fachabteilung den Einkauf oder das Travel Management einbinden. Das geschieht, indem der interne Besteller zunächst in dem Portal alle wichtigen Daten zu der geplanten Veranstaltung eingibt – benötigte Ausstattung, Ort, Zeitpunkt, Teilnehmerzahl. Der Einkauf holt, ebenfalls über die Plattform, Angebote ein, vergleicht diese und verhandelt gegebenenfalls nach – oder lässt dies durch den Dienstleister erledigen. Der große Vorteil dieser Lösung: Indem alle Bucher und Anfrager ein einheitliches elektronisches Portal nutzen, entsteht Transparenz über alle Ausgaben. Reportings, also Statistiken, lassen sich jederzeit erstellen. Sie geben Auskunft über die MICE-Gesamtausgaben der Firma, zeigen aber auch, in welche Hotels welche Summen investiert werden. Vielleicht lassen sich weitere Meetings auf bestimmte Häuser steuern, in denen eh schon ein hohes Volumen anfällt und mit denen es sich daher über Einkaufsvorteile reden lässt?

Neben Angaben zu den Verantwortlichkeiten und zum Buchungsweg sollte eine Veranstaltungsrichtlinie auch die Rahmenbedingungen benennen, zu denen das Unternehmen Meetingräume bucht, insbesondere, was Storno und Deposit betrifft. Auch sollten einheitliche Tagungspauschalen formuliert werden. „Machen Sie den Sekretariaten klar, dass niemand ihnen damit Arbeit wegnehmen, sondern lediglich erleichtern will“, rät Bleile.

Beliebte Tagungshotels nicht streichen

Auch Tagungshotels, die bei den Mitarbeitern beliebt sind, sollten beibehalten werden. Es gilt jedoch, mit ihnen über die neuen Prinzipien der Buchung – elektronische Lösung, feste Rahmenbedingungen und Standardpauschalen – zu sprechen. In aller Regel ist das kein Problem, da inzwischen die weitaus meisten Häuser sowieso bei den Portalen gelistet sind und selbst schon über feste Pauschalen verfügen. Und wer über Richtlinien im Travel Management verfügt, sollte diese zum Bestandteil der Veranstaltungsrichtlinien machen.

Das hat den doppelten Vorteil, dass für die Anreise zu Events nicht nur die dort vorgeschriebenen Buchungswege einzuhalten sind, sondern dass Buchungen von Flügen und Hotels auf die Adresse der Firma und nicht einer beauftragten Eventagentur laufen. So lassen sich vereinbarte Sonderkonditionen nutzen, und es fließen keine versteckten Provisionen an die Dienstleister. Schließlich sollte eine Richtlinie auch den Bezahlweg definieren. Für Travel-Berater Rüdiger Mahnicke (Steinberg & Partner) spielt hier die zentrale Abrechnung über eine Meeting-Karte eine große Rolle. „Es verschlankt die Prozesse, wenn nicht mehr jede Rechnung einzeln geprüft und abgerechnet werden muss“, so Rüdiger Mahnicke.

Strategisches Meeting Management

Problem: Die Höhe der MICE-Ausgaben ist in vielen Firmen unbekannt. Nach wie vor buchen die Abteilungen dezentral und ohne gemeinsame Richtlinienbasis. Die Kosten werden auf unterschiedlichsten Konten verbucht, und weil es dadurch keine Transparenz gibt, wird auch kein Volumen gebündelt. Damit wiederum entfallen Einkaufsvorteile. Zudem stehen einer einheitlichen Regelung oft persönliche Gründe entgegen: Das Organisieren von Events gehört zu den Lieblingsaufgaben der Verantwortlichen. Lösung: Ein Strategisches Meeting Management (SMM) schafft Transparenz, gibt Rahmenbedingungen vor und führt zu Einsparungen, ohne dass bisherige Kompetenzen radikal beschnitten werden. Bestandteile eines SMM sind: Veranstaltungsrichtlinien, Buchungssoftware, Vorstandsmandat, Nutzung einer Meeting-Card. Vorteile: Sie ergeben sich auf vielen Feldern: 1. Firmeneinheitliche Rahmenbedingungen zu Storno und Deposit wirken Unsicherheit, Chaos und Mehrkosten entgegen.2. Veranstaltungen werden über eine zentrale Software gebucht – dies aber nach wie vor dezentral in den Abteilungen.3. Durch die zentrale Buchung entsteht eine umfassende Datenbank der MICE-Ausgaben. Transparenz ist also hergestellt.4. Durch Steuerung auf bestimmte Partner lässt sich Volumen bündeln: Zahlen, die als Basis für Einkaufsgespräche dienen.5. Prozesskosten sinken, weil durch die Software Daten nicht mehrfach erfasst werden müssen. Wer eine Meeting-Kreditkarte nutzt, kommt sogar auf eine weitere Zeitersparnis bei der Abrechnung der MICE-Kosten.

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