Eventplanung

Alles über Meeting Cards

Noch ist sie eine recht neue Erscheinung im Business Travel: die Meeting Card. Mit ihr lassen sich sämtliche Ausgaben für Tagungen und Events zentral und elektronisch begleichen: Auf diese Weise vereinfachen Meeting Cards die Buchhaltung erheblich. Doch lohnen sie sich wirklich für alle Unternehmen? Und was kosten sie?

Warum ist eine Meeting Card so praktisch? Weil sie es ermöglicht, alle Ausgaben für Events und Tagungen über eine einzige Karte abzurechnen. Das entlastet die Buchhaltung, vereinfacht die Prozesse und schafft einen Überblick über sämtliche MICE-Ausgaben.Einen Nachteil allerdings hat die Karte: Nicht alles lässt sich über sie bezahlen. Einige Anbieter sind bisher nicht bereit, sie zu akzeptieren. Vor allem die Disagio-Kosten stehen in der Kritik. Und die Notlösung – einen Mittler zwischenschalten – mag nicht jedes Unternehmen.

Ergänzung zur Firmenkreditkarte

Für wen lohnt sich die Karte? Thomas Ansorge, Berater und Chef des VDR-Fachausschusses Hotel, stellt fest: „Meeting Cards lohnen sich für jedes Unternehmen, das ein nennenswertes Veranstaltungsvolumen abwickelt.“ Nennenswert heißt: entweder mehr als zehn Veranstaltungen pro Jahr oder höhere Ausgaben als 50.000 Euro, sagt Andrea Zimmermann.

„Die Kreditkarte ist fast immer eine gute Möglichkeit, um den Zahlungsweg zu vereinfachen“, so die Beraterin – so wie auch die Firmenkreditkarte Transparenz bei den Kosten für die Geschäftsreisen schafft. Und: „Meeting Cards rentieren sich auch für solche Unternehmen, die sich für eine strukturierte Abwicklung des Meeting-Geschäfts entschieden haben“, fügt Felix Vezjak, Leiter Mice bei CWT, hinzu.

Virtuelle Karte für die Eventplanung

Echte Kreditkarten sind bei Events untypisch. Der Normalfall sind virtuelle Karten. In Deutschland treten zwei Anbieter hervor: Airplus und Amex. Ihre Angebote heißen Meeting Solution (Airplus) und MICE Solution (American Express).

Welche Karte passt zu mir?

Bislang unterschieden sich die Produkte kaum. „Man muss sich Datenqualität und Kosten ansehen und überlegen, wo man sie einsetzen will“, rät Beraterin Andrea Zimmermann (btm4u). „Firmen, die jetzt einsteigen, haben noch die besten Verhandlungsmöglichkeiten und können die Produkte maßgeblich mitgestalten.“

Diese Meeting Cards gibt es

Meeting Solution: Airplus bietet zwei Modelle: die „Meeting Solution direct“ für Selbstbucher und die „Meeting Solution classic“ für Firmen, die über einen Mittler gehen. Für Selbstbuchungen akzeptieren 270 Tagungshotels die Karte (Liste: www.airplus.de). Zudem kooperiert Airplus mit 15 Mittlern, von Reisebüroketten über Hotel.de, ehotel und CRC bis zu Meeting-Anbietern wie Buchungsservice24, Meetingmasters oder Hotel & Eventbs.
MICE Solution: Wer die Lösung von American Express verwendet, schaltet eine Hotelbuchungsplattform oder Eventagentur als Mittler dazwischen. Diese rechnen mit dem Hotel ab und geben die Daten an American Express weiter, das mit seinen Firmenkunden wiederum monatlich abrechnet. Mögliche Mittler sind unter anderem Meetingmasters, Buchungsservice24, KFP, Smart and More und American Express Groups und Events. Ohne Mittler – aber auch ohne Vorsteuerabzug – funktioniert hingegen die Corporate Meeting Card (plus).

Was kostet die Meeting Card?

Für Firmenkunden von Airplus oder Amex ist die Meeting Card jeweils kostenlos. Und wer bereits beispielsweise über eine Firmenkreditkarte von Airplus für die Reisestelle verfügt, der zahlt auch für die Reportings (Information Manager) keine weitere Gebühr.

Was bringt sie überhaupt?

Wichtigster Vorteil von Meeting Cards ist der einheitliche Zahlungsweg für alle Ausgaben in der Eventplanung. Die Abrechnung Dutzender Einzelposten wird überflüssig. „Und ich muss nicht mehr jeden Lieferanten als Kreditor anlegen, wie den Blumenladen, der mir die Tischdeko macht und den ich nur einmal in fünf Jahren brauche“, nennt Andrea Zimmermann einen weiteren Vorteil, der das Reisemanagement entlastet.

Und die Nachteile?

Nicht alle Leistungsanbieter erkennen Meeting Cards an. Grund: Je nach Karte und Volumen müssen sie 0,25 bis 3 % Disagio ans Kartenunternehmen zahlen – bei geringen Gewinnmargen ist das eine Menge Geld.

Lässt sich das umgehen?

Unternehmen, die dennoch per Meeting Card bezahlen wollen, müssen eine Zwischenstation einschalten – ein Reisebüro, eine Hotelbuchungsplattform oder eine Eventagentur. „Das Hotel schickt seine Rechnung an den Mittler, dieser prüft sie und belastet mittels Karte das Unternehmen“, erklärt Ansorge. Zwar kostet ein solcher Weg Geld, doch: „So wird eine nahezu flächendeckende Akzeptanz erreicht.“

Wie schafft die Meeting Card Transparenz?

Weil jede Fachabteilung ihre Veranstaltungen selbst bucht, fehlt in vielen Firmen der Überblick über die Gesamtausgaben. Mit Hilfe der Meeting Card hingegen lässt sich aufschlüsseln, wie viele Events die Firma wo, wie lange und mit wie vielen Teilnehmern veranstaltet. „Ausgaben lassen sich einem bestimmten Event zuweisen und entsprechend auswerten“, sagt Felix Vezjak. Sie können also nach Anbietern aufgeschlüsselt und für spätere Gesamt-Reportings genutzt werden. Und: Wer Meeting Cards einsetzt, braucht kein Deposit zu leisten.

Wozu brauche ich die Zahlen?

„Es kann zum Beispiel wichtig sein, interne Kostenvergleiche zwischen verschiedenen Abteilungen, aber gleichartigen Veranstaltungen zu ziehen“, nennt Ansorge ein Beispiel. Und: Bucht eine Abteilung immer wieder das Hotel „Zur Sonne“, obwohl das Hotel „Stern“ bei gleichen Rahmenbedingungen günstiger ist? „Dann kann man der Abteilung sagen: Ihr wechselt jetzt das Stammhotel“, so Zimmermann.

Aber kenne ich die Zahlen nicht eh?

Oft bergen die Erkenntnisse, die Gesamt-Reportings bringen, so manche Überraschung: „Ein Unternehmen, das ab einem gewissen Zeitpunkt alles über die Karte abrechnen ließ, sah dadurch, dass das Volumen an Veranstaltungen in etwa das Dreifache des vorher Geschätzten betrug“, berichtet Andrea Zimmermann.

Wie tief gehen diese Daten?

Noch bietet das Reporting nicht die Intensität, wie sie die statistischen Auswertungen von (normalen) Firmenkreditkarten aufweisen. „Das liegt an der kurzen Zeit, in der es diese Karten erst gibt“, sagt CWT-Manager Vezjak. Airplus bietet „Detailinformationen zu jeder Veranstaltung inklusive Aufschlüsselung nach Warengruppen“ und die Integration von Kostenstelle oder Projektnummer. American Express liefert neben den Transaktionsdaten bis zu vier Referenzfelder. Beide Anbieter bieten eine vorsteuerabzugsfähige Sammelrechnung.

Wie führe ich die Meeting Card ein?

„Wichtig ist ein klar strukturierter Plan“, sagt Felix Vezjak: „Alle Nutzer müssen beteiligt sein, die Vorteile für das Unternehmen müssen formuliert und den Abteilungen dargestellt werden.“ Und: „Jemand muss die Rechnungen prüfen“, sagt Andrea Zimmermann. „Das muss Thema in der Projektarbeit sein.“ Denn zu den größten Problemen in der Eventplanung gehören falsche Rechnungen. „Und oft ist die Frage ungelöst, wer vor Ort Belege abzeichnen darf und wer die Rechnung am Ende freigibt.“

Und wenn falsch abgebucht wird?

Die Furcht vor unberechtigten Abbuchungen lässt sich vermeiden – mit der Regelung, dass der Anbieter zunächst eine sogenannte Kostenübersicht schicken muss und erst nach der Freigabe belasten darf. Oder das Hotel erhält zunächst nur eine Vorauszahlung von zum Beispiel 75 Prozent. Der Rest wird erst dann gezahlt, wenn die Rechnung geprüft und genehmigt ist.“

Wie entkräfte ich Kritik?

Natürlich kann die Karte nur dann erfolgreich sein, wenn man sie so oft wie möglich einsetzt – am besten immer. Dabei gilt es, Widerstände aus dem Weg zu räumen: „Viele sind skeptisch, ob ihnen die Karte was bringt“, hat Andrea Zimmermann erfahren. „Aber dadurch, dass man die Daten erhält, verbessert sich die Basis für Verhandlungen mit Leistungsanbietern. Und das senkt letztlich die Kosten.“

Was ist von Kickbacks zu halten?

Nutzt das Unternehmen auch bei den Geschäftsreisen Kreditkarten, lässt sich durch eine Meeting Card der Gesamtumsatz erhöhen. „Dies kann zu höheren Kickback-Zahlungen durch die Kreditkartenanbieter führen“, nennt Felix Vezjak einen Nebeneffekt. Doch Vorsicht: Umgekehrt sollte man seinen Kartenanbieter nicht nach der Höhe der sogenannten Kickbacks – also Rückzahlungen – auswählen. Qualität und Einsatzmöglichkeiten der Karten sind sehr viel effektivere Kriterien.

Was will ich erreichen?

Interview mit Stefanie Lemmermann von „smart and more“Empfehlen Sie Ihren Kunden die Meeting Card?
Je nach Art und Umfang des Veranstaltungsvolumens kann eine MICE-Kreditkarte interessant sein. Sie passt zu solchen Firmen, die einen einheitlichen Abrechnungsprozess etablieren und Übersicht über ihre MICE-Ausgaben erlangen wollen. Eine Umstellung muss allerdings sehr gut vorbereitet sein.

Wie sollte dies aussehen?
Ein Unternehmen muss etwa folgende Fragen beantworten können: Was will ich mit der Karte genau erreichen? Wie sehen meine derzeitigen Abrechnungsprozesse aus? Wie groß ist meine Vielfalt an Lieferanten? Und welche Fachabteilungen beziehe ich ein? So lassen sich Kosten und Nutzen darstellen.

Woran liegt es eigentlich, dass MICE und Meeting-Karte zunehmend in den Fokus der Unternehmen geraten?
Vor allem in großen und Dax-Unternehmen steuert zunehmend der Einkauf die Lieferantenauswahl – auch im MICE-Segment. Wer aber hohe Beträge für Veranstaltungen ausgibt, dem hilft eine Meeting Card zu sparen, auch durch verlängerte Zahlungsziele.

Gibt es denn auch einen Trend, den MICE- mit dem Geschäftsreise-Einkauf zusammenzulegen?
Nein, diese beiden Segmente sind nur schwer zu kombinieren. Eine gemeinsame Auswertung ist mir jedenfalls nicht bekannt. Wohl aber ließe sich der MICE-Einkauf an sich bündeln und beispielsweise dank der über die Kreditkarte eingereichten Belege auswerten. Verstärkt wünschen sich Kunden auch eine Forecast-Auswertung, also eine Prognose. Das kann eine Kreditkarte leider nicht.

Wie sieht denn ein optimaler, gebündelter MICE-Einkauf aus?
Wir empfehlen, die Lieferantenauswahl alle zwei Jahre zu durchleuchten und neu zu verhandeln. Mit den Partnern sollte man einheitliche Prozesse festlegen und quotieren. Zudem sollten Firmen ihre MICE-Prozesse und Richtlinien in einem Veranstaltungs-Guide zusammenfassen, und wer ein großes MICE-Volumen aufbringt, tut gut daran, mit seinen Lieferanten für alle MICE-Projekte einheitliche Verträge zu verhandeln.

Stößt das nicht auf Widerwillen bei den Lieferanten, also den Hotels etwa?
Im Gegenteil. Durch vereinheitlichte Verträge und eine zuverlässige Steuerung auf Lieferanten können auch diese enorm sparen, und sie profitieren natürlich von der klaren Volumensteuerung. Wir empfehlen unseren Kunden, die Zahl der Lieferanten so klein wie möglich zu halten. Dann profitieren alle.

Sparen wie im Flug

Expertentipps von Armin Truger, Vorstand der PRO SKY AG
MICE-Einkauf ist ein sensibles Thema: Während Eventmanager freie Hand bei der Wahl des kreativsten Dienstleisters wünschen, wollen Einkäufer Kosten und Zeit sparen. Da lohnt es sich zu überlegen, welche Eventleistungen gebündelt und langfristig eingekauft werden sollen. Sicher ist dies bei regelmäßigen, standardisierten Tagungen der Fall. Aber auch komplexe, emotionale Veranstaltungen wie Presse-Einladungen und Produkteinführungen benötigen Dienstleistungen, die sich standardisiert einkaufen lassen.

Davon profitieren übrigens auch Eventmanager: Sie gewinnen Zeit und Budgetspielraum für die Planung und Umsetzung der kreativen Besonderheiten. Neben Hotels und Technik lassen sich auch Flüge bündeln und langfristig einkaufen: Bei der Anreise kommt es vor allem auf den günstigsten Tarif und die zeitlich beste Verbindung an. Diese Leistung kann ein einzelner kompetenter Flugspezialist für jedes Ziel weltweit erbringen.

Genau vergleichen:
Entscheiden Sie sich bei Gruppenflügen nicht zu früh für die Option „Linienflug“ oder „Flugzeug-Charter“. Wenn Sie sichergehen wollen, sowohl Flugkosten als auch Flugzeiten perfekt zu reduzieren, lassen Sie sich zunächst beide Varianten darstellen. Anbieter wie Pro Sky bieten solche Analysen aus einer Hand und achten auf vorteilhafte Kombinationen.

Anreise nutzen:
Eventplaner nutzen die Anreise, die bis zu 35 Prozent der Eventzeit ausmacht, um die Gäste („Captive Audience“) bereits vor Ankunft am Ziel mit Infos und emotionalen Botschaften zu versorgen. So können der exklusive Check-in-Schalter mit Eventlogo, die persönliche Begrüßung an Bord oder das individualisierte Inflight Entertainment mit I-Pads den Effekt einer Veranstaltung entscheidend erhöhen.

Passende Airline wählen:
Mit der Wahl einer Airline senden Sie eine Botschaft an Ihre Gäste, denn viele Fluggesellschaften wirken durch eigenes, starkes Image. Sie laden zu einem Kongress über Effektivität oder Kostenreduzierung ein? Hier kann auch ein Billigflieger wie Ryanair infrage kommen. Sie wollen Ihren Weltklasse-Service präsentieren? Wählen Sie besser eine Linie mit Premium-Image. Ihr Flugexperte sollte Sie beraten können, sowohl für Linie als auch für Charter.

Volumen bündeln:
Am meisten sparen Sie, wenn Sie mit Leistungsträgern die langfristige Umsetzung Ihrer gesamten Flugzeugcharter und/oder Gruppenflüge verhandeln. Bieten Sie Ihr gebündeltes Volumen und fordern Sie dafür Nettopreise und fest vereinbarte, optimale Gebühren. So erzielen Sie beste Konditionen, Kostenkontrolle und Transparenz.

Bedingungen festzurren:
Beachten Sie in der Verhandlung auch die indirekten und möglichen Folgekosten von Flügen wie Service Level, Kartenakzeptanz bei Charter, Stornobedingungen und Ausfallgarantien. Es lohnt sich und spart Zeit, all dies für einen längeren Zeitraum festzuzurren.

Erfolg kontrollieren:
Entwickeln Sie mit Ihrem Dienstleister ein langfristiges Controlling inklusive Zufriedenheitsauswertungen. Damit stellen Sie eine dokumentierte Erfolgskontrolle sicher.

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