Corporate Cards

Alles über Firmenkreditkarten

Firmenkreditkarten sind nicht nur bequem auf Geschäftsreisen, sie sind auch gleichzeitig nützliche Datensammler.
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Firmenkreditkarten sind nicht nur bequem auf Geschäftsreisen, sie sind auch gleichzeitig nützliche Datensammler.

Klare Daten über das Reiseverhalten der Mitarbeiter, einfache Buchung und keine lästigen Barvorschüsse mehr – Firmenkeditkarten bieten viele Vorteile.

Wenn Ralf Strehlau über seine Firmenkreditkarten spricht, dann fällt ein Begriff immer wieder: Zeitersparnis. „Als kleiner, aber hochwertiger Dienstleister müssen wir versuchen, unseren Verwaltungsaufwand möglichst gering zu halten“, sagt Strehlau, Geschäftsführer der Düsseldorfer Unternehmensberatung Anxo. Die acht festen Mitarbeiter sind viel unterwegs: Ständig mussten Vorschüsse gezahlt, eingehende Hotelrechnungen sorgsam geprüft und beglichen werden.

Vor einem Jahr führte Strehlau Firmenkreditkarten ein – „genau die richtige Entscheidung“, wie er heute bilanziert: „Ich zahle keine lästigen Barvorschüsse mehr, spare somit Zeit. Vor allem aber habe ich nun einen kompletten Überblick über alle Reiseausgaben in meinem Unternehmen.“ Aber auch finanziell sind die Plastikkärtchen für ihn ein Plusgeschäft: „Die regelmäßigen Datenberichte zeigen mir, ob sich die Mitarbeiter an unsere Reiserichtlinien halten.“

BizTravel-Tipp: Gebührenhöhe einfordern:

Wer eine Reisebüro- Ausschreibung macht, sollte auch die Kreditkartengebühr, die der Mittler nimmt, im Auge behalten. Am besten ist es, in der Ausschreibung die Büros konkret aufzufordern, ihr Kreditkartenentgelt in die Transaction Fee – also die Service- Pauschale pro Buchung – einzuberechnen.

Tatsache ist: Die weitaus meisten Großunternehmen in Deutschland haben längst Firmenkreditkarten eingeführt. Nachholbedarf sehen Experten beim Mittelstand. Mindestens jeder zweite kleine und mittlere Betrieb setzt neueren Zahlen zufolge noch auf Vorschüsse – und verschenkt damit im wahrsten Sinne des Wortes bares Geld.

Auf 25 bis 30 Euro beziffert die Beraterin Andrea Zimmermann die Kosten pro Vorschuss – „verursacht durch Arbeitsaufwand und Zinsverlust“. Als Travel-Managerin des Handelskonzerns Woolworth hat die seit kurzem selbstständig Tätige (BTM 4U) hier „den ganzen Leidensweg selbst durchlaufen“, wie sie mit einem Schmunzeln formuliert.

Corporate Cards als Controlling-Instrument

Firmenkreditkarten lohnen sich für den Mittelstand, davon zeigt sich auch Zimmermanns Kollege Peter Schmid, Geschäftsführer der Beratungsgesellschaft Brainnet, überzeugt. Dabei sieht Schmid den Vorteil nicht allein in der möglichen Einsparung von Prozesskosten. Der entscheidende Aspekt ist für ihn, dass die Kreditkarte als Controlling-Instrument dient: Sie hilft, die Reiseausgaben im Unternehmen besser im Auge zu behalten.

Anbieter, die sich auf Firmenkreditkarten spezialisiert haben, bieten detaillierte statistische Auswertungen an – so genannte Reportings: umfassende Listen, die zeigen, welche Fluggesellschaften und Hotels wie oft gebucht werden und ob diese Buchungen den Reiserichtlinien entsprechen. In der Regel können sich Geschäftsreiseplaner die Reportings in so genannten Management-Informationssystemen (MIS) online abrufen, das Reiseverhalten der Beschäftigten einsehen und analysieren. Mit Hilfe der Daten wiederum kann der Travel Manager auf bestimmte Airlines oder Hotels steuern und somit Volumen für günstigere Firmentarife bündeln.

Wertvoll sind die Daten selbst für diejenigen, die wegen ihres relativ geringen Reiseetats selbst keine Preise aushandeln. Anxo-Geschäftsführer Strehlau kann dadurch beispielsweise feststellen, „ob sich für einen Mitarbeiter die Anschaffung einer Bahn-Card 100 lohnt“. T Darüber hinaus spart er Zeit und etwaige Debatten über die Richtigkeit von Rechnungen: Der Reisende prüft gleich an der Hotelrezeption oder der Mietwagenabgabestelle, ob alle Daten und Preise stimmen. Von den praktischen Gründen ganz zu schweigen: Wer im Internet bucht, braucht die Karte.

Bleibt die Frage: Für welche Karte sollten sich Unternehmen entscheiden? Einfach nur den Begriff Business vor eine „normale“ persönliche Kreditkarte zu setzen und diese als Firmenversion zu verkaufen – das reicht längst nicht immer. Eine Menge Dinge gilt es zu beachten. So sollten so genannte Corporate Cards, die über das persönliche Konto des Mitarbeiters abgerechnet werden, über ein verlängertes Zahlungsziel verfügen.

Dieses beträgt in der Regel 14 oder 28 Tage – das heißt, erst nach dieser Zeit bucht der Kartenbetreiber das Geld vom persönlichen Konto ab. Positiver Nebeneffekt: Der Mitarbeiter rechnet seine Reisekosten zügig ab – schließlich will er nicht privat in Vorschuss treten. Das wiederum erleichtert die Prozesse in der Buchhaltung im Unternehmen.

In jedem Fall muss die Karte zudem von den Flug- und Hotelgesellschaften für ihre Firmenförderprogramme akzeptiert werden. Und schließlich muss der Anbieter dem Travel Management Reportings liefern können.

Anbieter von Firmenkreditkarten bieten Sonderservices

Längst gibt es eine Reihe Anbieter, die sich auf das Produkt Firmenkreditkarte spezialisiert haben. Als klare Nummer eins hier zu Lande gilt Airplus, doch etablierte Mitbewerber wie American Express versuchen Airplus ebenso Marktanteile abzujagen wie die relativen Neulinge Royal Bank Of Scotland (RBS) oder Corporate World. Letzterer konzentriert sich ganz auf kleinere und mittlere Betriebe.

Hinzu kommen einzelne Banken und Sparkassen, die als Lizenznehmer bei den großen Kreditkartenanbietern auftreten. Diese wiederum – egal ob Visa oder Mastercard – bieten eigene Business Cards, die speziell für das Geschäftsreisemanagement kleiner und mittlerer Betriebe konzipiert wurden. Herausgeber sind jedoch die Banken, die diese Leistungen oft noch individuell anreichern. Nachfragen lohnt sich hier allemal. Die Geschäftsreisebüro-Kette BCD bietet zudem eine eigene Karte in Kooperation mit American Express.

Mit allerhand Sonderleistungen kämpfen die Konkurrenten um neue Kunden – von vergünstigten Mietwagenkonditionen bis zum Zutritt zu Flughafen-Lounges. Zum Standard gehören mittlerweile diverse Versicherungsleistungen. Entscheiden muss sich das Unternehmen darüber hinaus, ob es alle Mitarbeiter mit einer eigenen Karte ausrüstet oder ob es zentral über eine Reisestellenkarte bucht. Idealfall ist die Kombination.

Die Gebühren schließlich, die das Unternehmen zahlt, sind weniger von der Zahl der Karten als von dem über sie abgewickelten Volumen abhängig. In der Regel liegen sie zwischen 0 und 60 Euro pro Jahr, die meisten Anbieter lassen hier mit sich verhandeln.

Anxo-Geschäftsführer Strehlau hat sich für die Lösung von Airplus entschieden. Auch weil er durch seine Mitgliedschaft im Bundesverband Deutscher Unternehmensberater (BDU), der einen Rahmenvertrag mit der Lufthansa-Tochter abgeschlossen hat, von günstigeren Konditionen profitiert. „Da bin ich untergeschlüpft“, sagt Strehlau.

Und er spart gleich doppelt, da der BDU mit bestimmten Leistungsanbietern für seine Mitglieder Sonderkonditionen verhandelt hat. Und ob diese von seinen Mitarbeitern tatsächlich genutzt werden, kann Strehlau wiederum anhand der Kartenauswertung feststellen. Seine Bilanz: Auch für mittelständische Betriebe lohnt sich die Karte – um Zeit und Geld zu sparen und um das eigene Reiseverhalten transparent zu machen. „Schließlich möchte ich – wie bei den Großen –, dass sich meine Beschäftigten vernünftig verhalten“, sagt Strehlau.

Ratgeber: Alles Wichtige rund um Corporate Cards

Eine für alle oder für alle eine?

Ist das Unternehmen mit einer einzigen Reisestellenkarte besser bedient, oder sollten alle Mitarbeiter mit eigenen Firmenkarten ausgerüstet werden? Beide Lösungen haben ihre Vor- und Nachteile.

Reisestellenkarte

Bei den einen heißt sie Company Account, bei den anderen Business Travel Account: Gemeinsam ist der Reisestellenkarte, das auf sie zentral alle größeren Leistungen wie Flugtickets gebucht werden. Die Karte ist in der Regel beim Reisebüro hinterlegt, abgerechnet wird direkt übers Firmenkonto. Vorteil: Der Mitarbeiter muss nicht „vorschießen“. Zudem bietet die Karte beste Reporting-Möglichkeiten, da bei der Buchung alle Daten samt Kostenstelle erfasst werden. Nachteil: Leistungen wie Hotel oder Billigflieger sind oftmals nicht buchbar.

Firmenkarte

Die Firmenkarte (auch Corporate Card oder Walking Card) läuft auf den Namen des jeweiligen Mitarbeiters. Vorteil: Lästige Barvorschüsse entfallen, der Mitarbeiter kann praktisch alle Leistungen vor und während der Reise mit der Karte bezahlen. Im Gegensatz zur privaten Kreditkarte bestehen Reporting-Möglichkeiten. Die Karte macht die Online-Buchung einfacher, oft kann sie in die Reisekostenabrechnungssoftware integriert werden. Nachteil: Abgerechnet wird (meistens) über das Privatkonto des Reisenden. Da viele Mitarbeiter hiervor zurückschrecken, bieten die Kartengesellschaften verlängerte Zahlungsziele oder gesonderte Zwischenkonten.

Fazit

Ideal ist eine Kombination aus Reisestellen- und Firmenkarten. Im Zweifelsfall sind kleine und mittlere Firmen zunächst mit einer Reisestellenkarte gut bedient. Keine Rolle spielt es bei Firmenkarten, ob diese zentral übers Firmenkonto oder dezentral über die privaten Mitarbeiterkonten abgerechnet werden.

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