Best Practice

Wie Merck Geschäftsreisen bucht

Merck-Zentrale im südhessischen Darmstadt.
Merck
Merck-Zentrale im südhessischen Darmstadt.

Der Darmstädter Chemie- und Pharmakonzern hat sein Travel Management umgekrempelt. Mehr denn je liegt der Fokus auf Globalität.

Die Arbeitsbelastung war enorm. Und sie ist es weiterhin. „Mein Team leistet gerade Tolles“, sagt Christoph Carnier, oberster Travel-, Flotten- und MICE-Manager bei Merck. Vom Wechsel des globalen Reisebüropartners über eine Neu-Implementierung der Online-Buchung, Änderungen im Bezahlprozess und die weltweite Harmonisierung der Reiserichtlinien bis zum Wechsel des Flottenanbieters: „Über zu wenig Arbeit können wir uns wahrlich nicht beklagen.“ Zumal in diesem Jahr auch noch die Mietwagenausschreibung und die Überarbeitung des MICE-Prozesses anstehen.

Fakt ist: Der Darmstädter Chemie- und Pharmariese, fast 42.000 Mitarbeiter und 15 Mrd. Euro Umsatz, hat in seinem Travel Management einiges umgekrempelt. Dem liegt nicht nur eine interne Umstrukturierung im Einkauf zugrunde. Vor allem galt es, auch in der Geschäftsreiseorganisation die Komplett-Integration des übernommenen US-Giganten Sigma-Aldrich zu bewältigen. Dieser steuert nochmals 9000 Beschäftigte bei.

Zum wohl größten Wandel führte die Reisebüro-Ausschreibung. Merck suchte einen neuen globalen Partner, der für das Reisegeschäft in allen drei Merck-Regionen (Europa/Nahost, Amerika, Asien/Pazifik) verantwortlich sein sollte. Als Sieger aus drei Runden mit anfangs zwölf Kandidaten ging ein Anbieter hervor, der zumindest in Europa wenig bekannt ist: die US-Kette ATG (Allstar Travel Group).

Daten weltweit konsolidiert

Die Amerikaner, die damit BCD ablösen, errichten nun speziell für Merck ein Büro in Frankfurt. „Für uns waren bei der Wahl drei Faktoren ausschlaggebend“, sagte Carnier. „Neben der Datenkonsolidierung waren dies innovative Technik und Vielsprachigkeit.“ Dem Risiko, auch das große Deutschland-Volumen an einen Partner zu vergeben, der hierzulande bei null beginnt, ist sich Carnier bewusst: „Zum einen wollten wir aber etwas Neues probieren, und zum anderen haben wir mit ATG bereits in anderen Regionen gute Erfahrungen gemacht.“

„Eines der größten Vorteile ist die weltweite Datenkonsolidierung“, so der Travel Manager. Diese übernimmt der Partner, und Merck muss hierfür nicht mehr die lokalen Büros ansprechen. In 20 Ländern läuft die Kooperation bereits – mit China ging gerade erst das Land mit den weltweit meisten Merck-Transaktionen live. In Kürze folgen die Schwergewichte Deutschland und USA.

Und auch das Zahlungsmodell wechselte der Konzern: Anstelle klassischer Transaktionsgebühren erhält ATG eine Jahrespauschale. „Jetzt müssen wir uns nicht mehr durch den Berg von Kleinstrechnungen wühlen“, freut sich Carnier. „Zudem entfällt die leidige Diskussion darüber, was eine Transaktion ist und was nicht.“ Die Pauschale wird anteilsmäßig an die einzelnen Abteilungen des hessischen Konzerns (Functions) verteilt.

Gleichzeitig schrieb Merck seine Online-Buchungs-Software (OBE, Online Booking Engine) neu aus. Als Sieger ging erneut der Anbieter Amadeus mit seiner Cytric-Lösung hervor. Und damit nicht genug: Erst vor einem Jahr wurde mit Concur eine neue ReisekostenSoftware implementiert, die bis 2018 weltweit ausgerollt werden soll.

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Dabei fließen nicht nur sämtliche Buchungsdaten in die Abrechnungssoftware ein, um einen nahtlosen Prozess zu gewährleisten. Auch können die Reisenden demnächst sowohl direkt über ihren Online-Kalender als auch via Handy-App buchen. „Das Buchen per Smartphone von unterwegs ist ein Wunsch, der von immer mehr Reisenden geäußert wird“, begründet Carnier den Schritt. „Denn privat ist das bei den meisten längst selbstverständlich.“

Geplant für die nähere Zukunft ist außerdem die Direktanbindung an Lufthansa, nach dem Vorbild von Siemens und VW. Auf diese Weise soll nicht nur die Vertriebsgebühr von 16 Euro vermieden, sondern zukünftig in erster Linie firmenindividuell verhandelte Pakete besser buchbar gemacht werden: „Für die Reisenden ergibt sich ein effizienter Prozess.“

Gemeinsam mit 13 Mitarbeitern weltweit (davon acht in Europa) kümmert sich Christoph Carnier um geschätzt 18.000 Reisende weltweit, gut ein Drittel der gesamten Merck-Beschäftigten. Und um für diese vergleichbare Reisebedingungen zu schaffen – als Voraussetzung für die weltweite Einführung von Concur –, hat der Konzern seine Reiserichtlinie vereinheitlicht. „Mit so etwas können Sie sich nicht wirklich Freunde machen“, sagt Carnier. „Uns ist dieses Vorhaben dennoch erstaunlich gut gelungen.“

Globale Reiserichtlinie

Dazu wurden in Darmstadt die lokalen Richtlinien „eingesammelt“, für die dann ein gemeinsamer Nenner formuliert wurde. Die globale Policy stellt einen Schirm dar. Carnier: „Lokale Richtlinien dürfen stringenter sein. Sie müssen aber landesweit gleich und dürfen nicht strenger als der Benchmark sein. Schließlich wollen wir damit auch einen Beitrag zur Attraktivität als Arbeitgeber leisten.“

Grundsätzlich will Carnier einen höheren Umsatz als bislang auf die OBE lenken – insbesondere dadurch, dass er außer für Flug und Bahn auch für Hotel und Mietwagen eine zentrale Bezahllösung etabliert. „Das funktioniert aber erst, wenn sich die Bezahldaten sauber in der Reisekosten-Software abbilden lassen“, sagt er. Bei allen Änderungen komme es auf eines an: „Für die Mitarbeiter muss der Prozess möglichst simpel sein“, sagt Carnier. „Sie sagen, wann und wohin sie reisen. Aufgabe der Maschine ist es, das Passende herauszusuchen.“

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