Best Practice

Wie die Barmenia-Versicherungen Geschäftsreisen planen

Peter Heyder kümmert sich um das Travel Management der Barmenia.
Barmenia
Peter Heyder kümmert sich um das Travel Management der Barmenia.

Das Wuppertaler Unternehmen hat eine End-to-End-Software eingeführt. Zuvor jedoch wurden sämtliche bestehende Travel-Management-Prozesse unter die Lupe genommen. 

Travel Management betreiben die Barmenia Versicherungen zwar schon seit vielen Jahren – jedoch nicht in organisierter Form. So gab es auch schon vor der Jahrtausendwende einige feste Partner wie das Reisebüro und fünf (!) verschiedene Reiserichtlinien.



„Erster Schritt war es, hier eine einzige Regelung für alle Mitarbeiter im Innendienst zu schaffen“, erzählt Peter Heyder, der als Abteilungsleiter Personalvergütung neben der Entgeltabrechnung unter anderem auch für das Travel Management verantwortlich ist. Umgesetzt wurde dies 2001. Zugleich „tauchten die ersten Diskussionen über Online-Tarife auf“, erinnert sich der 48-Jährige. Bis dato hatten die Beschäftigten meist telefonisch über das Reisebüro gebucht. „Und die Fahrscheine holten wir per Kurier.“

Der Vorschlag, die Bahn künftig einfacher in Eigenregie zu buchen, kam vom Reisebüropartner. „Für uns war dann relativ schnell klar, dies nicht auf die Schiene zu beschränken“, erzählt Heyder. „Wir wollten stattdessen eine ganzheitliche elektronische Lösung von der Buchung bis hin zur Reisekostenabrechnung einrichten.“ Vor allem deshalb, um den bisher von vielen Medienbrüchen geprägten Prozess zu vereinfachen.



„Die Reisestellenkarten-Transaktionen wurden manuell im Rechnungswesen geprüft, und das im Intranet erzeugte PDF der Abrechnungen musste ausgedruckt, von der Führungskraft unterschrieben, von uns geprüft und in SAP verdichtet erfasst werden“, erläutert Heyder das aufwändige Vorgehen. Ziel war es, in Zukunft alle gebuchten Leistungen einer Reise zusammenzufassen und als Ganzes abzurechnen.

Einheitliche Reiserichtlinie für alle

„Dabei ließen wir uns vom Gedanken leiten, nicht nur eine einfach zu bedienende Software zu implementieren, sondern uns bei dieser Gelegenheit auch alle bestehenden Prozesse im Travel Management anzusehen“, so der 48-Jährige. Als Basis wurde eine für sämtliche Beschäftigte – im Innen- und Außendienst und über alle Hierarchien – gültige einheitliche Richtlinie geschaffen. Zudem nahm die Barmenia Zahlungswege, Zahlungsmittel und Reisepartner unter die Lupe.



Als Sieger aus einer Ausschreibung ging 2014 das Buchungsportal Atlatos Profi Traveller inklusive Atlatos Expense Engine hervor. „Das bietet uns einen echten End-to-End-Prozess“, nennt Heyder einen der Gründe für diese Wahl. Gleich bei der Buchung generiert das System eine Reisenummer, der Leistungen wie Flug, Bahn, Mietwagen und teilweise Hotel zugeordnet werden.

Durch den Einsatz der Reisestellenkarte von Airplus bezahlt das Unternehmen weitestgehend zentral. Die Abrechnungen durchlaufen automatisch einen Matching-Prozess mit den Buchungsdaten. „Die Mitarbeiter ergänzen das Ganze nur noch durch die vor Ort bezahlten Leistungen, Kilometergeld und Verpflegungspauschalen“, erklärt der Travel Manager. Am Ende sind alle Kosten der Reise in der Abrechnung enthalten, es herrscht Transparenz.



Nach Genehmigung der Abrechnung und damit der Airplus-Transaktionen durch die Führungskräfte landet alles im Personalbereich, wo nach Prüfung der Reisekostenabrechnungen die endgültige Freigabe erfolgt. Zuvor parken die Kreditkarten-Rechnungen auf einem Zwischenkonto, bis zu drei Wochen. In dieser Zeit sollte der Reisende seine Abrechnung abschließen.

Dieser neue Gesamtprozess sowie die Tatsache, dass „wir bereits im Vorfeld unsere Prozesse analysiert und eine roten Faden geschaffen haben“ – vor allem durch die gebündelte Reiserichtlinie –, sieht Heyder als die beiden Knackpunkte für den Erfolg der Umstellung auf digitale Technik.



Aufwand sparen die Wuppertaler übrigens schon durch den Verzicht auf zuvor gezahlte Vorschüsse. Diese sieht die Reiserichtlinie nicht mehr vor – und dank zentraler Bezahlung und schneller Abrechnung sind sie auch nicht mehr nötig.

Als eine der größten Herausforderungen bezeichnet es Heyder, „alle Mitarbeiter mitzunehmen“. Zu diesem Zwecke veranstaltete die Barmenia Online-Seminare, aber auch „echte“ Multiplikatoren-Schulungen. Die Botschaft war klar: Alle Buchungen sollten künftig über Atlatos vorgenommen werden, der Reisebüropartner sollte sich lediglich noch um Umbuchungen und Stornierungen bei Flügen kümmern. Die Mühe trug Früchte: Bereits im ersten Monat der Umstellung erzielte man eine Online-Quote von 95 Prozent.



„Dabei standen und stehen wir den Kollegen jederzeit unterstützend zur Seite“, sagt Heyder. „In den ersten sechs bis acht Wochen hatte der Personalbereich hier natürlich eine Menge zu tun, danach aber entspannte sich die Lage.“ Wichtig für den Abteilungsleiter war, dass er für sein Projekt den Rückhalt der Geschäftsführung hatte.

Für Hotels gilt in der Barmenia-Reiserichtlinie übrigens eine festgelegte Ausgabenobergrenze, die wiederum ins Buchungssystem eingepflegt ist. Grundsätzlich sollte bei Barmenia jeder Mitarbeiter seine Reise selbst organisieren – eine vorgeschaltete Genehmigungspflicht gibt es nicht. „Bei uns im Unternehmen herrscht eine Vertrauenskultur“, sagt Heyder. Zudem wolle man Führungskräften unnötigen Prüfaufwand ersparen.

„Das Atlatos-System ist sehr einfach gehalten“, lobt Heyder, „selbst dann, wenn es unsere Buchungswelt verlässt, etwa bei Bahntickets.“ Zudem würden die Daten in Deutschland gespeichert.

Die Barmenia-Beschäftigten sind größtenteils innerdeutsch unterwegs. Die etwa 950 Reisenden sorgen für Ausgaben von gut 1,1 Mio. Euro im Jahr. Wer regelmäßig reist, verfügt über eine Bahncard 25 oder 50. Im Intranet bewarb Heyder bereits weitere Vorteile der Schiene – etwa das inkludierte City-Ticket, durch das sich Taxikosten sparen lassen. Um den Mitarbeitern zu ermöglichen, während der Fahrt zu arbeiten, gestattet die Reiserichtlinie die Nutzung der 1. Klasse.



Meist innerdeutsch unterwegs

Zu den wichtigsten Aspekten gehört bei der Barmenia die Nachhaltigkeit, in wirtschaftlicher, sozialer wie ökologischer Hinsicht. So werden die Beschäftigten aufgefordert, möglichst mehrere Termine zu einer Reise zu bündeln, Fahrgemeinschaften zu bilden und beim Mietwagen auch mal eine kleinere Klasse zu wählen. In Zukunft wird es um „Intelligente Reisevermeidung“ gehen: Mobilität ermöglichen, aber auch vermehrt Alternativen wie Web-Meetings zu schaffen. Zudem wirbt Heyder für den öffentlichen Nahverkehr in Form von Mitarbeitertickets und für das Fahrrad, wenn es ums tägliche Pendeln ins Büro geht. Dem Zweirad setzt allerdings die Geologie Wuppertals recht enge Grenzen: „Berge verschieben können wir bei Barmenia leider auch nicht“, sagt Heyder und lacht.

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