Best Practice

So organisiert BRITA sein Travel Management

Hauptsitz des Unternehmens ist Taunusstein.
Brita
Hauptsitz des Unternehmens ist Taunusstein.

Der Wasserfilter-Spezialist aus dem Taunus hat ein End-to-End-System im Travel Management eingeführt. Es vereinfacht den Prozess deutlich.

Gereist wird bei BRITA viel. Der in Taunusstein ansässige Hersteller von Trinkwasserfiltern zählt Monat für Monat etwa 550 Abrechnungen und 150 Reisende. Außendienstler sind zwar vornehmlich mit dem Auto unterwegs, doch auch Flüge sowohl innerhalb Europas als auch global werden gebucht. Ziele sind beispielsweise London, Mailand, Schanghai und Hongkong.

Travel Management betreibt das Unternehmen seit vielen Jahren – lange Zeit jedoch dezentral und ungeregelt. So kümmerten sich verschiedenste Abteilungen um die Reisen der Mitarbeiter. „Dadurch hatten wir keine wirkliche Übersicht über unser Reisevolumen“, sagt Christine Bernhard, die sich als Leiterin der Kreditoren- und Hauptbuchhaltung auch um den Prozess „Geschäftsreisen“ kümmert.

Erste Überlegungen, Transparenz zu schaffen und dabei zugleich den Prozess von der Buchung bis zur Abrechnung zu verbessern, gab es vor zwei Jahren. Die ausgebildete Betriebswirtin hatte damals bereits die elektronische Rechnungsbearbeitung im Unternehmen eingeführt: „Da stellte sich die Frage, ob sich vor diesem Hintergrund nicht auch das Travel Management vereinfachen lässt, so dass nicht bei jedem Prozessschritt die Daten immer wieder neu erfasst werden müssen.“

Gemeinsam mit der Hamburger Beraterin Liane Feisel analysierte die Firma ihr Reiseverhalten. Ergebnis: Trotz der globalen Aufstellung mit 28 Töchtern und 66 Ländern, in denen das Unternehmen vertreten ist, sollte zunächst das hohe deutsche Reisevolumen konsolidiert werden und damit im Fokus einer neuer Lösung stehen. Bei dieser wiederum sollte es sich um ein End-to-End-System handeln, also um eine nahtlos verbundene Buchungs- und Abrechnungssoftware.

Um sich nicht in Abhängigkeit eines einzelnen Leistungsträgers zu begeben, entschied sich BRITA bewusst für unterschiedliche Systeme, die durch technische Schnittstellen kombiniert wurden. Weitere Fragen wie die Aufsetzung der Personalstammdaten für die Schnittstelle zum SAP-System oder Reisebüro wurden in speziellen Workshops geklärt, die ebenfalls Liane Feisel als Projektmanagerin leitete.

Seit wenigen Monaten ist der End-to-End-Prozess implementiert. Für die Mitarbeiter des Unternehmens, die bislang zum Telefonhörer griffen oder eine E-Mail an das Reisebüro schrieben, bedeutet er eine Umgewöhnung – zugleich aber erleichtert er die Arbeit deutlich. So buchen die Beschäftigten ihre Flüge, Bahnfahrten und Mietwagen entweder selbst oder via Sekretariat über das Buchungssystem.

Gezahlt wird per zentraler Firmenkarte. Lediglich Hotels begleichen sie zwar noch vor Ort. Jedoch fotografieren sie die Belege für die Reisekostenabrechnung bereits auf dem Rückweg mit ihrem Handy ab. Dadurch beschleunigt sich der Abrechnungsprozess, und die Mitarbeiter erhalten schneller ihre Auslagen zurück.

„Personell immer dranbleiben“

Dennoch: Ohne Veränderungsmanagement geht es nicht. Um die Kollegen ans neue Verfahren zu gewöhnen, „muss man personell permanent dranbleiben“, formuliert es Christine Bernhard: „Alle Mitarbeiter konnten an Seminaren teilnehmen, für die Teamassistenzen gab es Intensivschulungen, und die Außendienstmitarbeiter in den Regionen wurden über Webinare informiert – oder bei einem ihrer Teammeetings.“ Schulungen bietet das Travel-Team weiterhin alle zwei Monate an. Neue Kollegen erhalten übers Intranet alle nötigen Infos.

Komplexe Genehmigungsprozesse kennt der Anbieter aus dem Taunus nicht. Solange die Buchung nicht gegen die Richtlinien verstößt, ist keine Einwilligung nötig. Werden die Regeln nicht eingehalten, gilt das Prinzip der passiven Genehmigung: Der Vorgesetzte wird zwar automatisch informiert, ihm ist es aber freigestellt, ob er eingreift oder nicht.

Von Anfang an war der Reisebüro-Partner ins Projekt einbezogen. Er ist elektronisch an das Buchungssystem angeschlossen und übernimmt Ticket-Fulfillment, Flugumbuchungen und Stornierungen sowie die Planung von Interkontinentalflügen.

Auf mittlere Sicht will BRITA das End-to-End-System international ausrollen. Zudem will man auch Hotels zentral bezahlen. Der bestehende Prozess wird ständig ausgebaut und verbessert, sagt Christine Bernhard: „Zum Beispiel analysieren wir, warum in bestimmten Fällen nicht richtlinientreu gebucht wird. Die Gründe dafür müssen ja keinesfalls bei den Mitarbeitern liegen.“
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