Best Practice

So bindet Bayer seine Geschäftsreisenden ein

Bayer in Leverkusen
Bayer
Bayer in Leverkusen

Für seine Traveller-Engagement-Plattform wurde Bayer mit dem Business Travel Award 2019 ausgezeichnet. Sie hilft Reisenden und Travel Managern.

Die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort: Was Travelboard, der interne Business-Travel-Dienstleister von Bayer, so prägnant umschreibt, ist in der Geschäftsreisebranche seit einiger Zeit unter dem Begriff „Traveller Engagement“ bekannt. Der Reisende selbst wird derart in den Travel-Management-Prozess eingebunden, dass er während des gesamten Trips mit den benötigten Infos versorgt ist. Diese erhält er über sein Handy.

Zudem profitiert das Unternehmen: Via App lenkt es das Verhalten des Beschäftigten – aber nicht, indem es etwaige Verstöße gegen die Reiserichtlinien nachträglich sanktioniert. Stattdessen steuert es auf sanfte Art und Weise. Hat der Mitarbeiter beispielsweise noch kein Hotel gebucht, erinnert ihn eine Push-Nachricht daran. Alle dann angezeigten Hotels entsprechen den Richtlinien – und sind direkt buchbar.

Damit erreichen Konzerne wie Bayer, dass sich die Reisenden stärker an die vorgeschriebenen Buchungskanäle halten. Zudem hilft die Plattform beim Sparen. Bis zu fünf Prozent sollen drin sein. Diese resultieren nicht nur aus der richtlinientreuen Hotelbuchung, sondern auch daraus, dass der Kauf eventuell angebotener Zusatzleistungen am Mietwagenschalter verhindert wird. „In unserer Firmenrate sind alle benötigen Leistungen bereits inkludiert.“

FÜR SEINE LÖSUNG ist Bayer nun mit dem Business Travel Award 2019 des Travel Industry Clubs ausgezeichnet worden. Jedes Jahr prämiiert die Vereinigung mit diesem Preis die jeweils innovativsten Travel-Management-Konzepte. 2018 ging der Award an Union Investment für die Einführung eines digitalen End-to-End-Prozesses.

Dabei ist Traveller Engagement, wie es der Leverkusener Konzern betreibt, eine Fortführung der End-to-End-Politik um einen weiteren digitalen Faktor. Dieser gewährleistet nicht mehr nur den bruchlosen Prozess in der Verwaltung der Geschäftsreise von der Buchung bis zur Abrechnung, sondern erweitert das Ganze um das Reiseerlebnis selbst. Bayer selbst weist auf eine doppelte Win-Win-Situation hin: Auf der einen Seite erhöhe man die Zufriedenheit des Endnutzers, auf der anderen Seite spare das Unternehmen Geld. Vorteilhaft sei zudem, Richtlinien flexibler zu gestalten. So können die einzelnen Ländergesellschaften das vorgegebene global gültige Regelwerk durch spezifisch lokale Bestimmungen ergänzen.

Technisch bündelt Bayer drei Komponenten zur Traveller-Engagement-Plattform. Dabei handelt es sich um die bestehende App „My Trip“ sowie um Software zur Reisenden-Lokalisierung und zum Messaging. Die App bietet neben Reiseplan und online gebuchten Leistungen (Flug, Hotel, Mietwagen) Warnhinweise bei Verspätungen und Ausfällen, den Online-Check-in und individuelle Benachrichtigungen. Auch Erinnerungen („Vergessen Sie nicht Ihren Reisepass“) und Bewertungen („Wie war Ihr Flug?“) sind darüber möglich. Travel Arranger haben direkten Zugang zu den Konten der Reisenden und können Komponenten wie Meetings, Transfers oder Restaurants von ihrem Bildschirm aus bearbeiten.

Gewinnung von Pre-Trip-Daten

In das Portal fließen Informationen aus so unterschiedlichen Quellen wie den OBE, den Reisebüros und den Hotelportalen ein. Damit lassen sich für den Konzern erstmals auch Pre-Trip-Daten gewinnen und auswerten, das heißt, etwaige Einsparpotenziale lassen sich noch vor der Abreise aufgreifen.

Pilotiert wurde die Lösung in den Vereinigten Staaten, aber auch anderswo ist sie bereits im Einsatz. In Deutschland hat Bayer sie vor wenigen Wochen eingeführt. Am Ende verspricht sich der Konzern Vorteile sowohl für das Travel Management, für die Reisenden als auch die Unternehmenssicherheit, die in Notsituationen schnell lokalisieren und reagieren kann.

Geschäftsreisen bei Bayer

Travelboard ist eine 100-prozentige Tochter des Bayer-Konzerns für Geschäftsreisen. Zu ihren Kernkompetenzen zählen die Bereitstellung von Buchungsapplikationen und das operative Geschäft als Dienstreisebüro für die Bayer-Mitarbeiter. Insgesamt beschäftigt Travelboard gut 80 Mitarbeiter. Ihre Arbeit setzt sich aus mehreren Säulen zusammen. So kümmert sich das globale Travel Management um die strategischen Ausrichtung der Bayer-Mobilitätsangebote und arbeitet vor allem mit dem Einkauf und den einzelnen Landesgesellschaften zusammen.

Die zweite Säule bildet das Reisebüro. Seine Mitarbeiter buchen Flug- und Bahntickets, kümmern sich aber auch um Traveler Support, Beschwerdemanagement und Visumbeschaffung. Weitere Säulen sind das MICE-Segment (Events und Kongresse) sowie das Privatreisebüro für Bayer-Mitarbeiter und andere Kunden (First Reisebüro).

Bei Bayer reisen rund 69.000 Mitarbeiter und kommen damit auf jährliche Ausgaben von mehr als 430 Mio. Euro. Bayer selbst ist in 90 Ländern tätig. Pro Jahr bucht Travelboard etwa 750.000 Hotelnächte und 60.000 Mietfahrzeuge. Täglich fallen 2.500 Flüge an.

Die in Leverkusen sitzende Bayer AG besteht aus weltweit 420 Gesellschaften und beschäftigt etwa 117.000 Mitarbeiter. Im vergangenen Jahr erwirtschaftete der Konzern einen Umsatz von 40 Mrd. Euro mit einem Gewinn von 1,7 Mrd. Euro. In das Portal fließen Informationen aus so unterschiedlichen Quellen wie den OBE, den Reisebüros und den Hotelportalen ein. Damit lassen sich für den Konzern erstmals auch Pre-Trip-Daten gewinnen und auswerten, das heißt, etwaige Einsparpotenziale lassen sich noch vor der Abreise aufgreifen.

Pilotiert wurde die Lösung in den Vereinigten Staaten, aber auch anderswo ist sie bereits im Einsatz. In Deutschland hat Bayer sie vor wenigen Wochen eingeführt. Am Ende verspricht sich der Konzern Vorteile sowohl für das Travel Management, für die Reisenden als auch die Unternehmenssicherheit, die in Notsituationen schnell lokalisieren und reagieren kann.

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