Begriffe und Tipps

ABC der Geschäftsreise

In der Welt der Reisebranche trifft man auch nach Jahren noch auf Begriffe mit denen man wenig anfangen kann.
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In der Welt der Reisebranche trifft man auch nach Jahren noch auf Begriffe mit denen man wenig anfangen kann.

Wer neu ist in der Reisebranche, versteht manchmal nur Bahnhof. Doch auch „alte Hasen“ wissen mit dem einen oder anderen Begriff aus dem Fachjargon wenig anzufangen. Natürlich gibt es einige Tausend Wörter, die man erklären könnte. 

Airline-Allianzen

Luftfahrt-Bündnisse. Die meisten Fluggesellschaften haben sich aus Kostengründen einer der drei Allianzen angeschlossen: Star Alliance (um Lufthansa), Skyteam (um Air France) und Oneworld (um British Airways). Gut für Passagiere: aufeinander abgestimmte Angebote wie Vielflieger- und Firmenprogramme. Schlecht: die wachsende Marktmacht der Allianzen (Ticketpreise!).

Code Sharing

Verfahren, bei dem sich mehrere Fluglinien einen Flug teilen. Das heißt, jede Gesellschaft führt den Flug zwar unter eigener Flugnummer durch, tatsächlich fliegt aber nur eine der beteiligten Linien. In Europa muss diese schon bei der Buchung angegeben werden („Operated by ...“). Reisende profitieren, da sie bei „ihrer“ Airline mehr Flüge buchen können.

Corporate Net Fare:


Firmenrate , die zwischen Unternehmen und Airline ausgehandelt wurde. Sie liegen deutlich unter dem Normalpreis (Full Fare). Lohnt sich für Langstrecken-Business-Class. Bei Economy und Kurz-/Mittelstrecke ist der Marktpreis (Published Fare) oftmals günstiger.

Cross Ticketing

Reisebüros koppeln geschickt Termine einer geplanten und fiktiven Reise, um Ticketpreise zu sparen. Das heißt, es werden mehrere preisgünstige Hin- und Rückflugtickets gebucht, von denen aber nicht alle genutzt werden. Kann Probleme ergeben, wenn der Fluggast nur das Rückflugticket verwenden möchte: Manche Airlines verbieten das ausdrücklich.

Nicht geflogen? Die Gebühren gibt’s zurück

Sie haben ein günstiges Flugticket gebucht und sind am Ende doch nicht geflogen? Zwar lassen sich diese sogenannten restriktiven Flugscheine meist weder stornieren noch umbuchen – doch die darin enthaltenen Steuern und Gebühren können Sie sich zurückholen! Oftmals weisen Fluggesellschaften nicht von sich aus auf diese Möglichkeit hin, deswegen müssen Sie oder Ihr Reisebüro aktiv werden. Zum Teil kommen hier hohe Summen zusammen. Pferdefuß: Manche Airlines wollen dies unterbinden und nehmen für die Gebühren-Rückzahlung so hohe Gebühren, dass sie kaum mehr lohnend ist.

Direct Connect

Umgehung der Reservierungssysteme durch direkte Anbindung an die Airline.

Feeder


Zubringerflug.

Firmenförderung:


Bonuskonzept analog der Vielflieger-Programme. Im Gegensatz zu diesen profitiert jedoch das Unternehmen. Belohnt werden alle Flüge, die Mitarbeiter mit der betreffenden Airline unternehmen.

Interline Agreement


Airlines, die bei der Ticketausstellung kooperieren: Reisende können ein einziges Ticket für verschiedene Gesellschaften benutzen, etwa für den Weiterflug nach Umsteigen. Damit ist eine Weitertransportgarantie gegeben.

Low Cost Carrier

Billigflieger. Extremform sind die No Frill Carrier. Bei ihnen muss jede Zusatzleistung extra bezahlt werden, und sie sind ausschließlich über ihre eigene Internetseite zu buchen (nur Ryanair und Wizzair). Easyjet und Germanwings haben Elemente der National Flag Carrier (Linienfluggesellschaften) wie reservierte Sitzplätze, Buchbarkeit über Reservierungssysteme (siehe GDS) und Firmenförderprogramme übernommen. 

Minimum Connecting Time:


Mindestzeit, die ein Reisender benötigt, um umzusteigen. Wird sie bei der Buchung unterschritten, entfällt die Weitertransportgarantie!

PAX: Passagier.

PNR: Passenger Name Record, deutsch: Passagiernamensregister. Hier finden sich alle Daten des Fluggastes rund um seine Buchung, darunter Adresse, Hotel am Zielort, E-Mail und spezielle Essenswünsche. Seit den Terrorattacken verlangen die USA vermehrt persönliche Daten, was zu einem Konflikt mit EU-Datenschützern geführt hat.

Y-Klasse: Y, M, B und H sind die traditionellen Buchungscodes für die Economy Class, während C, D, J, Z, I für Business und F für First Class stehen. Allerdings gibt es inzwischen eine Vielzahl von Codes, die ab und zu auch mal wechseln. So kann sowohl L als auch M für Economy stehen, die Preise unterscheiden sich jedoch.

YQ TAX: Zuschläge für Sicherheitsgebühren und Kerosinsteuer, die auf dem Flugschein getrennt ausgewiesen werden.

Hotel: BAR, LRA – MfG!

BAR: Best Available Rate, zu Deutsch: der zum Buchungszeitpunkt günstigste Übernachtungspreis. Diese Rate verändert sich ständig – je nach Auslastung des Hotels. Statt fester Firmenpreise vereinbaren Unternehmen und Hotels manchmal eine dynamische Firmenrate: Rabatte von 5 bis 15 Prozent auf die BAR.

Brutto oder netto: Darüber streiten Travel Manager: Sollen Sie mit den Hotels Nettopreise (also für die reine Übernachtung) oder Bruttoraten (samt Mehrwertsteuer, Bettensteuer und Frühstück) vereinbaren? Momentan scheint eine Mischform aktuell: Es werden zwar Bruttopreise verhandelt, im Vertrag stehen jedoch darauf basierende Nettoraten. So können Hoteliers ohne großen Aufwand erhöhen, wenn etwa Steuererhöhungen anstehen.

City Limit: Für Städte, in denen es keine Vertragshotels gibt, wird Mitarbeitern eine Kostenhöchstgrenze gesetzt, unter der sie ihr Hotel nach Wunsch buchen dürfen. Diese umfasst Übernachtung und Frühstück und liegt in vielen Firmen bei 80 bis 100 Euro für Deutschland. Die Mitarbeiter müssen sich jedoch an den vorgeschriebenen Buchungsweg halten (etwa über ein Hotelportal).

Feste Budgets statt Preisgrenzen

City Limits von 80 oder 100 Euro pro Nacht für Städte, in denen die Firma keine Hotelverträge abgeschlossen hat, sind heute weitverbreitet. Die Alternative sind feste Budgets. Dieses System nutzt die Erkenntnis, dass Mitarbeiter beim Sparen viel kreativer sind, als es manch Vorgesetzter oder Travel Manager wahrhaben will. Gibt man feste Ausgabenbudgets pro Abteilung oder Mitarbeiter vor statt starrer Preisobergrenzen, so kann dies zum Sparen anregen. Im Rahmen ihres Budgets dürfen sich Mitarbeiter ihre Hotels dann selbst aussuchen.Motto: Je günstiger sie buchen, desto häufiger können sie unterwegs sein.

Deposit: Vorauszahlung, die Hotels bei größeren Tagungen erheben. So hat das Haus die Sicherheit, dass es nicht auf den Kosten der unvermieteten Zimmer sitzen bleibt, wenn die Veranstaltung kurzfristig platzt. Unternehmen sollten jedoch versuchen, einen eigenen Rahmenvertrag mit einheitlichen Deposit- und Stornobedingungen zu formulieren, um nicht von den unterschiedlichsten AGB abhängig zu sein.    

Floating Rate: dynamische Firmenrate. Statt eines Festpreises erhalten Unternehmen einen vereinbarten Rabatt auf den tagesaktuellen Preis (siehe BAR). Vorteil: Travel Manager vermeiden Konflikte mit Reisenden, falls die BAR mal niedriger als die Firmenrate sein sollte. Nachteil: Hotelkosten lassen sich nur schwer im Voraus kalkulieren.    

Hotelportale: Mittlerportale wie HRS, hotel.de oder ehotel, über die Unternehmen ihre gesamten Hotels buchen. Im Gegensatz zur Direktbuchung bieten die Portale Preisvergleiche und gewährleisten ein umfassendes Reporting. Zudem lassen sich Firmenzugänge einrichten, in die Unternehmen ihre eigenen Firmenraten einpflegen lassen können. Hotels zahlen für jede Buchung Provision ans Portal, bei HRS zum Beispiel 13 Prozent.  

 LRA: Last Room Availibility, zu Deutsch: das Zugriffsrecht aufs letzte freie Zimmer. Oft ist eine solche LRA im Ratenvertrag zwischen Unternehmen und Hotel festgelegt. Das heißt, die Firma erhält das Zimmer zu ihrem Spezialtarif, obwohl der Tagespreis sehr viel höher ist. Doch Vorsicht: Meist gilt die LRA nur für Zimmer der vereinbarten Kategorie.  

 No Show: Erscheint der Gast nicht, ohne rechtzeitig zu stornieren, wird meist dennoch der gesamte Zimmerpreis fällig (bei einer Nacht, sonst 80 Prozent). Wird ohne Kreditkarte gebucht, verfällt die Buchung häufig nach 18 Uhr.    

Ratenparität: Ziel aller Hotels: derselbe Zimmerpreis in allen Buchungskanälen.    

REVPAR: Revenue Per Available Room. Eine wichtige Kennziffer für Hotels: Für sie ist der Erlös, den sie pro verfügbarem Zimmer erzielen, wichtiger als der Umsatz. So kann eine niedrigere Auslastung des Hauses mitunter besser sein als eine hohe, wenn der Zimmerpreis hoch ist.
Serviced Apartment: Alternative zum Hotel für Geschäftsreisen ab vier Nächten. Die Gäste können Serviceleistungen nach Wunsch buchen; das Zimmer enthält eine Küchenzeile.

Online: No Touch oder Touched

OBE: Online Booking Engine, zu Deutsch (grammatikalisch eigentlich falsch): Online-Buchungsmaschine. Auch IBE (Internet Booking Engine), SBT (Self Booking Tool) oder OBT (Online Booking Tool) genannt. Das von einer Softwarefirma erstellte Produkt, über das Unternehmen eigenständig buchen können. Wichtig: Auch wenn Firmen „online buchen“, dann buchen sie nicht wild im Internet, sondern über die dafür eigens hergestellte Software, die OBE eben. Diese speist sich aus den GDS (siehe „Reisebüro“) und unterhält direkte Schnittstellen zu den Fluggesellschaften. Bei Buchungen über die OBE erspart man sich die Reisebüro-Gebühr. Allerdings ist eine eigene OBE sehr teuer und hilft bei der Buchung von komplexen Flügen nicht weiter. Daher „mieten“ Mittelständler meistens die OBE über ihr Reisebüro und zahlen dafür pro Buchung eine Gebühr, die jedoch unter dem Betrag für eine „Offline“-Buchung direkt bei der Agentur liegt.

Prämien für Online-Bucher

Junge Menschen, die mit dem Internet aufgewachsen sind, haben wenig Berührungsängste dem Netz gegenüber – die Online-Buchung ist für sie selbstverständlich. Damit Sie eine ausreichend hohe Nutzerrate erreichen, sollten aber mindestens 40 Prozent der Web-fähigen Reisen im Netz gebucht werden. Geben Sie daher Anreize, um das Buchen per OBE für alle attraktiv zu machen! Belohnen Sie die Nutzung der Software zum Beispiel mit „Webmiles“, die sich gegen Kinokarten umtauschen lassen.

Online Adaption Rate:
Nutzungsrate der OBE. Soll heißen: Anteil der Flüge, die tatsächlich online und nicht offline übers Reisebüro gebucht werden. Der Aufwand einer OBE-Einführung zahlt sich nur aus, wenn eine möglichst hohe Rate erzielt wird – je nach Reisestruktur 40 bis 60 Prozent. Einfache Flüge (Punkt-zu-Punkt-Verbindungen) sollten verpflichtend per OBE eingekauft werden. Je zentralisierter die Buchung im Unternehmen ist, desto höher die Nutzungsrate.

Schnittstelle: Elektronische „Brücken“, mit denen unterschiedliche Software miteinander verbunden ist. Schnittstellen sind zum Beispiel die Links zu den Anbietern, aber auch zwischen Systemen wie OBE und Reisekostenabrechnung. Sie erleichtern die Verwaltung (einmalige Dateneingabe reicht), können aber aufwendig und teuer sein.

No-Touch-Buchung: eigenständige Online-Buchung des Firmenkunden, über die das Reisebüro – je nach Vereinbarung – höchstens noch einen Blick wirft. Bei der Touched-Buchung hingegen muss das Reisebüro zum Beispiel noch Zusatzdaten erfassen.

Travel Arranger: Person „oberhalb“ des Reisenden, aber „unterhalb“ des Travel Managers, die Buchungen – online und offline – vornehmen darf. Können Sekretariate oder Assistenzen sein. Sie hat für den Zugriff auf die OBE größere Rechte als etwa der Reisende selbst.

Reisebüro: Die gute Fee

TMC: Travel Management Company, zu Deutsch: Reisebüroketten, die auf Geschäftsreisen spezialisiert sind. Darunter fallen Anbieter wie American Express, BCD, CWT, Derpart, Egencia, FCM, HRG und LCC.
BTC: Business Travel Center. Größere Zweigstellen der Geschäftsreisebüroketten, von denen aus zahlreiche Firmenkunden bedient werden. Diese arbeiten meistens nicht als Reisebüro mit „Laufkundschaft“, sondern als Call Center.
Dedicated Teams kümmern sich jeweils um bestimmte Kunden, entweder exklusiv oder um mehrere kleinere.
Implant: Reisebüro, das direkt beim Kunden – also auf dem Firmengelände – untergebracht ist und meist exklusiv für diesen arbeitet. Früher, als noch per Management Fee (siehe unten) bezahlt wurde, sehr häufig; heute meist nur noch bei größeren Konzernen.

Hotel: Frag mal das Reisebüro!

Populärer Buchungsweg für die Hotel-Reservierung ist das Hotelportal – oder, zum Ärger der Travel Manager, der Anruf beim Hotel. Was aber, wenn die Wunschunterkunft im Internet nicht verfügbar ist oder teurer als sonst? Einfach mal beim Reisebüro fragen: Die Agenturen haben Zugriff auf Veranstalterraten. Und Veranstalter haben oftmals von den Hotels Kontingente gekauft, die sie in eigener Regie vermarkten.

Transaction Fee:
Das Reisebüro wird pro Transaktion bezahlt. Im Vertrag sollte genau geregelt werden, was unter Transaktion zu verstehen ist: die Buchung als Ganzes (Trip Fee) oder jeder einzelne Vorgang samt eventueller Stornierung (Unbundled Fee). Die Transaction Fee hat den Vorteil, dass sie gemeinsam mit der Buchung sofort der Kostenstelle zugeordnet wird. Sie hat sich nach Streichung der Airline-Provisionen durchgesetzt. Die früher übliche Management Fee ist ein jährlicher Festbetrag, mit dem das Reisebüro unabhängig von der Zahl seiner Transaktionen bezahlt wird. Manchmal wird auch volumenabhängig gezahlt.

Bonusregelung: vertraglich vereinbarte Summe, die ein Reisebüro als Belohnung erhält, wenn es die Einsparziele übertrifft.

Service Level Agreement:
die im Vertrag zwischen Firma und TMC genau festgelegten Leistungen, die das Reisebüro für seinen Firmenkunden erbringen muss. Diese sollten messbar sein und regelmäßig überprüft werden.

Miss-Savings: mögliche, aber nicht genutzte Einsparungen. Reisebüros sollten von der Firma den Auftrag erhalten, zusätzlich zum gewünschten Flug auch die günstigste Alternative herauszusuchen und zu nennen. Die Gründe für Miss-Savings sollten vom Travel Management regelmäßig analysiert werden.

Travel Policy:
zu Deutsch: Reiserichtlinien. Ist das Rückgrat jedes Travel Managements und regelt, was und wie im Unternehmen von wem gebucht werden darf. Die Travel Policy ist auch Grundlage aller Buchungen übers Reisebüro. Über Sanktionen bei Verstößen entscheidet aber das Travel Management.

Fulfillment: Ticketausstellung durchs Reisebüro nach den Richtlinien des Travel Managements.
GDS: Global Distribution System. Internationale computergestützte Vertriebssysteme, über die das Reisebüro Leistungen wie Flug, Bahn oder Hotel bucht. Anbieter sind Amadeus, Sabre und Galileo.

Karten: Fit mit Walking

Corporate Card oder auch Walking Card: Firmenkreditkarte für den einzelnen Mitarbeiter, mit der er Ausgaben für Hotel, Taxi, Bewirtung und Kleinigkeiten begleicht. Sie läuft über das Privatkonto des Reisenden. Über die Reisestellenkarte (oder Company Account, Lodged Card) werden Flüge, Bahn und Mietwagen bezahlt. Sie läuft über ein Firmenkonto.

Lassen Sie sich helfen

Wer Firmenkreditkarten einführen will, hat oft viele Widerstände zu überwinden – nicht zuletzt bei Mitarbeitern, die nicht „noch eine Karte“ wollen oder Angst um ihr Privatkonto haben. Holen Sie sich Hilfe von außen! Kreditkartenanbieter leisten wertvolle Überzeugungsarbeit und kennen alle Argumente – denn natürlich wollen sie Erfolg für ihre Produkte.

Debit Card:
Bei Zahlung mit Debit Card wird das Geld sofort vom Konto abgebucht. So entfällt etwa die Kreditkartengebühr der Lufthansa. Ein Debit Card Account (Reisestellenkarte) ließe sich somit gezielt bei Flugbuchungen einsetzen.

Information Manager:
Diese Software bietet Kartenbesitzern (Airplus) einen Überblick über alle mit der Karte getätigten Ausgaben. Dient der Analyse und als Basis für Verhandlungen.

MICE Card:
Um auch im Veranstaltungsgeschäft Abrechnungen zu vereinfachen, bieten Airplus und American Express eine MICE Solution oder Mice Card an. Allerdings ist sie noch nicht von allen Hotels anerkannt. Grund sind die Disagio-Kosten.

Zahlungsziel:
Die Ausgaben, die der Reisende über seine Firmenkreditkarte tätigt, laufen über sein Privatkonto. Damit er nicht in Vorleistung treten muss, gibt es eine Zahlungsfrist von 2 bis 4 Wochen. Erst dann wird das Geld abgebucht. In der Zwischenzeit rechnet der Reisende mit seiner Firma ab.

Ancillary Fee: Das kostet zusätzlich!

Ancillary Fee: alle Zusatzgebühren, die von Fluggesellschaften erhoben werden, aber mit dem direkten Ticketpreis nicht unmittelbar etwas zu tun haben. Dabei handelt es sich meist um Entgelte, die früher mal im Gesamtpreis enthalten waren und heute getrennt erhoben werden – etwa für Gepäck, Sitzplatzwahl, Mahlzeiten und Unterhaltung an Bord oder Kreditkartenzahlung (siehe Optional Payment Charge). Ancillary Fees sind ein Ärgernis für Geschäftsreiseplaner, da sie in der Regel nicht verhandelbar sind und einen Vergleich der wirklichen Ticket-Endpreise unterschiedlicher Fluggesellschaften erschweren.

Baggage Fee: Gepäckgebühr. Die in Europa am häufigsten anzutreffende Zusatzgebühr. Und ein Entgelt, das Unternehmen am meisten schmerzt: Während auf Mahlzeiten oder Unterhaltung an Bord verzichtet werden kann, kommen gerade Geschäftsreisende ohne Gepäck nicht aus (Anzüge, Kleider, Unterlagen).

Passen Sie die Richtlinien an

Zusatzgebühren sollten Inhalt Ihrer Reiserichtlinien sein. Definieren Sie, welche Leistungen für welche Flüge Ihre Reisenden buchen dürfen und welche nicht. Für Kurz- und Mittelstrecken sind Mahlzeiten unnötig, während es bei mehrtägigen Reisen ohne Gepäck meist nicht geht. Legen Sie Buchungsweg und Bezahlmittel – Firmenkreditkarte – fest, damit Sie die gebuchten Leistungen komplett erfassen und auswerten können.

EMD: Electronic Miscellaneous Document. EMD ist ein zweites „Ticket“ neben dem normalen Ticket, auf dem alle Zusatzgebühren für den gebuchten Flug erfasst und genannt werden. Dient Travel Managern der besseren Übersicht über die genutzten Zusatzleistungen. Damit wird auch das Reporting transparenter. Bis Ende 2012 soll EMD flächendeckend bei allen Fluggesellschaften eingeführt sein.

Optional Payment Charge: Gebühr, die neuerdings von Lufthansa und Finnair erhoben wird, wenn das Ticket per Kreditkarte bezahlt wird. Für LH-Flugscheine mit Reiseantritt in Deutschland werden seit 1. November innerdeutsch 5 Euro, innerhalb Europas 8 Euro und für Langstreckenreisen 18 Euro fällig.

Priority Boarding: eine besonders von Billigfliegern gern erhobene Zusatzgebühr: Wer sie zahlt, darf vor den anderen Passagieren an Bord und sich den „besten“ Platz aussuchen. Billigflieger gelten als die Erfinder der Zusatzgebühren. Ryanair-Chef Michael O’Leary nannte es mal als sein Ziel, nur noch von Zusatzgebühren zu leben – und den normalen Flugpreis auf null Euro zu drücken.

Unbundled: das „Auseinanderpflücken“ von Leistungen, die früher in einem Inklusivpreis enthalten waren. Häufig eine versteckte Preiserhöhung, da der einstige Gesamtpreis nun weniger Leistungen enthält und dennoch nicht sinkt.

Auch gut zu wissen

Air Sickness Bag: Kotztüte aus dem Flugzeug. Beliebtes Sammelobjekt.
Benchmarking: Vergleich der Vorgehensweisen ähnlicher Unternehmen im Travel Management, um daraus selbst etwas zu lernen.
Cancellation: Stornierung.
E-Auction: elektronische Versteigerung eines Auftrags. Wird oft ergänzend zur Ausschreibung eingesetzt.
E-Invoicing: digitale Rechnung. Erleichtert die internen Prozesse, da sich E-Invoices elektronisch der jeweiligen Reisekostenabrechnung zuordnen lassen. Trägt eine „qualifizierte elektronische Signatur“.

Schöner Bumerang

Bis zu 25 Prozent Umsatzsteuer werden in manchen Staaten der EU auf Reise- und Tagungsleistungen erhoben. Geld, das Sie sich zurückholen können – über das Umsatzsteuervergütungsverfahren. Voraussetzung ist, Ihre Firma ist im betreffenden Land nicht vertreten. Nähere Informationen bieten zum Beispiel die örtlichen Industrie- und Handelskammern.

Fam Trip: Familiarisation Trip. Info-Reise für Travel und Event Manager; Einladende sind Hotels oder Verkehrsämter.
Kickback: Rückzahlungen, die bei Erreichen eines bestimmten Volumens mit Leistungsanbietern vereinbart werden können. Individuelle Flug-Firmenverträge enthalten häufig eine solche Regelung. Grundsätzlich sind von Anfang an günstigere Preise und ein qualitativ hochwertiges Angebot den Kickbacks vorzuziehen.

MICE: international genutzter Begriff für die Veranstaltungsbranche. Bedeutet: Meetings, Incentives, Congresses (oder Conferences) und Events.
Preferred Partner: Flug- oder Hotelpartner, mit dem ein Vertrag besteht und auf den das Travel Management steuert.
Request For Proposal (RFP): Ausschreibung.
ZZZ: Zeitzonenzähler. Können viel reisende Weltumrunder gut gebrauchen.

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