Für wen lohnt es sich wirklich?

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Ob Door-to-Door oder End-to-End: Online-Buchung bietet immer mehr Möglichkeiten. Doch was steckt wirklich hinter diesen Begriffen? Und lohnt es sich auch für Mittelständler, aufs Netz zu setzen?

Und dies ohne Bruch im System, mit automatischer Datenübertragung zwischen Buchungs- und Reisekostensoftware, Reisebüro und Personalabteilung. Nach gut zwei Jahren Entwicklung führt Saarlands Landesverwaltung ein Travel-Management-System ein, das sich diesen Anforderungen zumindest nähert.

Online-Trend steigt weiter an

Online bedeutet nach wie vor aber auch: Firmen, die noch klassisch im Reisebüro buchen, führen eine Online-Buchungssoftware (OBE) ein. Oder sie versuchen, die Nutzungsrate der bestehenden OBE zu erhöhen. Andere Unternehmen wiederum „stellen ihr seit Jahren eingesetztes Tool auf den Prüfstand und wechseln zu einem, das besser zur Firmenkultur passt“, sagt CWT-Online-Experte Wolfgang Koch. Und schließlich sind es neue technische Möglichkeiten wie die Door-to-Door-Lösung, die für manch einen Betrieb das Internet überhaupt erst attraktiv macht: das virtuelle Planen und Buchen einer kompletten Reise unter Einschluss von Taxi, Nahverkehr und Fußwegen. Tatsache ist: Die Zahl der Unternehmen, die ins Netz gehen, wächst. „Wir beobachten nach wie vor einen steigenden Trend zur Online-Buchung“, sagt Michael Marx, Leiter der Geschäftsreisensparte Business Plus bei den Lufthansa City Centern. Und, so ergänzt sein Kollege Christoph Führer, Chef der Reisebüro-Kette Derpart: „Nachdem Großunternehmen den Trend eingeleitet haben, erkennt nun ganz verstärkt der Mittelstand die Vorteile. Mit zunehmender Professionalisierung im Travel Management steigt auch die Bereitschaft, eine OBE einzuführen.“ Welch große Hoffnung die Leistungsanbieter ins Internet-Geschäft setzen, zeigt die Übernahme des größten deutschen OBE-Anbieters I-FAO durch das Reservierungssystem (GDS) Amadeus. Dieses verspricht sich hohe Einnahmen und neue Kunden. Und einen zusätzlichen Schub bekam der Trend zum Internet jüngst durch die Entscheidung von Germanwings, ihre günstigsten Tickets nicht mehr über die GDS zu vertreiben. Während diese wehklagten, fertigten die OBE-Systeme schnell eine elektronische Schnittstelle zu der Lufthansa-Tochter.

Reisebüros vermieten OBE

Allerdings: Für Mittelständler lohnt es sich nicht, eine eigene OBE zu kaufen. Die Investitionen samt Wartung gehen schnell in die Zehntausende, und der technische Aufwand ist groß. Effizienter ist es, die Angebote der Reisebüros zu prüfen, die als „Reseller“ der OBE-Anbieter fungieren, das heißt, sie vermieten die Software – meist modifiziert – an ihre Firmenkunden weiter. Diese bezahlen in Form einer Transaction Fee (TAF), einer Gebühr pro Buchung, die aber niedriger ist, als wenn per Telefon oder E-Mail gebucht würde. „Zudem gibt es heute etliche auf den Mittelstand zugeschnittenen Angebote, die den Online-Trend weiter vorantreiben“, ergänzt Rene´ Zymni von der Geschäftsreisekette BCD Travel. Gerade für Neueinsteiger haben die Reisebüros derart vereinfachte Lösungen entwickelt: Über sie lässt es sich zu attraktiven Konditionen – oft sogar kostenlos – buchen; zusätzliche Features wie Reportings bieten sie in aller Regel aber nicht. Ein weitverbreitetes Missverständnis: Mit dem normalen Internet hat eine OBE nichts zu tun. Sie greift stattdessen auf die Reservierungssysteme (GDS) zurück, deren Angebote auch den Reisebüros zur Verfügung stehen. Zusätzlich bietet sie direkte Anschlüsse zu Billigfliegern, die sich nicht via GDS vermarkten, sowie zu Mietwagenanbietern und Hotelportalen. Bei einer Suchanfrage stellt sie die Angebote in Form eines Rankings dar – sortiert nach Kriterien wie beispielsweise Preis, Dauer oder Airline.

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OBE lohnt nur für Flüge

Dabei gilt: Eine OBE lohnt sich nur für Firmen, die auch Flüge über sie buchen. Wer nur andere Leistungen benötigt, der sollte Direktanschlüsse (Mietwagen) sowie Hotelportale (HRS, Hotel. de, ehotel, CRC und Hotelplattformen der Reisebüros) und Bahnportale nutzen. Um hierbei in den Genuss vergünstigter Raten zu kommen und Profile wie Richtlinien einzuspeisen, sollte man in jedem Fall spezielle Firmenzugänge beantragen. Die Portale und natürlich auch die OBE liefern überdies Reportings – also Statistiken – über alle gebuchten Produkte.

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Damit sich der Aufwand für die OBE-Einführung rentiert, sollten mindestens 30 Prozent aller Flüge online gebucht werden. Das aber funktioniert nur, wenn die Reisestruktur des Unternehmens überwiegend aus Punkt-zu- Punkt-Strecken besteht, also einfachen Flügen wie etwa Frankfurt–Schanghai–Frankfurt. Für diese Fälle sollte die Online-Buchung sogar verpflichtend sein (Reiserichtlinie ändern!). Dem Reisebüro-Partner sollte verboten werden, derart einfache Flüge zu buchen, „während komplexe Umsteigeverbindungen und Gabelflüge beim Reisebüro-Mitarbeiter besser aufgehoben sind“, sagt Anton Lill von American Express Global Business Travel. Nur dieser kann mögliche Schlupflöcher der Airlines nutzen, indem er „kreatives Ticketing“ betreibt. Die Zahl der OBE-Anbieter in Deutschland ist überschaubar. Welches Tool für welche Firma passt, hängt davon ab, welche Funktionen man benötigt: Ist zum Beispiel eine Genehmigung nötig? Zudem empfiehlt es sich persönlich zu testen, mit welchem System man am besten zurechtkommt. Und ein gewichtiges Wort spricht nicht zuletzt die IT-Abteilung mit: Welche Software passt am besten in die bestehende Systemlandschaft des Unternehmens? Lassen sich Daten vielleicht sogar direkt von der OBE in die (eventuell schon existierende) elektronische Reisekostenabrechnung und die IT der Personalabteilung, oft SAP, exportieren? Eine bereits bestehende Integration von Buchung und Abrechnung bieten Concur und KDS an; bei den anderen lassen sich in der Regel Schnittstellen zwischen den Tools schaffen.

Erfassung der kompletten Dienstreise

BCD-Manager Zymni rät Mittelständlern, die eine OBE einführen wollen, „genau zu prüfen, ob und was sie dadurch wirklich sparen“. Zudem sollten sie die End-to-End-Lösung, also die weitestmögliche Kopplung der Prozesse von der Genehmigung bis zur Abrechnung, von Beginn an in ihre Überlegungen einbeziehen. Und was für End-to-End gilt, gilt auch für Door-to-Door: Erste Systeme wie KDS arbeiten daran, die gesamte Dienstreise vom Aufbruch bis zur Rückkehr darzustellen – also einschließlich öffentlicher Nahverkehrsmittel, Taxis, Fußwegen und CO2-Emissionen. „Wir verzeichnen ein starkes Interesse an solchen Systemen“, sagt CWT-Mann Koch: „Ich würde es Mittelständlern, die eine OBE neu einführen, auch empfehlen. Denn den Reisenden interessiert nicht die Zahl der Transaktionen, sondern allein der Zeitpunkt, zu dem er abreist und wieder zurückkehrt.“ Und der Travel Manager kennt von Anfang an bereits die Gesamtkosten. Aber gerade das erfordert nach Ansicht vieler Experten ein grundlegendes Umdenken in der Branche. „Die Einführung einer Door-to-Door-Software erfordert Mut“, sagt Lill: „Es geht nicht mehr darum, wo und wie man das Ticket fürs Hauptverkehrsmittel am günstigsten erhält. Stattdessen geht es um Gesamtkosten und Gesamtreisezeit.“

Die wichtigsten Begriffe: Was heißt was?

OBE: Online Booking Engine, deutsch: Online-Buchungssystem/-softwarePunkt-zu-Punkt: Flüge ohne Umsteigen, ideal für die Buchung via OBE GDS: Global Distribution System; Reservierungssysteme, auf die sowohl Reisebüros als auch OBE zugreifenAdoption Rate: Nutzungsrate; Anteil der Flüge, die via Online-Buchungssystem gebucht werdenTAF: Transaction Fee; Reisebüro-Gebühr. Ist bei OBE deutlich niedrigerSchnittstelle: elektronische Brücke, die Systeme miteinander verbindet, z. B. OBE und ReisekostenabrechnungEnd-to-End: lückenlose Online-Abwicklung des gesamten Reiseprozesses von der Genehmigung bis zur AbrechnungDoor-to-Door: Abbildung der Gesamtreise samt ÖPNV und Taxis

Marktüberblick: Diese Portale gibt es

Zu den großen Anbietern von Online-Buchungssoftware zählen Marktführer I-FAO mit dem System Cytric, Amadeus (AeTM), Atlatos, Concur, Get There, KDS, Onesto und Pass (Victor). Konzernen bieten die Hersteller ihre Software direkt zum Kauf an, ansonsten kooperieren sie mit den Geschäftsreisebüroketten. Diese vermitteln die Systeme an ihre Firmenkunden weiter, die als „Miete“ für jede Buchung eine Gebühr (TAF) bezahlen. Da in diesem Fall der Aufwand fürs Reisebüro weitaus geringer ist als bei einer Offline- Buchung, liegt die TAF deutlich unter der klassischen Reisebüro-Gebühr.

Manche Reisebüros haben auch selbst Online-Software entwickelt, zum Beispiel FCM Travel Solutions mit seiner Phoenix OBE oder HRG mit HRG Online. Ein klassischer Internet-Anbieter ist die Expedia-Tochter Egencia, die den umgekehrten Weg wie die Reisebüros geht: Online steht bei ihr im Fokus, während Offline-Hilfe eine weitere Option darstellt.

Für Neukunden und kleinere Mittelständler stellen die Geschäftsreisebüros abgespeckte Buchungssysteme zur Verfügung. Über diese lässt sich zwar einfach und preisgünstig online buchen, sie bieten jedoch keine oder nur wenige Zusatzfunktionen wie die Hinterlegung von Reiserichtlinien oder die Erzeugung von Buchungsstatistiken. Zu diesen Angeboten zählen CWT Direct, BCD Travel Direct, American Express On-Travel, Simply HRG.Reisebüro-unabhängige Buchungsportale mit Schnittstellen zu den Reservierungssystemen, zu Hotelportalen, Mietwagenanbietern und zu den Billigfluggesellschaften sind OBT und Travel Desk. Auch sie wenden sich vor allem an Mittelständler, bieten neben der reinen Buchungsfunktion aber auch Reporting, die Hinterlegung von Reiserichtlinien und Reisendenprofilen sowie – wie bei Travel Desk – die Buchung von Tagungen.

Mobile Buchungen per App

Die Zahl der Smartphone-Apps geht in die Hunderttausende. Auch im Reisebereich ist das App-Angebot riesengroß. Kein Wunder, dass auch bei den Unternehmen das Interesse am Einsatz solch mobiler Anwendungen für Geschäftsreisen steigt. Lässt sich so unter Umständen doch der Service für den Reisenden als auch die Steuerung der Reiseströme verbessern.

So weit die Theorie. In der Praxis gibt es bislang aber nur wenige Firmen, die im Geschäftsreiseprozess gezielt auf mobile Anwendungen setzen. Das hat zum Teil ganz praktische Gründe: So sind in den Unternehmen zum Teil die unterschiedlichsten Smartphone-Modelle und -Marken im Einsatz. Das aber erschwert den Einsatz einer einheitlichen Geschäftsreise-App, die häufig nur für ein bestimmtes Betriebssysteme ausgelegt ist. Hinzu kommt, dass auch die Funktionalitäten der mobilen Anwendungen zu wünschen übrig lassen.

So sind die Apps der Geschäftsreiseketten für Marcus Scholz, Travel Manager von Maschinenbauer Dürr, nicht mehr als ein besserer Reiseplan. Wobei hier durchaus Bewegung drin ist. Der hiesige Marktführer BCD Travel hat seine nationale App- Lösung kürzlich vom Markt genommen und ist dabei eine globale Geschäftsreise-App einzuführen. Auch Wettbewerber Egencia rüstet seine App auf: Im Herbst wird der mobile Service um eine Flugbuchungsfunktion erweitert.

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