Meeting Management

Tagungen perfekt buchen

Das MICE-Segment ist in den meisten Firmen ein Dschungel. Um den Überblick zu behalten, führen immer mehr Unternehmen ein strategisches Veranstaltungsmanagement ein.

Jederzeit genaue Reportings

Gemeinsam mit den Anbietern Intergerma und NP4 hat GEA „sein System“ entwickelt. Herzstück ist eine Teilnehmer-Management- Software, über die der Konzern alle Veranstaltungen abwickelt. „Auch schon vor dem Event lassen sich damit detaillierte Reportings erstellen“, sagt Julia Bäuml. „Unter anderem stellen wir kontinuierlich die geplanten und realisierten Hotelumsätze gegenüber.“ Tatsache ist: Bei immer mehr Unternehmen gerät das MICE-Segment in den Blick. Nicht immer geht es darum, gleich den gesamten Hoteleinkauf zu vereinheitlichen. In aller Regel steht zunächst die Konsolidierung bei den Veranstaltungen auf dem Plan. Das wurde auch beim jüngsten BME-Kongress Travel, MICE & More in Wiesbaden deutlich. In den meisten Unternehmen verhält es sich nach wie vor so wie einst beim Zeitarbeits-Spezialisten Randstad. „Jeder durfte seine Veranstaltungen selbst buchen, ein umfassendes Reporting gab es nicht, und alle MICE-Leistungen trafen bei uns per Einzelrechnung ein“, erinnert sich Sascha Gloazzo, Teamcoordinator Travel Services. Inzwischen laufen sämtliche Buchungen über ihn, und Randstad setzt sowohl ein zentrales elektronisches Portal als auch – für die Abrechnung – die Airplus-Meeting-Card ein. Die Vorteile sieht Sascha Gloazzo im Angebotsvergleich, in der Kostentransparenz und im Reporting. „Früher konnte ich nicht sagen, was alles über andere Kollegen in den Abteilungen gebucht wurde“, berichtet er. „Nun erhalte ich per Knopfdruck einen Gesamtüberblick.“

Nicht an den Buchern vorbei!

Auch Tonny van der Ven, Managerin bei Vodafone, hat sich mit Hilfe eines strategischen Meeting Management aus dem „MICE-Dschungel“ befreit, wie sie sagt. Die Veranstaltungen des Telefonriesen müssen über ein IT-Portal angefragt und gebucht werden, zudem hat sie einheitliche Tagungspauschalen, Storno- und Depositbedingungen formuliert. „So etwas wurde früher oft gar nicht ausgehandelt und hat dann – im Falle einer Absage – zu enormen Kosten geführt“, erzählt die gebürtige Maastrichterin. Derzeit arbeitet sie an einer Veranstaltungsrichtlinie, und „in einem späteren Schritt werden wir einen automatischen Zahlungsprozess definieren“, erzählt Tonny van der Ven. Als entscheidend bezeichnet sie die umfassende Analyse zu Projektbeginn: „Man muss wissen, wie und was die Abteilungen überhaupt buchen und welche Hotels und Leistungen wichtig sind“, sagt sie. Gemeinsam mit Beteiligten aus der IT, der Personalabteilung und dem Einkauf gründete sie eine Projektgruppe, der unter anderem die Auswahl des passenden Anbieters oblag. Die Zahl der Veranstaltungsportale ist inzwischen hoch, wobei sich Ansprüche und Zielgruppen durchaus unterscheiden. Zu denen, die bereits große Erfahrungen in der Branche haben, gehören CRS Travel, ehotel, hotel.de, Hotel & Eventbs, HRS, Intergerma, Meetingmasters, plan2plan und Starcite. Meetingmasters aus Trier beispielsweise hat gerade erst seine Web-Anwendung „More Event“ überarbeitet: Veranstaltungs-Internet-Seiten lassen sich damit flexibel anpassen, Änderungen oder Stornierungen Webbasiert abwickeln und Teilnahmebestätigungen sowie Rechnungen per E-Mail verschicken. Auch Planungsdaten wie Anmelde- und Buchungsstatistiken stehen – wie bei einigen anderen Anbietern auch – in Echtzeit bereit. Doch unabhängig davon, für welche Software sich die Firma entscheidet und wie sie die Implementierung organisiert: Zwei Dinge legen die GEA-Managerinnen Julia Bäuml und Iris Jungmann ihren Kollegen ganz besonders ans Herz. „Ein Mandat des Vorstands ist für einen solchen Schritt unumgänglich – ebenso wie die Akzeptanz der Nutzer. Ihnen zeigen wir daher immer wieder den Mehrwert auf.“

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