Hoteleinkauf

Besser Raten aushandeln

Annina Tiefenbacher ist Travel-Management-Beraterin bei Steinberg & Partner in Hamburg.
Steinberg & Partner
Annina Tiefenbacher ist Travel-Management-Beraterin bei Steinberg & Partner in Hamburg.

Die günstigsten Preise erzielt, wer sich mit den Hotels persönlich an den Tisch setzt. Auch sind Einzelverträge besser als Kettenvereinbarungen, so Annina Tiefenbacher von Steinberg & Partner in Hamburg.

Es ist wieder an der Zeit: Die Verhandlungen mit den Hotels über die Rahmenverträge sollten spätestens jetzt stattfinden. Als erstes fragt in aller Regel die Personabteilung an. Denn sie will die Termine für ihre Seminarreihen für das kommende Jahr festzurren. Viele Unternehmen nehmen noch immer keine Hotelausschreibung für Übernachtungen und Tagungspauschalen vor, obwohl der Rahmenvertrag das zentrale einkäuferische Mittel im Hotelmarkt darstellt. Im Umfeld unserer Kunden haben wir hier höchst unterschiedliche Vorgehensweisen. Wir empfehlen, einmal jährlich per E-Mail und per vorbereiteter Excel-Ausschreibung die Raten abzufragen. HRS drängt hier mit einem sogenannten Rate-Finding-System auf den Markt, das aus unserer Sicht aber lediglich dann sinnvoll einsetzbar ist, wenn auch ein Großteil der Hotelbuchungen bereits über HRS läuft. Auch die entsprechenden Systeme der Tagungsplattformen spielen inzwischen eine Rolle im Markt. Einige Unternehmen nutzen diese sowohl für die Verhandlung von MICE-Verträgen als auch für die Einzelübernachtung. Unsere Erfahrung zeigt allerdings, dass Unternehmen, die selbst und nicht über Mittler verhandeln, grundsätzlich bessere Preise erzielen. Lassen Sie sich also von Beratern oder Portalanbietern bei den Verhandlungen ruhig unterstützen, aber verhandeln Sie dann besser direkt. Folgende Tipps können wir aus unserer Praxis für die Hotelverhandlungen geben: 1. Bezüglich der Kettenabkommen bleiben wir bei unserem Verfahren, eher mit einzelnen Häusern direkt Verträge zu schließen als mit der Hotelkette insgesamt. Denn der direkte Kontakt zum Hotel bringt nach wie vor bessere Preise als der Kontakt über den Account Manager. Lediglich bei globalen Verträgen gehen wir über das Account Management der Hotelketten. Doch auch hier fragen wir die Preise für einzelne Häuser gesondert ab. Allenfalls zusätzlich nehmen wie den allgemeinen Rabatt der Kette mit. 2. Für Einzelübernachtungen sollten Sie für Hotels in Deutschland die sogenannte Last Room Availability (LRA) mit verhandeln. Diese bedeutet, dass das Hotel Ihrer Firma die vereinbarte Rate auch für das letzte verfügbare Zimmer im Haus anbietet. Doch Vorsicht bei Hotelverträgen im Ausland: Hier muss man für eine solche LRA-Klausel meist extra zahlen, die Konditionen steigen also dementsprechend. 3. Bei den Tagungspauschalen sollten Sie eigene Inhalte festlegen, um die Angebote der einzelnen Hotels besser miteinander vergleichen zu können. Vergessen Sie dabei die notwendige Technik nicht! Nach unseren Markterkenntnissen lassen sich Beamer und W-LAN inzwischen mit in die Tagungspauschale hineinverhandeln, ohne dass der Preis der Pauschale deswegen nach oben geht.

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