Flüge

So gelingt der Flugeinkauf

Streckenabkommen, Bonusprogramme oder Tagespreise – BizTravel zeigt in neun Schritten, wie Sie optimal Flüge einkaufen.

Wohin fliegen die Kollegen?

„Natürlich lässt sich auch der Flugeinkauf teilweise standardisieren“, räumt van Laarhoven ein: in jedem Fall dann, wenn das Unternehmen seine internen Prozesse optimiert hat und über Firmenkreditkarten, Online-Buchungssoftware und einen verlässlichen Reisebüro-Partner verfügt. Zu welchen Preisen allerdings im Internet oder übers Reisebüro gebucht wird ist von Einkaufspolitik und Einkaufsgeschick der Firma abhängig. Und vom Reiseverhalten des Unternehmens. Wohin fliegen die Mitarbeiter? Welche Fluggesellschaften nutzen sie? Wie lange im Voraus buchen sie? Und wie hoch sind die Ausgaben für Tickets?

„Am wichtigsten für Unternehmen, die ihren Flugeinkauf optimieren wollen, ist die Datenkonsolidierung und – darauf basierend – eine fundierte Datenanalyse“, sagt Anna Wrossok, die das globale Travel Management des Bayer-Konzerns leitet. „Die Datentransparenz bekommt man zum Beispiel durch den Einsatz einer einheitlichen Kreditkarte im Unternehmen.“ Alle Flugausgaben, die mit den Karten getätigt wurden, lassen sich zu Monatsübersichten zusammenfassen – die so genannten Reportings. „Auf dieser Datengrundlage lässt sich feststellen, wo und auf welchen Strecken sich Volumen bündeln lassen und wo sich das Aushandeln von speziellen Firmenraten lohnt“, erklärt Wrossok. Auch für Berater Hans Bielefeld ist die Analyse der Reiseströme – neben klaren Reiserichtlinien und nachdrücklicher Unterstützung durch die Geschäftsleitung – das A und O. Die Zauberworte: bündeln und steuern.

Glücklich, wer bündeln kann

Denn wer Verbindungen sehr oft fliegt oder eine Fluggesellschaft stark nutzt, dem kommen die jeweiligen Airlines in aller Regel preislich entgegen. Vor allem dann, wenn das Volumen hoch ist und wenn auf den Strecken Konkurrenz herrscht. Voraussetzung: Die Geschäftsreiseplaner weisen nach, dass sie das Flugvolumen ihrer Firma bündeln und auf den gewählten Carrier steuern können. Für Wrossok steht fest: Das Aushandeln von Firmenraten rentiert sich. „Natürlich ist das auch eine Frage der Durchsetzungskraft des Travel Managers in der Firma“, sagt sie. Ist sie groß, „lohnt sich selbst bei kleineren Etats das Verhandeln“. Faustformel: Ab etwa 25.000 Euro Umsatz zeigen sich Airlines offen für Gespräche über Streckenabkommen.

„Travel Manager sollten in jedem Fall ihre Steuerungsmöglichkeiten kennen, um abzuschätzen, ob sie Volumen umschichten können“, rät SAP-Travel-Manager Dirk Gerdom: „Stellt ein Lieferant fest, dass Versprechungen nicht eingehalten wurden, kann sich das in den Folgejahren negativ auswirken.“ Alltäglich hingegen ist, dass Verträge im Business Travel Absichtserklärungen sind: „Ein definitiver Abruf der Leistungen steht nicht immer dahinter“, sagt Gerdom. Schließlich kann niemand vorhersagen, wie sich das Reiseverhalten der Firma im Vertragsjahr tatsächlich gestaltet. Nachträgliche Strafen (Malus) haben seriös verhandelnde Firmen daher kaum zu befürchten.

Anbieter und ihre Bonusprogramme

Businessflyer (American Airlines, British Airways, Cathay, Finnair, Iberia, Japan Airlines, LAN, Malév, Qantas, Royal Jordanian): Rabatte auf Ticketpreise.

Partner plus Benefit (ANA, Austrian, LOT, Lufthansa, Singapore, Spanair, Swiss, TAP Portugal, United): Sammelpunkte zum Einlösen.

Bluebiz und Voyager Rewards (Air France, KLM): Sammelpunkte zum Einlösen.

On Business (British Airways): Sammelpunkte zum Einlösen.

SAS Corporate Plus (SAS): Verbilligte Tickets für Asien- und USA-Flüge

OK Plus Corporate (Czech Airlines): Sammelpunkte zum Einlösen.

Alicorporate (Alitalia): Wahlweise Punkte zum Einlösen oder Rückvergütung.

Air Baltic Sondertarife für Firmen, die mindestens 20 Tickets einkaufen.

Sky Bonus (Delta): Sammelpunkte zum Einlösen.

Bonuspunkte sammeln

Alternativ zu Streckenabkommen bieten die meisten Fluggesellschaften Firmenbonusprogramme an. Diese gelten für das gesamte Netz der Airline oder einer Luftfahrtallianz. Programme wie Partner Plus Benefit oder Blue Biz belohnen die Firmen im Nachhinein: „Für die Flüge aller Mitarbeiter werden konsolidiert Punkte gesammelt, die dann etwa für Flüge eingelöst werden können“, erläutert Lufthansa-Sprecherin Amelie Lorenz das Prinzip. Klingt gut, die Realität aber ist, dass manche Flüge – speziell nach Asien – oftmals restlos ausgebucht sind. Bonuspunkte nützen da wenig. Über spezielle Firmenförderprogramme verfügen heute auch die meisten Billigflieger. Germanwings etwa offeriert spezielle Raten, und bei Air Berlin kommen Unternehmen beim Kauf einer bestimmten Ticketzahl in den Genuss vergünstigter Preise.

Umbuchung leicht gemacht

Anders als reguläre Schnäppchenpreise lassen sich Firmentickets kostenlos umbuchen. „Man sollte aber darauf achten, dass Firmenkreditkarten akzeptiert werden, sich die Flüge über ein Reisebüro oder eine Software buchen lassen und die Gesellschaften konsolidierte Daten liefern“, sagt Anna Wrossok – Konditionen, die die meisten Aldi-Flieger erfüllen. Und: Nicht allein der Ticketpreis ist entscheidend. Da Billigairlines oft entlegene Airports anfliegen, sind Kosten für Taxi und Arbeitszeit einzukalkulieren. Nötig ist eine Gesamtkostenrechnung. Unternehmen, in denen Flüge länger im Voraus gebucht werden und in denen Umbuchungen oder Stornierungen kaum vorkommen, fliegen oft mit „normalen“ Marktpreisen am günstigsten. „Best Buy ist bei uns Prinzip – trotz Firmenraten“, sagt Andreas Konkel, Travel Manager beim Optikriesen Zeiss: „Unser Reisebüro muss immer den günstigsten Preis heraussuchen.“

In einem Punkt jedoch sind Firmenraten unschlagbar: „um Ticketausgaben nach oben zu deckeln“, wie es Berater Andreas W. Schulz ausdrückt. Müssen Mitarbeiter auf die Schnelle abheben, dann sind sie mit einer solchen verhandelten Rate zumindest vor Höchstpreisen gefeit. Wichtig: Tagesaktuelle Preise gehören zu dem Kontingent, das ausgehandelt wurde. Schließlich, so Konkel, „kann die Airline mich ja nicht dafür bestrafen, dass ich ihre günstigen Angebote nutze“.

Neun Schritte für den Flugeinkauf

  • Reiseströme analysieren anhand von Reportings (Kreditkarte, Reisebüro).
  • Prüfen, ob sich Volumen bündeln lässt.
  • Sind oft Umbuchungen nötig? Falls ja: Firmenraten vorteilhaft (vollflexible Tickets).
  • Airline-Auswahl nach Preis, Zielen, Frequenzen, Flugzeiten, Sicherheit, Klimaschutz, Service an Bord. Werden Mindestumsätze verlangt?
  • Darauf bestehen, dass in den eingekauften Kontingenten Tickets zu (günstigeren) Tagespreisen berücksichtigt werden.
  • Auch die Angebote von Billigfliegern und Regio-Airlines prüfen und verhandeln.
  • Alternativ zu Firmenraten: Registrierung für Bonusprogramme.
  • Strikte Steuerung: Festlegung von bevorzugten Partnern in der Reiserichtlinie, strenge Durchsetzung der Richtlinie, hierzu Mandat der Geschäftsführung.
  • Firmenraten immer mit Tagespreisen vergleichen und zur günstigsten Rate (Best Buy) buchen.

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