Reisekosten-Software

Elektronisch abrechnen

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Viele Firmen vernachlässigen die Abrechnung von Reisekosten. Zu Unrecht. Denn mit Hilfe einer geeigneten Reisekosten-Software lassen sich Zeit und auch Prozesskosten sparen.

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Seit diesem Jahr allerdings müssen die ACE-Schlosser ihre Abrechnungen selbst erledigen. Der Meister greift nicht mehr helfend ein. Der Grund ist ein Wechsel des Reisekostenabrechnungstools. So nutzt der Hersteller seit Jahresbeginn die Lösung Wintrip von I&K Software. „Die ist deutlich einfacher zu bedienen als unser bisheriges System“, sagt Sebastian Markl, der stellvertretende IT-Leiter bei ACE. Selbst Mitarbeiter, die nur selten auf Geschäftsreisen gingen, hätten aufgrund der „intuitiven Nutzerführung“ keine Probleme, lobt Markl. Die Abrechnung über das Inhouse-System sei in kürzester Zeit erledigt.

Diese Zeitersparnis bei der Bearbeitung ist einer der Gründe, die für die Einführung einer Reisekosten-Software sprechen. Die manuelle Erfassung, Bearbeitung und Kontrolle zum Beispiel über ein Excel-Dokument dauert in der Regel deutlich länger – und ist fehleranfälliger. Denn Pauschalen müssen bei einer solchen Zettelwirtschaft per Hand in das vorgefertigte Formular eingetragen werden, falsche Angaben sind da programmiert. Elektronische Systeme dagegen spielen Daten wie Verpflegungspauschalen, Währungskurse oder Mehrwertsteuersätze automatisch ein. Das reduziert die Fehlerquote und spart überdies Zeit.

Riesiges Sparpotenzial

Wie viel Zeit und Geld Unternehmen, in denen noch manuelle Prozesse dominieren, in die Reisekostenabrechnung investieren und welches Sparpotenzial hier steckt, zeigt eine Auflistung des Reisemanagement- und Abrechnungsspezialisten Concur. Danach überwiegen in 47 Prozent der europäischen Betriebe nach wie vor manuelle oder überwiegend manuelle Abrechnungsprozesse. Der Zeitaufwand hierfür beträgt in etwa 843.681 Stunden im Jahr. Das Sparpotenzial bei einer Umstellung auf eine elektronische Abrechnung allein schon durch kürzere und weniger fehlerhafte Prozesse beziffert Concur dabei auf mehr als elf Millionen Euro pro Jahr.

Damit ein solches Sparpotenzial, heruntergebrochen auf den einzelnen Betrieb, auch ausgeschöpft werden kann, sollten Unternehmen bei der Einführung elektronischer Lösungen auf einige grundlegende Dinge achten: Entscheidend ist vor allem die Benutzerfreundlichkeit des Systems. Das Tool, in dem die Reisekostenabrechnung stattfindet – egal ob als Online-Version oder als Inhouse-Software –, muss einfach zu verstehen sein. Ist es das nicht, erweisen sich die versprochenen Zeit- und Prozesskostenersparnisse als leere Versprechungen.

Gravierende Unterschiede bei Reisekosten-Software

Dass es hier durchaus gravierende Unterschiede gibt, zeigt das Beispiel ACE. Selbst bei größeren und etablierten System- und Softwareanbietern existiert mitunter noch Verbesserungspotenzial. So hat HR Works, einer der größeren Anbieter hierzulande, gerade eine neue Oberfläche für sein Tool entwickelt. „Wir reagieren damit auf die Wünsche unserer Nutzer“, sagt Geschäftsführer Thomas Holzer. Die neue Optik orientiert sich mehr als bisher an den von anderen Computerprogrammen gewöhnten Desktop-Aufbau. Die elektronische Abrechnung gehe so noch schneller, verspricht Holzer.

Unternehmen, die eine Reisekosten-Software einführen, müssen sich zudem entscheiden, ob sie auf eine Online-Lösung setzen oder ein Softwarepaket auf den eigenen Rechnern installieren. Anbieter gibt es für beide Varianten: HR Works oder Mobile Xpense setzen auf rein Web-basierte Systeme, Wettbewerber wie Numiga oder I&K haben sowohl Inhouse- als auch Online-Lösungen im Portfolio. Wobei zahlreiche Anbieter zusätzlich ein komplettes Outsourcing anbieten – ein Service eher für größere Unternehmen.

Reisekosten-Abrechnung von unterwegs

Bei ACE hat man die Abrechnungssoftware auf den eigenen Servern installiert. „Wir haben unsere Daten gern in der eigenen Hand“, nennt Sebastian Markl die Gründe für diese Entscheidung. Vorteil einer Online-Lösung (Software as a Service, SaaS): Geschäftsreisende können schon von unterwegs ihre Abrechnungen anlegen und bearbeiten. Nach der Rückkehr müssen dann im Idealfall nur noch die Belege eingereicht werden. Wobei aber auch bei Offline-Tools eine Bearbeitung unterwegs möglich ist. So haben Reisende die Abrechnungssoftware in diesem Fall auf ihrem Laptop installiert. Nach Rückkehr von der Dienstfahrt werden die bereits gespeicherten Daten dann in das Inhouse-System überspielt.

Die Abrechnungssysteme sollten zudem in der Lage sein, Kreditkartendaten zu importieren und die Rechnungsangaben den bereits erfassten Reisen automatisch zuzuordnen. Das erspart entsprechende manuelle Eingaben und sorgt ebenfalls für einen schnelleren Prozess. Das gilt auch für die Übernahme der Reisedaten aus einem Reiseantrag. Viele Tools verfügen über solch ein Feature, das entsprechende Doppeleingaben überflüssig macht. Wichtig ist auch die Anbindung des Abrechnungstools an die firmeneigene EDV. Die Software sollte über entsprechende Schnittstellen für den reibungslosen Datentransfer verfügen. Bei dem Tool von I&K ist das der Fall. So will ACE 2013 die Reisekostenabrechnung mit den eigenen Warenwirtschafts- und Zahlungssystemen verbinden. „Damit auch die Mitarbeiter in der Buchhaltung weniger Arbeit haben“, sagt IT-Experte Markl.

Die Vorteile einer Reisekosten-Software

Ausgabentransparenz: Reisekostenabrechnungstools sorgen für eine erhöhte Kostentransparenz. Denn die Systeme liefern entsprechende Auswertungen. Travel Manager können schnell erkennen, wer wann, wie und wohin reist. Die Daten sind auch für Einkaufs- und Preisverhandlungen wichtig.

Einhaltung der Reiserichtlinien: Durch die mögliche Einbindung von Richtlinien wird das Risiko eines Verstoßes gegen die Reisevorgaben reduziert. Da Steuervorgaben direkt im System abgebildet werden, sinkt auch hier die Gefahr falscher Abrechnungen.

Kosteneinsparungen: Automatisierte Lösungen, die vom Reiseantrag bis zur Abrechnung reichen, schaffen zahlreiche (Kosten-) Vorteile. So sparen Mitarbeiter nicht nur Zeit, sondern auch die Prozesskosten sinken, da es weniger Systembrüche gibt. Außerdem können durch ein verbessertes Reporting meist auch die direkten Reisekosten reduziert werden.

Flexibilität: Steuerliche Vorgaben ändern sich. Die Anbieter elektronischer Lösungen sorgen hier – in der Regel – für schnelle Anpassungen, so dass die Abrechnungen der Unternehmen immer den aktuellen gesetzlichen Regelungen entsprechen.

Überschaubare Kosten: Gerade Web-basierte Lösungen kommen ohne neue IT-Infrastruktur in den Firmen aus. Lediglich die Schnittstellen müssen stimmen. Die Kosten, die für eine Implementierung anfallen, tragen sich durch den Einsatz des Systems und die dadurch erzielten Einsparungen oft selbst.

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