Reisekosten-Serie Folge 6

Reisekosten-Software

Im letzten Teil unserer großen Reisekosten-Serie dreht sich alles um das Thema Reisekosten-Software.

Hier finden Sie alle Folgen unserer Reisekosten-Serie im Überblick:

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Die Albertakademie veranstaltet ein kostenloses Info-Seminar zur Reisekostenreform. Medienpartner ist BizTravel.

In Folge 6 der großen Reisekosten-Serie beantworten wir die wichtigsten Fragen zum Thema Reisekosten-Software.

Die Mitarbeiter der BK Group sind viel unterwegs. Schließlich betreuen sie rund 4500 Einzelhandelsshops in ganz Europa, darunter Läden von Adidas, Geox, Tom Tailor oder Villeroy & Boch. Die Service-Techniker des Unternehmens aus dem bayerischen Endsee sorgen unter anderem dafür, dass die der Läden funktioniert, die Klimaanlagen laufen und auch Fenster und Türen richtig schließen. Knapp 100 Außendienstler sind dabei für die BK Group regelmäßig unterwegs. Die reichen pro Woche allein 60 bis 70 Reisekostenabrechnungen ein. In der Vergangenheit waren mit deren Bearbeitung zwei Mitarbeiterinnen in der Buchhaltung beschäftigt. „Angesichts wachsender Mitarbeiterzahlen haben wir sogar überlegt eine dritte Kraft einzustellen“, erzählt Christine-Susanna Tirnaksiz, bei der BK Group für die Finanzen zuständig. Doch statt die Buchhaltung zu verstärken, entschloss man sich, eine elektronische Lösung einzuführen. Seit Jahresanfang werden die Reisekosten nun über das Web-basierte System von HR Works abgerechnet. Für Reisende und die Buchhaltung eine große Erleichterung, wie Tirnaksiz betont. Allein durch die automatische Übertragung der Abrechnungsdaten in die firmeneigenen ERP-Systeme reduziert sich der manuelle Aufwand erheblich. Statt wie zuvor zwei, ist mittlerweile nur noch eine Mitarbeiterin mit der Prüfung der Abrechnungen beschäftigt. „Und das auch nur 30 bis 40 Prozent ihrer Arbeitszeit“, sagt Tirnaksiz.

An Reisekosten-Software kein Mangel

Automatisch stellen sich solche (Zeit-)Ersparnisse aber nicht ein. Firmen, die den Umstieg von der Zettelwirtschaft auf eine Softwarelösung planen, sollten sich im Vorfeld genau mit der Thematik befassen, sonst drohen die angestrebten Effizienzsteigerungen zu verpuffen. Dabei gilt es auf mehrere Punkte zu achten:

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1. Welche Softwarelösung passt zu meinem Unternehmen?

An Reisekostensoftware herrscht kein Mangel. Entscheidend ist, ein Tool zu finden, das den eigenen Anforderungen entspricht und nicht zu überdimensioniert ist – denn das treibt die Kosten hoch. Grundlage für jede Entscheidung sollte das firmeneigene Reisevolumen und dessen Struktur sein. Habe ich 50 oder 500 Abrechnungen im Monat? Sind meine Mitarbeiter überwiegend im Inland unterwegs oder geht es häufiger ins Ausland? Will ich auch Standorte außerhalb Deutschlands integrieren? Müssen umfangreiche Genehmigungs-Workflows berücksichtigt werden? Je nachdem, wie die Antworten auf diese Fragen ausfallen, ergeben sich unterschiedliche Anforderungen an ein Abrechnungstool. Für all diese Fälle gibt es die passenden Lösungen. Wobei die Mehrheit der Anbieter auf eine Software setzt, die je nach Gegebenheit angepasst wird. Zu den größten Anbietern gehören i & k Software (Win-Trip), aber auch Mobile Xpense, Hansalog und Viatos. Am stärksten expandiert derzeit Concur: Der Anbieter von Travel-Management-Systemen hat sich auf integrierte Lösungen von Buchung und Abrechnung spezialisiert.

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2. Einsatz im In- und/oder Ausland?

Hier heißt es genau hinschauen. Denn die Mehrzahl der Lösungen ist in erster Linie für den Einsatz im deutschsprachigen Raum gedacht. Mehrsprachige Anwendungen fehlen, oft wird nur noch eine englische Fassung angeboten. Wirklich international einsetzbar sind nur die Abrechnungstools von Concur mit 23 und Mobile Xpense mit 22 Sprachversionen.

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3. Inhouse-, Web-Lösung oder Outsourcing?

Das ist vor allem eine Frage der Unternehmenskultur. Will ich die Software lieber auf eigenen Servern betreiben oder wickle ich die Abrechnungen über Rechner des Dienstleisters oder gar über die Cloud ab? Anbieter wie i & k, Hansalog, Numiga und Viatos bieten Lösungen bis hin zum völligen Outsourcing der Abrechnung an, bei der lediglich die Belege an den Dienstleister geschickt werden müssen. Dabei setzen sich am Markt aber zunehmend Web-basierte Saas-Anwendungen (Software as a Service) durch. Concur, HR Works und Mobile Xpense setzen auf solche Online-Lösungen. Ein Vorteil ist der Zugriff durch die Mitarbeiter auch von unterwegs. Sie können schon während der Reise ihre Abrechnungen anlegen.

„Eine Software spart Zeit und Geld“

Andrea Zimmermann betreibt die Unternehmensberatung btm4u. Zuvor war die Geschäftsreise-Expertin Travel Managerin von Woolworth Deutschland. Viele Unternehmen arbeiten bei der Reisekostenabrechnung nach wie vor mit Papierformularen oder Excel-Listen. Warum ist der Umstieg auf elektronische Lösungen sinnvoll? Das ist der effizienteste Weg. Beim Ausfüllen von Formularen passieren Fehler, es ist unleserlich, oder es werden Angaben vergessen. Durch Pflichtfelder in der Software kann dies ausgeschlossen werden. Außerdem müssen die Daten von der Buchhaltung manuell in die ERP-Systeme eingegeben werden. All das kostet Zeit und verursacht Prozesskosten. Mit Softwarelösungen lässt sich das vermeiden, da hier zum Beispiel die Daten über Schnittstellen automatisch in die Buchhaltungssysteme fließen und Genehmigungsprozesse in einem elektronischen Workflow abgebildet werden können. Was kann ich denn durch den Einsatz elektronischer Abrechnungssysteme sparen? Das hängt davon ab, wie meine Prozesse zuvor organisiert waren. Allein in der Buchhaltung ist eine Arbeitszeitersparnis von 25 bis 50 Prozent möglich. Viel wichtiger aber ist die Kostensenkung der direkten Reisekosten durch einen besseren Überblick über die Gesamtkosten. Worauf gilt es bei der Auswahl des richtigen Abrechnungstools besonders zu achten? Wichtig ist die Kompatibilität mit bestehenden IT-System. Extraschnittstellen und komplexe Prozesse müssen oftmals separat programmiert werden, das verursacht teilweise deutliche Mehrkosten. Wichtig sind neben der Schnittstelle zum Rechnungswesen, je nach Unternehmensgröße, Schnittstellen zu den Personalstammdaten und der Import von Kreditkartendaten.

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