Reisekosten-Serie Folge 5

Verkehrsmittel und Kilometerpauschalen

In unserer sechsteiligen Reisekosten-Serie lesen Sie alles Wissenswerte rund um das Thema Reisekostenrecht 2014. Heute: Verkehrsmittel und Kilometerpauschalen.

Hier finden Sie alle Folgen unserer Reisekosten-Serie im Überblick:

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Die Albertakademie veranstaltet ein kostenloses Info-Seminar zur Reisekostenreform. Medienpartner ist BizTravel.

In Folge 5 der großen Reisekosten-Serie beantworten wir die wichtigsten Fragen zu Verkehrsmittel und Kilometerpauschalen.

Thinkstock

1. In welchen Fällen können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern die reisebedingten Fahrtkosten erstatten?

Fahrtkosten sind erstattungsfähige Reisekosten, da sie tatsächliche Aufwendungen sind, die dem Arbeitnehmer durch die Nutzung eines Verkehrsmittels entstehen. Flüge und Bahnfahrten werden in der Regel durch Originalbelege (Fahrkarten, Rechnungen) nachgewiesen und erstattet. Das gilt auch für Mietwagen. Nutzt der Mitarbeiter sein Privatfahrzeug, muss er Unterlagen vorlegen, aus denen die Voraussetzung für die Steuerfreiheit der Erstattung hervorgeht – meist geschieht dies, indem ein Fahrtenbuch geführt wird. Arbeitgeber müssen diese Unterlagen als Belege zum Lohnkonto aufbewahren. Die Fahrtkosten lassen sich mit pauschalen Kilometersätzen ansetzen, die das Bundesfinanzministerium festsetzt. Derzeit sind dies 30 Cent pro gefahrenem Kilometer (Motorrad 13 Cent, Moped 8 Cent, Fahrrad 5 Cent). Bei Inanspruchnahme dieser Pauschalen kann der Arbeitnehmer keine weiteren Fahrtkosten geltend machen.

Deutsche Bahn AG

2. Wie unterscheidet sich diese Kilometer- von der Pendler- oder Entfernungspauschale?

Letztere kann der Arbeitgeber nicht steuerfrei ersetzen, da sie für die Fahrten von der Wohnung zum Arbeitsplatz gilt. Sie lässt sich jedoch vom Arbeitnehmer als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung absetzen. Für jeden Kilometer gelten 30 Cent, unabhängig vom Verkehrsmittel. Es gilt jeweils nur eine einzige Strecke und nur einmal täglich. Die Zahl der Tage ist in der Regel auf 220 im Jahr begrenzt.

Erwin Wodicka - wodicka@aon.at

3. Kann ein Unternehmer seine Mitarbeiter auch hier finanziell unterstützen?

Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern für die Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsstätte einen Fahrtkostenzuschuss zahlen. Dieser ist steuerpflichtig. Er kann vom Arbeitgeber pauschal mit einem Steuersatz von 15 Prozent versteuert werden und muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn geleistet werden. Dieser Zuschuss darf allerdings den Betrag nicht übersteigen, den der Arbeitnehmer nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 (Entfernungspauschale) und Abs. 2 EStG als Werbungskosten geltend machen könnte, wenn die Bezüge nicht pauschal besteuert würden. Die pauschal besteuerten Fahrtkostenzuschüsse mindern für die Arbeitnehmer allerdings die abziehbaren Werbungskosten. Seit 2004 sind auch Fahrtkostenzuschüsse des Arbeitgebers für öffentliche Verkehrsmittel, zum Beispiel für Jobtickets, Monatskarten oder die Bahncard, steuerpflichtig. Falls sie vom Arbeitgeber pauschal mit 15 Prozent versteuert werden, bleiben sie aber sozialversicherungsfrei.

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4. Und für welche Art von Fahrten ist die Kilometerpauschale zu erstatten?

Für alle Fahrten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit (Dienstreise). Das sind insbesondere solche Fahrten, die nicht von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte führen und für die damit die Entfernungspauschale gilt. Die Regelungen zur „ersten Tätigkeitsstätte“ sind neu und treten am 1. Januar 2014 in Kraft. (Die genauen Definition zur „ersten Tätigkeitsstätte“ finden sich unter go.biztravel.de/rk3).

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5. Das heißt, Arbeitnehmer ohne erste Tätigkeitsstätte – beispielsweise die klassischen Außendienstler – können jede dienstliche Fahrt mit dem privaten PKW dann mit der für Reisekosten üblichen Kilometerpauschale ansetzen?

Grundsätzlich ja. Und das sieht grundsätzlich auch die Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 2014 vor. Einzige Ausnahme: Die Mitarbeiter fahren arbeitstäglich in ein sogenanntes „weiträumiges Tätigkeitsgebiet“. Das ist beispielsweise bei Briefträgern, Hafenarbeitern oder Schornsteinfegern der Fall, die „ihren“ Bezirk aufsuchen. Für sie gilt dann nur die Entfernungspauschale für Fahrten zum und vom weiträumigen Tätigkeitsgebiet zur Wohnung. Das trifft auch für Fahrten zu einem vom Arbeitgeber dauerhaft festgelegten Ort zu, etwa zu einem Busdepot oder einem Fährhafen. Nicht betroffen sind davon übrigens der Verpflegungsmehraufwand und die Übernachtungskosten. Sie können vom Arbeitgeber auch weiterhin steuerfrei ersetzt werden.

Gesetzgeber legt Pauschbetrag fest

Die wichtigsten Änderungen bei den Fahrtkosten ab 2014 erläutert Uwe Albert, Leiter der Albertakademie: Entfernungspauschale: Die Regelungen zur Entfernungspauschale bleiben bestehen. Nur der Begriff der „regelmäßigen Arbeitsstätte“ wird durch den der „ersten Tätigkeitsstätte“ ersetzt. Pauschbetrag für gefahrene Kilometer anlässlich einer Auswärtstätigkeit: Bisher ist die Höhe des Pauschbetrages für Arbeitnehmer des privaten Dienstes in einem BMF-Schreiben geregelt. Künftig wird der Pauschbetrag gesetzlich festgelegt und orientiert sich am Bundesreisekostengesetz. Fahrten zu einem dauerhaft festgelegten Ort: Legt der Arbeitgeber fest, dass sich der Arbeitnehmer typischerweise arbeitstäglich und dauerhaft an einem festgelegten Ort einzufinden hat, um von dort seine unterschiedlichen eigentlichen Einsatzorte aufzusuchen oder dort die Arbeit aufzunehmen, werden die Fahrten von der Wohnung zu diesem Ort wie Fahrten zu einer ersten Tätigkeitsstätte behandelt. Beispiel: Bus- oder LKW-Fahrer haben regelmäßig keine erste Tätigkeitsstätte. Aber: Wenn dauerhaft und typischerweise arbeitstäglich ein vom Arbeitgeber festgelegter Ort aufgesucht werden soll, werden die Fahrten von der Wohnung zu diesem Ort gleichbehandelt mit den Fahrten von der Wohnung zu einer ersten Tätigkeitsstätte. Seminare: Die Albertakademie veranstaltet Seminare zum Reisekostenrecht. Termine: Aktuelles Reisekostenrecht am 5. 11., 20. 11. und 2. 2. Alle Veranstaltungen finden in Hamburg statt. www.albertakademie.de

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