Reisekosten-Serie Folge 4

Rechnungen und Belege

BizTravel nimmt das neue Reisekostenrecht 2014 zum Anlass, die wichtigsten Punkte zu erläutern. Heute: Korrekte Belege und Rechnungen.

Hier finden Sie alle Folgen unserer Reisekosten-Serie im Überblick:

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Die Albertakademie veranstaltet ein kostenloses Info-Seminar zur Reisekostenreform. Medienpartner ist BizTravel.

In Folge 4 der großen Reisekosten-Serie beantworten wir die wichtigsten Fragen zu korrekten Rechnungen und Belegen.

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1. Welche Reiseausgaben müssen mit einem Beleg nachgewiesen werden?

Alle, denn nur nachgewiesene Kosten können vom Unternehmen erstattet werden. Für bestimmte Aufwendungen hat der Gesetzgeber allerdings Pauschbeträge beschlossen, um das Prozedere zu vereinfachen. Das gilt für den Verpflegungsmehraufwand bei einer Auswärtstätigkeit (siehe Folge 1) ebenso wie für zurückgelegte Fahrtwege (km-Pauschale). Belege sind hingegen nötig für Übernachtungskosten (alternativ gilt hier eine Pauschale von 20 Euro) und alle sogenannten Reisenebenkosten. Dazu zählen zum Beispiel Flug- und Bahntickets, Nahverkehr, Taxi, Parken, Eintrittsgelder, Bankautomatgebühr, Telefon (dienstlich) und Trinkgeld.

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2. Was ist bei Hotelbelegen zu beachten?

Zunächst gilt, dass die Hotelrechnung auf den Namen des Arbeitgebers – des Unternehmens also – ausgestellt ist, wenn sie als Beleg der Reisekostenabrechnung beiliegt. Und: Seit einigen Jahren gibt es für Hotelleistungen eine geänderte Mehrwertsteuerregelung. Seit 2010 gilt für Übernachtungen im Hotel ein reduzierter Satz von 7 Prozent. Für alle anderen Leistungen jedoch – insbesondere für Mahlzeiten wie das Frühstück – wurde der alte Satz von 19 Prozent beibehalten. Das bedeutet: Erhält der Reisende im Hotel auch ein Frühstück, so muss dieses auf der Hotelrechnung gesondert und mit dem 19-Prozent-Mehrwertsteuersatz ausgewiesen sein. In ihrer Reisekostenabrechnung müssen Reisende das Frühstück einzeln abrechnen. Unabhängig von seiner Höhe, die abgerechnet wird (maximal 60 Euro), müssen Reisende den Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwand ab 2014 um 20 Prozent kürzen. Der amtliche Sachbezugswert gilt dann nicht mehr.

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3. Lassen sich Ausgaben abrechnen, für die Reisende keinen Beleg bekommen oder diesen verloren haben?

Ja – und zwar über einen Eigenbeleg. Reisende können sich einen solchen selbst ausstellen und ihrer Abrechnung beifügen, wenn sie die „richtigen“ Belege, Rechnungen oder Quittungen verloren haben. Oder wenn sie keinen Nachweis erhielten – etwa bei Gepäckfächern, Trinkgeldern oder an Parkuhren. Der Eigenbeleg muss diese Angaben enthalten: Datum und Gegenstand des Geschäftsvorgangs, Name und Anschrift des Zahlungsempfängers, Betrag (am besten mit Kontoauszug oder Kreditkartenabrechnung nachweisen), Ausstellungsdatum sowie Name und Unterschrift des Ausstellers. Wichtig: Mit einem Eigenbeleg können Unternehmen zwar sicherstellen, dass der entsprechende Betrag als Betriebsausgabe anerkannt wird. Vorsteuer können sie damit jedoch in aller Regel nicht abziehen. Das allerdings kommt auch auf das jeweilige Finanzamt an.

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4. Welche Belege sind nötig, wenn Kunden zum Essen eingeladen werden?

Bewirtungsbelege gehören zu den Belegen, die am häufigsten falsch ausgestellt werden. Dabei gilt grundsätzlich: Wer seine Kunden zu einem Geschäftsgespräch mit Mahlzeiteneinnahme einlädt, kann diese Kosten geltend machen. Restaurants halten dafür spezielle Bewirtungsbelege bereit. Ansonsten an die Quittung einen selbst hergestellten Beleg heften. Der Bewirtungsbeleg muss folgende Angaben enthalten: Anlass, Ort und Datum der Bewirtung, Auflistung aller bewirteten Personen mit Vor- und Nachname sowie Firma, Einzelauflistung aller konsumierten Speisen und Getränke mit Einzelpreisen, Gesamtpreis sowie die Steuernummer des Restaurants und Rechnungsnummer. Ab 100 Euro muss auch der Einladende selbst namentlich genannt sein. Der geschäftsbedingte Anlass der Bewirtung – also der Grund für die Einladung – muss deutlich eingetragen, für das Finanzamt also klar erkennbar sein. Einfache Formulierungen wie „Kundengespräch“ reichen nicht aus. Auch dürfen die Bewirtungskosten „eine angemessene Höhe“ nicht überschreiten. Diese ist zwar nirgends genau definiert, sie dürfte aber bei 100 bis 150 Euro pro bewirteter Person liegen. Unternehmen können die unterschriebenen Bewirtungsbelege zu 70 Prozent als Betriebsausgaben geltend machen. Vorsteuerabzugsfähig sind sie zu 100 Prozent.

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5. Und wenn das Unternehmen seine eigenen Mitarbeiter bewirtet?

Geschieht dies aus dienstlichem Anlass, gilt dasselbe wie bei der Gästebewirtung. In diesem Fall sind die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand bei einer Auswärtstätigkeit um die amtlichen Sachbezüge oder – was ab 2014 nur noch möglich ist! – um die Prozentsätze zu kürzen (20 Prozent fürs Frühstück und je 40 Prozent fürs Mittag- und Abendessen). Amtliche Sachbezüge lassen sich ab 2014 nur noch bei Bewirtungen ohne Auswärtstätigkeit (Dienstreise) anrechnen.

Interview mit Andrea Zimmermann, Beraterin bei btm4u

In knapp vier Monaten tritt das neue Reisekostenrecht in Kraft. Sind die Firmen vorbereitet? Nein, viele haben sich noch nicht mit den Folgen auseinandergesetzt. Diese betreffen erstens die Kosten – bei einem hohen Außendienstler-Anteil zum Beispiel verdoppeln sich die Pauschbeträge – und bei den Mahlzeiten ändern sich die Abzugsregelungen. Zweitens betreffen sie die Prozesse. So müssen Firmen die erste Tätigkeitsstätte definieren und diese bei unklaren Fällen festlegen, das „M“ für Mahlzeitengestellung dokumentieren und bescheinigen und sich mit der neuen Kürzungsregelung bei den Mahlzeiten beschäftigen. Wie sollten Unternehmen vorgehen? In jedem Fall müssen die Reiserichtlinien geprüft und an das neue Reisekostenrecht angepasst werden. Dabei sollte man auch die Mehrkosten durch die neuen Pauschbeträge kalkulieren, das Ganze mit Betriebsrat und Personalabteilung klären und von der Unternehmensleitung freigeben lassen. Eventuell müssen auch Software-Lösungen oder Formulare angepasst werden, und natürlich gilt es, die Mitarbeiter zu informieren Manche Firmen, die nicht durch Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen oder individuelle Regelungen ans Steuerrecht gebunden sind, könnten sogar prüfen, ob sie abseits des Rechts günstiger agieren.

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