Reisekosten-Serie Folge 3

Es gibt nur eine Tätigkeitsstätte

Nach Verpflegungsmehraufwand sowie Mahlzeiten und Kürzungen dreht sich in Folge 3 alles um die erste Tätigkeitsstätte und doppelte Haushaltsführung.

Hier finden Sie alle Folgen unserer Reisekosten-Serie im Überblick:

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Die Albertakademie veranstaltet ein kostenloses Info-Seminar zur Reisekostenreform. Medienpartner ist BizTravel.

In Folge 3 der großen Reisekosten-Serie beantworten wir die wichtigsten Fragen rund um die erste Tatigkeitsstätte und doppelte Haushaltsführung.

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1. Wann liegt überhaupt eine Auswärtstätigkeit (bislang: Dienstreise) vor?

Als Auswärtstätigkeit gilt, wenn der Steuerpflichtige vorübergehend von seiner Wohnung und regelmäßigen Arbeitsstätte entfernt betrieblich tätig ist. Doch was versteht man unter einer solchen „regelmäßigen Arbeitsstätte“? Über diese Frage urteilen immer wieder die Finanzgerichte. Immerhin entscheidet sie darüber, ob der Arbeitnehmer nur die Pendlerpauschale ansetzen oder aber der Arbeitgeber ihm die wesentlich höheren Kosten für eine Auswärtstätigkeit steuerfrei ersetzen darf. Ab 2014 ersetzt der Gesetzgeber 2014 den Begriff der „regelmäßigen Arbeitsstätte“ durch den der „ersten Tätigkeitsstätte“. Jeder Arbeitnehmer hat dann noch höchstens eine Arbeitsstätte: die erste Tätigkeitsstätte. Nur für sie gilt die Pendlerpauschale; alles andere sind Auswärtstätigkeiten.

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2. Was gilt künftig als „erste Tätigkeitstätte“?

Der Arbeitgeber muss dem Mitarbeiter diese Stätte „dauerhaft“ zuordnen, das heißt: entweder unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus. Bei der Stätte muss es sich um eine ortsfeste betriebliche Einrichtung entweder des Arbeitgebers oder eines verbundenen Unternehmens oder eines Dritten handeln. Fehlt eine solche dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung, dann gilt: Der Arbeitnehmer muss aufgrund einer Prognoseentscheidung des Arbeitgebers an der Tätigkeitsstätte „typischerweise arbeitstäglich“ oder aber „je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden“. Trifft dies für mehrere Arbeitsstätten zu, dann bestimmt der Arbeitgeber, welche davon die „erste Tätigkeitsstätte“ ist. Tut er dies nicht, dann gilt diejenige Tätigkeitsstätte als „erste Tätigkeitsstätte“, die der Wohnung des Arbeitnehmers am nächsten liegt.

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3. Muss sich die „erste Tätigkeitsstätte“ in einer Einrichtung des Arbeitgebers befinden?

Nein, sie kann sich auch in einem verbundenen Unternehmen oder bei einem dauerhaft zugeordneten Dritten befinden, also einem Kunden.

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4. Kann auch das häusliche Arbeitszimmer eine solche „erste Tätigkeitsstätte“ sein?

Nein, wer ausschließlich von zu Hause aus arbeitet, für den zählt jede betrieblich bedingte Abwesenheit als Auswärtstätigkeit.

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5. Das heißt, es kann auch Arbeitnehmer ohne „erste Tätigkeitsstätte“ geben?

Wenn keine der in Antwort 2 genannten Kriterien zutreffen: ja! Sucht ein Arbeitnehmer zum Beispiel regelmäßig acht Betriebsstätten auf, von denen ihm der Arbeitgeber keine als „erste Tätigkeitsstätte“ zugeordnet hat und von denen er keine an mindestens zwei Wochentagen oder in mindestens 1/3 seiner Arbeitszeit anfährt, dann ist er ein klassischer Außendienstler ohne „erste Tätigkeitsstätte“. Der Arbeitgeber kann ihm also den Verpflegungsmehraufwand für Dienstreisen, die Übernachtungskosten sowie bei Benutzung des Privat-PKW den Kilometersatz von 30 Cent steuerfrei ersetzen.

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6. Gilt das auch, wenn der Arbeitnehmer täglich dieselben Orte oder einen festen Außendienstbezirk aufsucht?

Hierfür hat der Gesetzgeber den Begriff des „weiträumigen Tätigkeitsgebiets“ neu geschaffen. Für die Fahrten dorthin – beispielsweise für Briefträger, Hafenarbeiter oder Schornsteinfeger in „ihren“ Bezirk – gilt dann lediglich die Pendlerpauschale. Das trifft auch für Fahrten zu einem vom Arbeitgeber dauerhaft festgelegten Ort zu, etwa zu einem Busdepot oder einem Fährhafen. Nicht betroffen sind davon der Verpflegungsmehraufwand und die Übernachtungskosten. Sie können vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden.

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7. Was ändert sich bei der Übernachtung?

Künftig können nur noch die notwendigen Kosten der Übernachtung als Reisekosten berücksichtigt werden. Weist der Reisende sie nicht nach, kann er wie bisher im Inland einen Pauschbetrag von 20 Euro und im Ausland den Pauschbetrag laut Festlegung des Bundesfinanzministeriums geltend machen. Neu ist: Bei längerfristigen beruflichen Tätigkeiten außerhalb des Ortes seiner ersten Tätigkeitsstätte kann der Reisende nach Ablauf von 48 Monaten höchstens noch 1000 Euro im Monat steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet bekommen. Diese Frist verlängert sich um 48 Monate, wenn die Tätigkeit am selben Ort um mindestens 6 Monate unterbrochen wird.

1000 Euro bei doppelter Haushaltsführung

Änderungen sieht die Reisekostenreform für 2014 auch bei der doppelten Haushaltsführung vor – jedenfalls, was die Übernachtungskosten betrifft. Uwe Albert, Steuerrechtsexperte und Leiter der Hamburger Albertakademie, erläutert sie: Inland: Bisher konnten bei einer Übernachtung im Inland die notwendigen Kosten für eine Wohnung mit 60 qm zur ortsüblichen Miete angesetzt werden. In der Praxis hat das häufig zu schwierigen Ermittlungen geführt. Das hat der Gesetzgeber jetzt geändert. Künftig können – unabhängig von der Wohnungsgröße und der ortsüblichen Miete – monatlich maximal 1000 Euro steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet werden. Der Betrag von 1000 Euro beinhaltet alle Aufwendungen für die Unterkunft oder Wohnung, also Miete, Betriebskosten, Parkplätze und Garten. Erstattet der Arbeitgeber mehr als 1000 Euro, etwa für eine Wohnung in zentraler Großstadtlage, ist der übersteigende Betrag steuerpflichtig Ausland: Bei Übernachtungen im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung im Ausland bleibt es dagegen bei der bisherigen Regelung: Die notwendigen und angemessenen Mietkosten (Durchschnittsmiete je nach Größe, Lage und Ausstattung) können auch weiterhin in diesem Umfang steuerfrei vom Arbeitgeber ersetzt werden. Seminare: Die Albertakademie veranstaltet regelmäßig Seminare zum Reisekostenrecht. Termine: Aktuelles Reisekostenrecht (Reform 2014) am 11. 6., 15. 8., 21. 10. und 5. 11. sowie Bundesreisekostengesetz am 4. 11. Alle Veranstaltungen finden in Hamburg statt. Nähere Informationen und Anmeldung im Internet unter: www.albertakademie.de

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