Reisekosten-Serie Folge 2

Mahlzeiten und Kürzungen

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Heute klären wir in der großen Reisekosten-Serie alle wichtigen Fragen zu Mahlzeiten und Kürzungen. Und wir sagen, was sich mit der Reisekostenreform 2014 ändert.

Die Albertakademie veranstaltet ein kostenloses Info-Seminar zur Reisekostenreform. Medienpartner ist BizTravel.

In Folge 2 der großen Reisekosten-Serie beantworten wir die wichtigsten Fragen rund um Mahlzeiten und Kürzungen.

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1. Arbeitgeber zahlen an ihre Reisenden sogenannte Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand (siehe Folge 1). Müssen sie das auch, wenn der Reisende unterwegs kostenfrei Mahlzeiten erhält?

Grundsätzlich ja, es sei denn, Reiserichtlinie, Betriebsvereinbarung oder Arbeitsvertrag sehen eine andere Regelung vor. Ausnahme: Die Mahlzeiten während der Auswärtstätigkeit wurden dem Reisenden vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten gewährt. In diesem Fall werden die Mahlzeiten mit dem sogenannten amtlichen Sachbezugswert angesetzt. Diesen muss der Reisende bei seiner Kostenabrechnung von den zu erstattenden Reisekosten abziehen. ACHTUNG: Mit der Reisekostenreform 2014 ändert sich dieses System. Bei Reisen mit einer Dauer von mehr als acht Stunden entfällt der Sachbezugswert komplett. Stattdessen muss der Arbeitnehmer prozentuale Kürzungen des Pauschbetrags für den Verpflegungsmehraufwand vornehmen.

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2. Wie hoch sind diese Sachbezugswerte?

Das Frühstück wird seit diesem Jahr mit 1,60 Euro angesetzt, Mittag- und Abendessen mit jeweils 2,93 Euro. Die Werte gelten sowohl für Inlands- wie auch für Auslandsreisen.

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3. Was genau versteht man unter einer „vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten“ gewährten Mahlzeit?

Voraussetzung für eine vom Arbeitgeber veranlasste Mahlzeit ist, dass sich der Arbeitgeber arbeitsrechtlich gegenüber dem Arbeitnehmer verpflichtet hat, die Kosten für eine Mahlzeit zu tragen, und dass die Verpflegungsrechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist. Bei Hotelbuchungen ist meist das Frühstück inklusive und ist damit regelmäßig vom Arbeitgeber gewährt (sofern dieser den auf der Rechnung angegebenen Betrag fürs Frühstück erstattet und die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist). Dasselbe trifft auf Mittag- und Abendessen zu, wenn der Arbeitgeber dem Reisenden die dafür ausgelegten Beträge ersetzt und die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist.

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4. Und wenn der Reisende aufs gebuchte Hotelfrühstück verzichtet?

Dann muss er sich den Sachbezugswert dennoch anrechnen lassen. Es sei denn, das Hotel bestätigt schriftlich, dass der Mitarbeiter kein Frühstück erhalten hat.

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5. Muss der Reisende Sachbezüge ansetzen, wenn er von Dritten eingeladen ist?

Nein, Reisende, die bei ihrer Dienstreise von Geschäftspartnern kostenlos bewirtet werden, brauchen die ihnen zustehenden Verpflegungsmehraufwendungen nicht um den Wert der Mahlzeiten zu kürzen. Das gilt übrigens auch für die Bordverpflegung bei Flügen!

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6. Wie viel darf eine Mahlzeit kosten, für die sich der Sachbezugswert ansetzen lässt?

Derzeit 40 Euro, ab 2014 dann 60 Euro. Übersteigt der Preis für die Mahlzeit diesen Betrag, kann der niedrige amtliche Sachbezugswert für die Mahlzeit nicht angesetzt werden. Die Mahlzeit gilt dann als unüblich und ist dann mit dem tatsächlichen Preis im Lohnkonto des Mitarbeiters zu versteuern.

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7. Muss der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber kostenfrei gewährte Mahlzeiten zusätzlich als geldwerten Vorteil besteuern?

Grundsätzlich gilt die Mahlzeit zwar als geldwerter Vorteil und muss daher als Arbeitslohn erfasst werden. Genau das aber lässt sich verhindern, indem das Unternehmen dem Arbeitnehmer entsprechend weniger bei der Abrechnung der Reisekosten ausbezahlt, der Arbeitnehmer also im Ergebnis die Mahlzeit an den Arbeitgeber bezahlt.

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8. Wie stellt das Finanzamt dann fest, ob dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber kostenfreie Mahlzeiten gewährt wurden, eventuelle Verpflegungspauschalen also zu kürzen sind?

Der Arbeitgeber muss in diesem Fall in der Lohnsteuerbescheinigung unter Ziffer 20 die steuerfreien Verpflegungszuschüsse und ab dem 1. 1. 2014 ein „M“ eintragen. Der Einzelnachweis der erhaltenen Mahlzeiten ließe sich im Zweifel dann anhand der Reisekostenabrechnungen vom Arbeitnehmer führen.

Reisekostenrecht 2014: Was sich bei den Mahlzeiten ändert

Uwe Albert, Leiter der Hamburger Albertakademie, erklärt, was sich ab 2014 ändert: Vom Arbeitgeber veranlasste Mahlzeiten dürfen nur noch dann mit dem amtlichen Sachbezugswert angesetzt werden, wenn der Arbeitnehmer keinen Pauschbetrag für den Verpflegungsmehraufwand geltend machen könnte, etwa weil die Reisedauer bei unter 8 Stunden lag. Kann der Arbeitnehmer hingegen einen Pauschbetrag für den Verpflegungsmehraufwand geltend machen, weil er am Reisetag zum Beispiel länger als 8 Stunden von seiner ersten Tätigkeitsstätte abwesend war, so ist als Wert der Mahlzeit nicht mehr der Sachbezugswert anzusetzen.

Stattdessen gilt: Der Wert der Mahlzeit beträgt fürs Frühstück 20 % und für Mittag- und Abendessen je 40 % des vollen Pauschbetrages. Bei Inlandsreisen ergeben sich diese Werte: Frühstück 4,80 Euro (20 % von 24 Euro) und für Mittag- und Abendessen je 9,60 Euro (40 % von 24 Euro). Der Arbeitgeber darf nur noch den gekürzten Pauschbetrag steuerfrei an den Mitarbeiter auszahlen.

Beispiel: Der Arbeitnehmer ist an einem Reisetag 12 Stunden im Inland abwesend. Er hat damit Anspruch auf einen Pauschbetrag von 12 Euro. Während der Reise erhält er ein kostenloses Mittagessen vom Arbeitgeber, das mit 9,60 Euro (40 % von 24 Euro) bewertet wird. Der Arbeitgeber darf nur noch 2,40 Euro (12 minus 9,60 Euro) steuerfrei an den Arbeitnehmer auszahlen.

Seminare:
Die Albertakademie veranstaltet regelmäßig Seminare zum Reisekostenrecht. Termine: Aktuelles Kostenrecht (11. 6., 15. 8. und 2. 9.), Bundesreisekostengesetz (3. 6., alles Hamburg). www.albertakademie.de

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