Reisekosten-Serie Folge 1

Pauschbeträge für Inland und Ausland

In unserer neuen Serie lesen Sie alles Wissenswerte zum Thema Reisekosten und Reisekostenreform 2014. Heute: Pauschbeträge zum Verpflegungsmehraufwand.

Hier finden Sie alle Folgen unserer Reisekosten-Serie im Überblick:

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Die Albertakademie veranstaltet ein kostenloses Info-Seminar zur Reisekostenreform. Medienpartner ist BizTravel.

In Folge 1 der großen Reisekosten-Serie beantworten wir die wichtigsten Fragen rund um die Pauschbeträge zum Verpflegungsmehraufwand.

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1. Wer bekommt überhaupt Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand?

Wer sich außerhalb seiner Wohnung oder seiner regelmäßigen Arbeitsstätte beruflich aufhält und sich daher nicht so günstig wie zu Hause verpflegen kann, erhält den sogenannten Verpflegungsmehraufwand erstattet. Meist geschieht dies durch Pauschbeträge, auch Spesen oder Pauschale genannt. Arbeitnehmer, die das Geld nicht von ihrem Arbeitgeber gezahlt bekommen, können diese Beträge in ihrer Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Um das Verfahren zu vereinfachen, gibt es Pauschbeträge, die sich nach der Länge der Abwesenheit richten.

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2. Wie hoch sind die Beträge?

Für Dienstreisen im Inland gilt bis 31.12. 2013:

  1. bei Abwesenheit von mindestens 8, aber weniger als 14 Stunden: 6 Euro
  2. bei Abwesenheit von weniger als 24 Stunden aber mindestens 14 Stunden: 12 Euro
  3. bei Abwesenheit von 24 Stunden: 24 Euro. Maßgebend ist dabei die Dauer der Abwesenheit von der Wohnung oder der regelmäßigen Arbeitsstätte. Mehrere Dienstreisen an einem einzigen Tag lassen sich zusammenfassen.

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3. Muss die Firma diese Pauschalen zahlen?

Nein, Arbeitgeber dürfen auch höhere oder niedrigere Pauschbeträge bezahlen. Bei Letzterem kann der Mitarbeiter die Differenz zwischen den gesetzlichen und den gezahlten Verpflegungspauschalen bei seinen Werbungskosten geltend machen.

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4. Sollte der Arbeitgeber trotzdem den gesetzlichen Satz zahlen?

Ja, denn das ist fair für beide Seiten! Der Reisende hatte auf seinem Business Trip schließlich Ausgaben, und wer ihm weniger zahlt, der belastet ihn mit einem hohen Mehraufwand bei der Steuererklärung.

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5. Gibt es auch dann Spesen, wenn der Arbeitgeber die Mahlzeiten zahlt?

Gewährt der Arbeitgeber dem Reisenden kostenlose Mahlzeiten wie das Hotelfrühstück, dann muss der Reisende in seiner Abrechnung den Wert der Mahlzeit von der Höhe der zu erstattenden Reisekosten abziehen. Anzusetzen sind die gesetzlichen Werte von 1,60 Euro (Frühstück) und je 2,93 Euro (Mittag- und Abendessen). Sie heißen „amtliche Sachbezugswerte“. Bekommt der Reisende also alle 3 Mahlzeiten gewährt oder erstattet, kann ihm der Arbeitgeber bei 24-Stunden-Abwesenheit immer noch 16,54 Euro zahlen (24 minus 1,60 minus 2,93 minus 2,93 Euro). Die amtlichen Sachbezugswerte gelten auch bei Reisen ins Ausland.

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6. Wann „gewährt“ der Arbeitgeber dem Reisenden eine Mahlzeit?

Bei Hotelbuchungen ist meist das Frühstück inklusive und gilt damit als vom Arbeitgeber gewährt (sofern dieser den auf der Rechnung angegebenen Betrag fürs Frühstück erstattet). Dasselbe trifft für Mittag- und Abendessen zu, wenn der Arbeitgeber dem Reisenden die dafür ausgelegten Beträge ersetzt und die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist.

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7. Muss der Reisende Sachbezüge bzw. Kürzungen akzeptieren, wenn er von Geschäftspartnern zum Essen eingeladen ist?

Nein, in diesem Fall braucht der Arbeitnehmer die Pauschale nicht zu kürzen.

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8. Sind die Pauschalen zu versteuern?

Nein, sie sind bis zur festgelegten Höhe steuerfrei. Zahlt das Unternehmen von sich aus höhere Pauschalen, müssen Reisende diese gemäß § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG pauschal mit 25 Prozent versteuern, soweit sie die steuerfreien Pauschalen nicht um mehr als 100 Prozent übersteigen, also etwa anstelle von 6 Euro werden 12 Euro vom Arbeitgeber gezahlt.

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9. Gibt es auch Übernachtungspauschalen?

Kann der Arbeitnehmer bei mehrtägigen Dienstreisen keinen Hotelbeleg vorweisen, gilt für Inlandsreisen eine Übernachtungspauschale in Höhe von 20 Euro. Diesen Betrag kann der Arbeitgeber steuerfrei erstatten. Der Arbeitnehmer kann diesen Pauschbetrag nicht als Werbungskosten in seiner Einkommensteuererklärung geltend machen.

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10. Was ändert sich 2014?

Statt drei gibt es nur noch zwei Pauschbeträge: Sie betragen 12 Euro für den An- und Abreisetag bei auswärtiger Übernachtung (unabhängig von der Stundenzahl!) sowie für eine Abwesenheit von mehr als 8 Stunden (ohne Übernachtung). Ist der Reisende den ganzen Tag abwesend (24 Stunden) gilt wie bisher der Pauschbetrag von 24 Euro. Der 6-Euro-Betrag entfällt.

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11. Gelten die Pauschalen auch fürs Ausland?

Nein, für Auslandsreisen gibt es spezielle Spesensätze. Diese ändern sich in der Regel jährlich.

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12. Wann gibt es die Auslandspauschale?

Der Pauschbetrag bestimmt sich bei Auslandsreisen nach dem Ort, den der Geschäftsreisende vor 24 Uhr Ortszeit erreicht hat. Für eintägige Reisen ins Ausland sowie für Rückreisetage aus dem Ausland ins Inland gilt der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland.

Pauschbeträge: Das sagt der Experte

Uwe Albert ist Leiter der Hamburger Albertakademie und gilt als einer der versiertesten Kenner in Sachen Reisekostenrecht. Seine Tipps: Die Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand kann der Reisende auch als Werbungskosten in seiner persönlichen Einkommensteuererklärung geltend machen, wenn der Arbeitgeber sie ihm nicht steuerfrei ersetzt. Für Inlandsreisen sind die Pauschbeträge im Einkommensteuergesetz festgelegt. Sie betragen je nach Abwesenheitsdauer zurzeit 6, 12 oder 24 Euro. Ab 2014 gibt es nur noch die Pauschbeträge von 12 und 24 Euro. Bei Auslandsreisen gelten je nach Reiseland unterschiedlich hohe Pauschbeträge. Sie werden jährlich vom Bundesinnenministerium für den öffentlichen Dienst festgesetzt. Für die Privatwirtschaft setzt das Bundesfinanzministerium diese Pauschbeträge fest. Dabei liegen die Pauschbeträge für Reisetage mit 24-stündiger Abwesenheit um 20 Prozent höher als die für den öffentlichen Dienst. Unabhängig davon, ob der Reisende tatsächlich Aufwendungen für Verpflegung während der Reise hatte – die Pauschbeträge kommen bei Auswärtstätigkeiten immer zur Anwendung. Es spielt keine Rolle, wie hoch der tatsächliche Aufwand war. Seminare: Die Albertakademie veranstaltet regelmäßig Seminare zum Reisekostenrecht. Die nächsten Themen und Termine: Aktuelles Reisekostenrecht (18. 3. und 11. 4., Hamburg), Reiserichtlinie (22. 4., Hamburg), Reisekosten-Software (14. 5., Hamburg). Anmeldung: www.albertakademie.de

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