Auslandsreisen

Alle Verpflegungspauschalen für 2021

Wer seine Reisekosten abrechnet, muss die Höhen der Verpflegungspauschalen kennen.
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Wer seine Reisekosten abrechnet, muss die Höhen der Verpflegungspauschalen kennen.

Die neuen Sätze für den Verpflegungsmehraufwand bei Geschäftsreisen ins Ausland für 2021 sehen eher wenige Änderungen vor – für etwa 20 Länder und Städte. Betroffen sind etwa die Schweiz, Irland, China, Kenia, Kuwait und Rumänien.

Das teilt die Hamburger Albertakademie mit, die auf das Thema Steuern und Reisekosten spezialisiert ist. Die Liste ist noch verläufig, dürfte jedoch in den kommenden Tagen auch offiziell verkündet werden.

Grundsätzlich gilt: Für Geschäftsreisen ins Ausland ist abhängig vom bereisten Land eine andere Verpflegungspauschale anzusetzen als bei Dienstfahrten im Inland. Das Bundesfinanzministerium passt die Pauschbeträge für Auslandsfahrten jedes Jahr an. Für 2021 gelten dabei in gut 20 Ländern oder Städten neue Spesensätze.

Die Tabelle des Bundesministeriums der Finanzen umfasst insgesamt knapp 180 Länder. Diese sind in der Liste mit den künftigen Pauschbeträgen für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungen bei geschäftlich veranlassten Auslandsreisen dargestellt. Bei der Mehrheit der neubewerteten Länder setzt der Fiskus für 2021 den absetzbaren Verpflegungsmehraufwand herauf.

Hier geht es zu den neuen Auslandspauschalen für 2021:
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Höhere Sätze gelten wegen der gestiegenen Lebenshaltungskosten vor allem in Irland, wo der Tagessatz statt bislang 40 nun 58 Euro beträgt, sowie geringfügig in der Schweiz (64 statt 62), in der Republik Kongo (62 statt 50), in Kuwait (56 statt 42) sowie in der chinesischen Stadt Schanghai (58 statt 50). In anderen Teilen Chinas wie Peking und Kanton sind die Sätze hingegen gesunken – was auf eine zunehmende Preiskluft innerhalb der Volksrepublik hindeutet.

Fallende Geschäftsreisekosten verzeichnet diesmal kein weiteres business-travel-relevantes Land.

Das ist bei den Pauschalen zu beachten

Welche Sätze jeweils angewendet werden, ergibt sich nach den folgenden Regeln: Handelt es sich um reine An- oder Rückreisen ohne Tätigwerden gilt bestimmt sich der Pauschbetrag jeweils nach dem Ort, den der Geschäftsreisende vor 24 Uhr Ortszeit erreicht hat.

Wurde der Dienstreisende hingegen tätig, wird bei An- und Abreise in der Spesenabrechnung der Betrag des jeweils letzten Tätigkeitsortes eingesetzt.

Für ganze Tätigkeitstage, die nicht auf einen Anreise- oder Abreisetag fallen und die der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht, sind die in der Tabelle genannten Summen dieses Ortes maßgebend.

Kommt ein Reisender von einer mehrtägigen Auslandsreise zurück und begibt sich am selben Tag zu einer weiteren eintägigen oder mehrtägigen Auswärtstätigkeit, so ist für diesen Tag die höhere Verpflegungspauschale zu berücksichtigen.

Beispiel für die Reisekosten-Abrechnung

Der Ingenieur I. kehrt am Dienstag von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit in Straßburg (Frankreich) zu seiner Wohnung zurück. Nachdem er Unterlagen und neue Kleidung eingepackt hat, reist er zu einer weiteren mehrtägigen Auswärtstätigkeit nach Kopenhagen (Dänemark) weiter. I. erreicht Kopenhagen um 23 Uhr. Die Übernachtungen jeweils mit Frühstück wurden vom Arbeitgeber im Voraus gebucht und bezahlt.

Wie rechnet I. nun seine Reisekosten ab?

Für Dienstag ist nur die höhere Verpflegungspauschale von 39 Euro (Rückreisetag von Straßburg: 34 Euro, Anreisetag nach Kopenhagen 39 Euro) anzusetzen. Aufgrund der Gestellung des Frühstücks im Rahmen der Übernachtung in Straßburg ist die Verpflegungspauschale um 11,60 Euro (20 Prozent der Verpflegungspauschale Kopenhagen für einen vollen Kalendertag: 58 Euro) auf 27,40 Euro zu kürzen.

Reisekosten-Abrechnung und Steuererklärung

Für alle Länder, die nicht in der Spesentabelle des Bundesfinanzministeriums genannt sind, gilt der für Luxemburg maßgebliche Pauschbetrag. Für nicht erfasste Überseegebiete und Kolonien wird die Summe eingesetzt, die für das Mutterland angegeben ist.

Die festgesetzten Beträge für die Philippinen gelten auch für Mikronesien, die Beträge für Trinidad und Tobago gelten auch für die zu dessen Amtsbezirk gehörenden Staaten Antigua und Barbuda, Dominica, Grenada, Guyana, St. Kitts und Nevis St. Lucia, St. Vincent und Grenadinen sowie Suriname.

Grundsätzlich ist zu beachten: Arbeitnehmer machen die Verpflegungsmehraufwendungen in aller Regel in ihrer Reisekostenabrechnung geltend und erhalten sie vom Arbeitgeber erstattet. Ist dies nicht möglich, können sie die Reisekosten über ihre Steuererklärung abrechnen. Beides geht natürlich nicht. Wer Übernachtungskosten in seiner Steuererklärung eintragen will, benötigt allerdings anders als bei den Verpflegungspauschalen konkrete Einzelnachweise.

Am günstigsten – am teuersten

Zum Schluss noch ein weiterer Hinweis: Unternehmen, die Spesen sparen wollen, sollten ihre Mitarbeiter in die Türkei schicken. Hier sind die Pauschbeträge weltweit am niedrigsten: Reisende dürfen lediglich 17 Euro für den vollen Tag und 12 Euro für die Abwesenheit ab 8 Stunden ansetzen.

Aus kostentechnischer Sicht meiden sollte man hingegen Norwegen: Es hat den Aufstieg zum teuersten Land der Welt geschafft: In Norwegen dürfen Arbeitnehmer für den vollen Tag 80 Euro und für die Abwesenheit ab 8 Stunden 53 Euro geltend machen. Beim zweitplatzierten Hongkong sind es immer noch 74 und 49 Euro.

Übernachtungen sind am teuersten in San Francisco mit 314 Euro, gefolgt von Dschibuti mit 305 Euro und in Angola mit 299 Euro.
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