Tagungsmarkt

Tagungshotel versus Kongresszentrum

Welcher Tagungsort ist für ein Unternehmen besser – das Hotel oder das Kongresszentrum? BizTravel hat die Vor- und Nachteile geprüft.

Natürlich bedienen die beiden Angebote unterschiedliche Bedürfnisse. Während die einen in der Studie als „Profis für Kongresse und Events“ tituliert werden, sind die anderen die „Seminar-Könige“. Doch wie unterscheiden sich die Angebote genau? Welche Location ist für welche Veranstaltung besser?

Tagungspauschalen machen’s einfach

Grundsätzlich gilt: Im Hotel gut aufgehoben sind „Veranstaltungen, die ein gewisses Potenzial an Übernachtungsumsätzen mitbringen“, erklärt Jutta Weisbrod, Leiterin des Frankfurt Convention Bureau. Darüber hinaus komme dieses Angebot in Betracht für kleine Veranstaltungen, Events mit geringerem Budget sowie für Firmen, denen feste Tagungspauschalen ausreichen, wie sie oftmals von den Hotels angeboten werden. Dabei beweisen diese häufig Innovationsgeist, der den Veranstaltungsplanern und Travel Managern zugutekommt. So bietet das Hotel Vier Jahreszeiten in Starnberg, das immer wieder als Tagungshaus ausgezeichnet wird, Pauschalen ab 49 Euro, in denen vom Raum übers Highspeed-Internet und den Beamer bis zu unlimitierten Getränken, Kaffeepausen und Drei-Gänge-Lunch praktisch alles enthalten ist. Vorausgesetzt, die Planer zeigen sich flexibel – und buchen ihr Meeting an Brückentagen, in den bayerischen Schulferien oder an Wochenenden.

Offenes Ohr für Sonderwünsche

Aber auch wer mehrere kleine Pausen- und Gruppenarbeitsräume benötigt und sämtliche Leistungen – also auch die Zimmer – aus einer Hand möchte, für den sind Tagungshotels die meist bessere Wahl. Das deutschlandweit wohl größte Angebot mit gut 80 Tagungsräumen für vier bis 100 Personen und mehr als 480 Zimmern bietet das Lufthansa Training und Conference Center in Seeheim bei Frankfurt. Der Trainingsbereich wurde erst kürzlich nach wissenschaftlichen Erkenntnissen des Fraunhofer-Instituts neu gestaltet. Deutlich erkennbar ist das Gebäude am Leitwerk der Lufthansa-Boeing B-737 „Köthen-Anhalt“, das seit wenigen Wochen erst den Eingangsbereich schmückt.

Auf Seminare spezialisiert haben sich auch die insgesamt acht Commundo-Tagungshotels in Deutschland: Gemeinsam bieten sie 315 Tagungsräume und legen einen Schwerpunkt auf die technische Ausstattung – immerhin ist Commundo im Besitz der Deutschen Telekom. Generell ist ein Hotel auch immer dann Ort der Wahl, wenn beispielsweise jederzeit Essen nachbestellt werden muss – etwa bei Verhandlungsmarathons. „Speisen werden bei uns in der hauseigenen Küche frisch hergestellt, Massen-Caterer gibt es nicht“, sagt Godje Berning, Leiterin des Tagungshotels Mutterhaus in Düsseldorf: „Und die Betreuung ist einfach individueller: Sonderwünsche, kurzfristige Änderungen und spezielle Speisenangebote für Allergiker, Bio-Fans oder aus religiösen Gründen sind kein Problem.“

Kurze Wege im Tagungshotel sparen Zeit

„Drei Dinge sprechen aus meiner Sicht deutlich für ein Hotel“, fügt Marcus Smola, Chef der Best Western Hotels in Deutschland, hinzu: „Erstens hat der Kunde einen einzigen Ansprechpartner für alle Bestandteile einer Veranstaltung, was Absprachen und kurzfristige Änderungen vor Ort leichter und kostengünstiger macht. Zweitens übernachten Teilnehmer komfortabel und günstig dort, wo die Veranstaltung stattfindet. Und drittens machen wir die Erfahrung, dass der Gastgebergedanke und die Service-Orientierung in einem Hotel oft deutlich ausgeprägter sind als in städtischen Kongresszentren.“ Dass Hotels dafür jedoch mit den Platzkapazitäten der Zentren meist nicht mithalten können, räumt Smola ein: „Deshalb haben einige unserer Häuser auch Partnerschaften mit solchen Zentren oder bewirtschaften diese sogar selbst.“ Das gilt auch für Maritim, die damit werben, der größte private Anbieter von Kongressmöglichkeiten in Deutschland zu sein. Unter dem Motto „Tagen und Wohnen unter einem Dach“ führt Maritim Argumente wie den einheitlichen Ansprechpartner für alle Belange an und verweist auf den 2012 gegründeten Event & Catering Service, der Veranstaltungen außerhalb der Häuser beliefert – Konferenzräume, die meist der Stadt gehören. In Dresden, Frankfurt, Stuttgart, Bremen und Ulm werden sie von der Hotelkette bewirtschaftet. Deutschlands größtes Hotel, das Estrel in Berlin, ist sogar beides in einem: Dax-Konzerne und Parteien veranstalten hier häufig ihre Versammlungen.

Etliche Extras sollen locken

Ein weiterer Vorteil der Tagungshotels ist die Zeitersparnis. Daniel Roger, Europa-Chef der Leonardo-Hotels, empfiehlt Tagungshäuser denn auch besonders für mehrtägige Events. „Für die Teilnehmer entstehen keine unnötig langen Wege, um den Tagungsort zu erreichen, denn gerade in Großstädten stellt die Anreise meist einen erheblichen Zeitaufwand dar“, erläutert Roger. „Diese eingesparte Zeit ermöglicht den Gästen eine optimale Vorbereitung sowie einen stressfreien Ablauf der Veranstaltung.“ Die knapp bemessene Freizeit kann im Hotel vor Ort genutzt werden – zum Networking an der Bar, zum Ausgleich im Fitnessraum oder aber zum Entspannen im Wellness-Bereich. Roger: „Auch das trägt zu einem erfolgreichen Tagungsabschluss bei.“

Pro Tagungshotel

  • Vorteile für kleine Veranstaltungen
  • Praktische Tagungspauschalen
  • Viele kleine Gruppenräume
  • Alles aus einer Hand
  • Übernachtung vor Ort
  • Catering à la carte
  • Individuelle Betreuung
  • Kurze Wege
  • Ausgeprägter Gastgebergedanke
  • Besonderes Ambiente

Die Hotels tun ihr Übriges, um den Firmen das Tagen bei ihnen auch finanziell schmackhaft zu machen. Bei Leonardo etwa können sie unter dem Motto „Take 2“ zwei kostenlose Extraleistungen wählen, etwa das Doppelzimmer zum Einzelzimmer-Preis, kostenfreien Begrüßungskaffee oder die Gratispauschale für jeden zehnten Tagungsteilnehmer. Und das Hotel Vier Jahreszeiten in Starnberg lässt sowohl den Referenten als auch jeden 14. Teilnehmer kostenlos tagen und übernachten. Bei Eintages-Veranstaltungen hingegen rät Jutta Weisbrod vom Frankfurter Convention Bureau zum Kongresszentrum – aber auch für solche Events, die sehr hohe Anforderungen an die Technik stellen. Auch Firmen mit umfassenden Branding-Wünschen, mit längerer Auf- und Abbauzeit und großer Messefläche sind mit den Kongresszentren häufig besser dran. „Durch die Vielzahl an großen und kleinen Räumen sowie die Messefläche ist die Flexibilität hoch“, sagt Hilmar Guckert, Chef von Düsseldorf Congress: „Und die Dienstleister sitzen auf dem Gelände, zum Beispiel für Messebau oder Telekommunikation. Bei Kongressen, die Standbauten wünschen oder besondere Anforderungen an die IT haben, spielt das eine durchaus wichtige Rolle.“ Große Veranstaltungen wie Hauptversammlungen finden in einem abgeschlossenen Präsenzbereich statt. „Es gibt keine Mithörer wie im Hotel“, sagt Guckert. Diese wiederum punkten mitunter mit abhörsicheren Räumen – wie das Hotel Vier Jahreszeiten in Starnberg. Und: „Bei größeren Kongressen hat der Kunde das Haus fast für sich alleine“, sagt Godje Berning vom Mutterhaus.

Technik im Kongress-Locations optimal abgestimmt

In Kongresszentren hat man es dafür mit den Parkplätzen meist einfacher: Diese sind in großer Anzahl direkt vor dem Haus, und auch die Registrierungsbereiche sind oft sehr großzügig angelegt. Und: Die technische Infrastruktur ist in der Regel in die Räume integriert, „das heißt, sie ist von vornherein optimal auf jeden Saal abgestimmt“, argumentiert Guckert. Dafür sind Hotels mehr und mehr aktiv, was Rahmenprogramme angeht. Und: Sie machen auch die Organisation einfach. So bietet Dorint einen Online-Kalkulator für die Planung von Veranstaltungen an. Binnen Sekunden lassen sich auf der MICE-Website damit die Kosten für ein komplettes Event ermitteln.

Pro Kongresszentrum

  • Vorteile für größere Veranstaltungen
  • Große Ausstellungsflächen
  • Großes Plenum
  • Großzügige Registrierungsbereiche
  • Integrierte Technik
  • Spezialisten vor Ort
  • Neutrale Ausstattung (macht eigenes Branding einfacher)
  • Viele Parkplätze
  • Hohe Flexibilität der Infrastruktur
  • Individualisierte Angebote

Natürlich gibt es historische Veranstaltungsstätten wie die alte Stadthalle in Wuppertal oder das Congress Centrum Hannover. Doch das ist die Ausnahme. Hotels hingegen bieten oftmals „einen sehr individuellen Charakter“, wie es Godje Berning vom Mutterhaus ausdrückt: Tageslicht, ein Garten vor der Tür oder schmucke Säle. Ein Highlight im Hilton Frankfurt Airport beispielsweise ist der Ballsaal Globe für Events bis zu 570 Personen. Er wurde als Gebäude im Gebäude konzipiert und ist von außen mit silbernen Mosaiksteinen verkleidet. Im Inneren leuchten sogar wertvolle Swarovski-Kristalle.

Kooperation statt Konkurrenz

Tagungshotel oder Kongresszentrum – was denn nun? Eine Frage, die sich pauschal nicht beantworten lässt. Den Veranstaltungsplanern bleibt nur, das Für und Wider sorgfältig abzuwägen – und das für jeden Einzelfall. Doch unabhängig davon, ob sie sich dann fürs Hotel oder doch lieber für das Kongresszentrum entscheiden – von einem harten Konkurrenzkampf zwischen den einzelnen Playern will man in der Location-Branche nichts wissen. Ganz im Gegenteil: „Zwischen Düsseldorf Congress und der Düsseldorfer Hotellerie gibt es eine fruchtbare Zusammenarbeit bei der Teilnehmerunterbringung“, sagt Hilmar Guckert stellvertretend für andere Kollegen. „Und Anfragen für kleinere Veranstaltungen leiten wir als Kongresszentrum sowieso oft an unsere Hotelpartner weiter – dasselbe gilt bei Terminüberschneidungen.“

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