Datenkonsolidierung im Travel Management

Mehr Mut zum Lückenlosen

Übersicht über alle Buchungsdaten – das ist wichtig fürs Risk Management, aber auch als Basis für Ratenverhandlungen.
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Übersicht über alle Buchungsdaten – das ist wichtig fürs Risk Management, aber auch als Basis für Ratenverhandlungen.

Konsolidierte Daten im Travel Management sind in Zeiten von Corona und danach wichtiger denn je – aus Sicherheitsgründen und als Basis für gute Konditionen.

Derpart-Geschäftsführer Andreas Neumann zeigt sich überzeugt: "Die Pandemie führt dazu, dass Unternehmen ihr Travel Risk Management wieder deutlich stärken werden". Prozesse schaffen, die das Reisen sicherer machen – das sieht Neumann auch als Aufgabe der Geschäftsreisebüros.

Unerlässlich für ein funktionierendes Risk Management jedoch sind Daten, genauer gesagt: möglichst vollständige und konsolidierte Daten. Denn ein permanentes Monitoring aller Geschäftsreisen funktioniert nur, wenn die Unternehmen wissen, wo sich ihre Reisenden gerade aufhalten. Genau an dieser Transparenz jedoch mangelt es. Dass es nach wie vor Lücken bei den Geschäftsreisedaten gibt, haben viele Firmen erkannt, als zu Beginn der Pandemie immer mehr Länder ihre Grenzen geschlossen haben und die Reisenden zurückgeholt werden mussten.

Doch weil Mitarbeiter Reiseleistungen außerhalb der Richtlinien gebucht hatten, "waren viele Buchungsdaten in dieser kritischen Zeit für die Unternehmen schlicht unsichtbar", sagt Andres Fabris, Chef des Datenkonsolidierers Traxo. "Deswegen wussten die Firmen oftmals nicht, ob ihre Beschäftigten in einem Land festsaßen, das gerade seine Grenzen komplett dichtgemacht hatte, oder ob sie in einem Risikogebiet waren und daher nach Rückkehr in Quarantäne mussten."

Dabei forciert Covid-19 die Wichtigkeit von "Smart Data" und damit verbunden jederzeit messbarer Kennzahlen noch aus einem anderen Grund: Firmen, die finanziell unter Corona leiden, werden ihre Reiseausgaben mehr denn je unter die Lupe nehmen. Manche Konzerne wollen bis zu 50 Prozent streichen. Jeder Business Trip wird auf Notwendigkeit geprüft, Richtlinieneinhaltung wird gemessen, und angesichts klar sinkender Gesamtreisevolumen wird Datenkonsolidierung noch entscheidender. Denn nur damit lassen sich bei den Verhandlungen mit Anbietern weiterhin gute Konditionen erzielen.

Datenquellen sind sehr unterschiedlich

Doch woher diese Daten nehmen? Wer bereits heute zu mehr als 90 Prozent über nur einen Kanal bucht oder es schafft, alle Online- und Offline-Buchungen beispielsweise via Reisebüro zusammenzuführen, ist deutlich im Vorteil. Alltag ist das aber nicht. In der Regel müssen für die Gewinnung der Daten die unterschiedlichsten Quellen angezapft werden.

Neben der Buchungssoftware oder der firmeninternen Finanzabrechnung gilt dabei vor allem die Kreditkartenabrechnung als zuverlässige Basis. Voraussetzung: Die große Mehrheit der Mitarbeiter setzt ihre Corporate Cards tatsächlich ein. Immer mehr Firmen gehen auch deshalb dazu über, nicht mehr nur Flug, Bahn und Mietwagen zentral zu buchen, sondern ebenso Hotel und Taxifahrten. Das erhöht von vornherein die Transparenz, und die Daten sind unmittelbar verfügbar.

Kreditkartenanbieter liefern Daten

Eine wichtige Hilfe bei der Datenauswertung bieten die Kreditkartenanbieter darüber hinaus mit ihren Reportings. Bei Marktführer Airplus etwa dient der Information Manager als derartiges Analyseinstrument. Er führt alle vorhandenen Geschäftsreisedaten zusammen, macht sie in andere Formate exportierbar und misst die Entwicklung anhand der gewünschten Kennzahlen.

Auch wenn getätigte Transaktionen sofort in den Information Manager einfließen und dieser jederzeit verfügbar ist, dienen die Übersichten natürlich vor allem als Basis, um gute Raten bei Dienstleistern auszuhandeln und so die Kosten zu senken.

Daten aus sämtlichen Quellen vereinigt Mobility Analytics. Die vom Berater Timo Darr geschaffene Plattform greift sowohl auf interne Quellen wie das Controlling als auch auf die Auswertungen der Leistungsanbieter und Reisebüros zurück und wertet diese anhand vordefinierter Kennzahlen aus.

"Viele Unternehmen wollen infolge von Corona ihre Reisekosten deutlich senken", sagt Darr. "Die Ausgaben lassen sich aber nur dann kontrollieren und steuern, wenn sie auch klar messbar sind." Analytics soll alle Buchungs- und Bezahldaten bis ins kleinste Detail darstellen und sie zu standardisierten oder individuellen Berichten zusammenfassen.

Richtlinientreue schafft Reisekomfort

Zu einer besseren Konsolidierung kann aber auch die Digitalisierung im Business-Travel-Segment beitragen. So bieten etliche Geschäftsreisebüro-Ketten und Buchungssoftware-Hersteller längst Apps an, die Geschäftsreisenden das Unterwegssein deutlich erleichtern – vorausgesetzt, sie haben über richtlinienkonforme Kanäle gebucht.

Frisch auf dem Markt ist der von Derpart entwickelte DTS Mobility Manager. Er bietet Business Travellern unabhängig von den genutzten OBE sämtliche Informationen über ihre Reise, gibt Hinweise bei Verspätungen oder Ausfällen, lässt sich mit dem Outlook-Kalender verknüpfen und macht sogar die kurzfristige Hotelbuchung möglich.

Was diese App von manch anderen unterscheidet: Sie ist "mandantenfähig", wie es Derpart-Chef Neumann formuliert. Soll heißen: Jedes Reisebüro kann seine Kunden gesondert mit seinen spezifischen Informationen versorgen.

Vor allem für kleine und mittlere Unternehmen, die keine OBE nutzen, können Instrumente wie diese ein Weg sein, wildes Buchen zu verhindern und Daten zu konsolidieren. Statt durch nachträgliche Sanktionierung lässt sich Richtlinientreue herstellen, indem die Apps das Reisen für die Mitarbeiter einfacher und komfortabler machen.

Datenkonsolidierung als Reisebüro-Aufgabe

Dabei ermöglicht Corona auch Koalitionen, die man so nicht erwartet hätte. So hat Traxo, Anbieter für Datenkonsolidierung im Business Travel, jüngst eine Zusammenarbeit mit Geschäftsreisebüroketten verkündet, zunächst mit der britischen Advantage Travel Partnership und dem Win Global Travel Network. Mit "Traxo for TMCs" sollen die Agenturen ihren Firmenkunden ein Instrument anbieten können, "das auch wilde Buchungen aufspürt, diese erfasst und somit in Krisenzeiten einen besseren Überblick über die Aufenthaltsorte der Reisenden gibt", wie das Unternehmen mitteilt.

Bucht ein Mitarbeiter eine Dienstfahrt, werden alle entsprechenden Daten mit dem Reisebüro geteilt – egal, ob sie richtlinienkonform über die Partneragentur getätigt wurden oder abseits des Travel-Management-Programms irgendwo im Internet. Immer wenn ein Reisender eine Buchung online vornimmt, erhält das Unternehmen eine Kopie der Bestätigungs-E-Mail des Anbieters oder Mittlers.

"Reisebüros sollten die Reisepläne der Mitarbeiter ihrer Kunden in Echtzeit kennen, unabhängig davon, ob über die Agentur gebucht wurde oder nicht", sagt Traxo-Chef Fabris. Schließlich gehe es darum, die Firmenkunden in ihrer Fürsorgepflicht zu unterstützen.

Und schließlich gehört Datenkonsolidierung schon lange zum umfassenden End-to-End-Service, den sich die Geschäftsreisebüro-Ketten auf die Fahnen geschrieben haben. Die Corona-Krise gibt ihnen die Chance, hier ihre Kompetenz unter Beweis zu stellen.
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