Best Practice

Travel Management bei A1 Telekom Austria

Österreichs größter Kommunikationsanbieter lässt seinen Reisenden Spielraum bei der Hotelbuchung – wenn sie sich ans Preislimit halten. Für gut 70 Häuser werden Firmenraten verhandelt.

„Keep it simple“ – so lassen sich auch die Grundsätze des Hoteleinkaufs bei der Telekom Austria umschreiben. In der Reiserichtlinie beispielsweise legt Grasel gemeinsam mit HR Travel Expenses lediglich ein oberes Preislimit für Hotelbuchungen fest, gibt aber weder fest definierte Buchungswege noch Partnerhotels vor. Inklusive Frühstück darf ein Zimmer pro Nacht 90 Euro kosten, fürs Ausland gelten 150 Euro. Ausland – das sind bei der Telekom Austria vor allem Liechtenstein und sechs osteuropäische Staaten, von Slowenien bis Weißrussland.

68 Euro Durchschnittspreis

„In aller Regel kommt man mit diesen Beträgen problemlos aus“, sagt Grasel. Einzig zu Messezeiten oder in Zielen wie Weißrusslands Haupt- stadt Minsk kann es teurer werden. Dann fügt der Mitarbeiter eine kurze Begründung für die erhöhte Rate an. Oder er überlässt die Buchung gleich dem Travel Management. Für innerösterreichische Reisen allerdings kümmern sich die Beschäftigten selbst um ihre Unterkunft. Der Buchungsweg steht ihnen frei. „Ob sie beim Hotel anrufen, ein Fax oder eine E-Mail hinschicken oder über unseren HRS-Firmenzugang gehen, spielt keine Rolle“, erläutert Grasel, „solange sie sich an das Preislimit halten.“ Und das tun die Reisenden sogar in einem stärkeren Maße als gefordert: Durchschnittlich zahlt die Telekom Austria 68 Euro pro Hotelnacht einschließlich Frühstück. Das liegt zum einen am Markt, der in Österreich ebenso wettbewerbsintensiv ist wie in Deutschland. Zum anderen tragen die günstigen Raten des Wiener Konzerns dazu bei. Denn mit etwa 70 Häusern, in denen die Telekom jeweils mindestens 100 Nächte pro Jahr verbringt, vereinbart Markus Grasel Firmenraten. Ob Mitarbeiter diese buchen, ist jedoch ihnen überlassen, eine Steuerung gibt es nicht. „Mindestabnahmen oder gar Sanktionen, falls man einen Garantieumsatz nicht einhält, akzeptieren wir nicht“, sagt der 46-Jährige: „Die streichen wie aus den Hotelverträgen.“ Denn entscheiden soll allein der Mitarbeiter. Selbst das Vertragshotel-Logo bei HRS hat Grasel entfernen lassen. Die Reisenden zahlen vor Ort mit ihrer Corporate Card und reichen den Beleg für die Rückerstattung der Kosten ein. Ohne einen Beleg geht bei der Telekom nichts, ebenso wenig wie ohne Auftragsnummer. „Hotelrechnungen, die uns ohne eine solche Nummer zugeschickt werden, erkennen wir nicht an“, sagt Markus Grasel. Genauso wichtig wie eine gute Vertragsrate ist für den Travel Manager auch deren Verfügbarkeit. „Stellen wir fest, dass uns ein Hotel den ausgehandelten Preis über eine längere Zeit nicht gibt, dann ist schon mal etwas Druck nötig“, erläutert er. Natürlich auf die österreichische Art: sanft und „bei einem sehr gemütlich geführten Gespräch“. „Leben und leben lassen“, so lautet das Motto Grasels. „Doch über den Tisch ziehen lassen wir uns nicht.“ Auch nicht von den eigenen Mitarbeitern. Denen steht es zwar frei, selbst solche Hotels zu buchen, die das Preislimit sprengen. „Wer unbedingt in ein Luxushotel möchte, der kann dies gern tun“, sagt der gebürtige Wiener. Erstattet bekommt er allerdings nur die festgelegten 90 oder 150 Euro. Der Rest geht zulasten der eigenen Brieftasche.

Travel Management bei A1 Telekom Austria: 24 Millionen Kunden in acht Staaten

A1 Telekom Austria ist mit rund 16.450 Mitarbeitern und einem Umsatz von 4,3 Mrd. Euro der größte Kommunikationsanbieter Österreichs. Außerdem ist er in Slowenien, Kroatien, Serbien, Mazedonien, Bulgarien, Weißrussland und Liechtenstein tätig. In Österreich entstand der heutige Konzern 2010 durch Fusion der Telekom Austria AG und Mobilfunk Austria als A1 Telekom Austria.

Etwa 15.000 Nächte verbringen die Dienstreisenden des Konzerns jährlich in Hotels, davon 3500 im Ausland.

Die Kommentare für diesen Artikel sind geschlossen.

stats