Tagungshotels

Kodexkonformes Tagen

Radisson

Gute Erreichbarkeit, exzellente Tagungsräume und wenig Wellness: Unternehmen und Hotels müssen einiges beachten, wenn es um den Pharmakodex geht.

Ob ein Event „sauber“ ist, hängt sehr davon ab, wie es gestaltet ist. Handelt es sich beispielsweise um eine Informationsreise in ein gutes Hotel und steht dabei der Businesscharakter im Vordergrund, dann ist eine Teilnahme problemlos. Das Ganze ist aber mindestens mit Vorsicht zu genießen, wenn es vor Ort ein abendliches Gourmetessen gibt, gezaubert vom Sternekoch, mit einer anschließenden exklusiven Weihnachtstour, erst recht wenn auch der Lebenspartner dabei sein darf. Doch was genau ist eigentlich erlaubt, und was ist kritisch zu sehen? Sind Fünf-Sterne-Hotels grundsätzlich verboten? Sind Rahmenprogramme tabu? Etliche Missverständnisse und Legenden haben sich seit Bestehen des Pharmakodex – einem möglichen Vorbild für künftige Compliance-Richtlinien – gebildet. Dabei ist die Grundidee dieses 2008 in Kraft getretenen Kodexes so schlicht wie eindeutig: Ärzte dürfen sich in ihren Therapieverordnungen nicht in unlauterer Weise beeinflussen lassen – das aber könnte bei luxuriösen Pharmaevents natürlich schnell passieren.

Was ist erlaubt, was verboten?

Mit der inzwischen vom Deutschen Fachverlag übernommenen MICE AG hatte die Freiwillige Selbstkontrolle für die Arzneimittelindustrie (FSA) – die Mutter des Kodex – schon vor einigen Jahren an der Erstellung von Standards gearbeitet. Klar ist: Längst nicht jedes Fünf-Sterne-Hotel verstößt gegen die Regeln. Inzwischen gibt es in Deutschland mehr als 100 sogenannte kodexkonforme Häuser, die sämtliche Bedingungen des Regelwerks erfüllen. Aufgelistet sind sie auf der Internet-Seite www.tagungsplaner.de. „Das Hotel muss seinen Schwerpunkt auf dem Business- und Veranstaltungssektor haben und über geeignete Tagungsräume verfügen“, sagt Gerhard Bleile, Ehrenpräsident der Vereinigung Deutscher Veranstaltungsorganisatoren und einer der Mitbegründer der FSA. „Wichtig sind ferner die gute Erreichbarkeit des Hauses und eine angemessene Relation zwischen Zimmeranzahl und Tagungsräumen.“ Zwar verfügen längst nicht alle geeigneten Häuser über entsprechende Siegel. Doch Gerhard Bleile sieht in der Zertifizierung für die Hotellerie einen großen Vorteil, da die Firmenkunden sicher sein könnten, mit ihrer Wahl nicht gegen den Pharmakodex zu verstoßen. Dabei können die Anbieter nicht nur ihre „Hardware“ zertifizieren, sondern auch die „Software“, also das Personal, schulen lassen. „Dieses kann die Kunden dann umfassend nach den Paragrafen des FSA-Kodex beraten“, sagt Bleile, der die Erfahrungen mit den Hotels als „durchweg positiv“ beurteilt. Der Veranstaltungsprofi, der selbst als Eventmanager für einen Pharmakonzern tätig war, prüft jährlich Dutzende Häuser auf Herz und Nieren und zertifiziert sie. Nicht überall läuft es glatt: Etwa zehn Prozent der Hotels fallen seinen Aussagen nach durch.

Stichwort Compliance

Vorsorge: Skandale wie die Budapester Sexsause haben das Thema Compliance in den Blickpunkt der Eventbranche gerückt. Immer mehr Unternehmen verschreiben sich Verhaltensrichtlinien, doch darüber, was „compliant“ ist und was nicht, herrscht nach wie vor Unklarheit: Was genau dürfen Eventmanager als Einladende? Und was ist Ihnen als Eingeladenen erlaubt – etwa bei Hotelbesichtigungen, Info-Reisen, Fam Trips oder Abendessen? Kritik: Branchenbeobachter kritisieren, dass Unternehmen aus purer Angst vor einem negativen Image das Kind mit dem Bade ausschütten und Fünf- Sterne-Häuser ebenso ganz aus ihrem Programm streichen wie touristisch reizvolle Ziele oder bunte Rahmenprogramme. Am Ende schadet sich damit die Branche selbst. Und um Bestechung zu bremsen, sind derart radikale Wege nicht nötig. Regeln: Feingefühl statt eines engen Verbotekorsetts – das gilt als beste Compliance-Lösung. Klare, einfache Regeln müssen dafür sorgen, dass Veranstaltungsplaner, Travel Manager und Einkäufer wissen, wie sie sich zum Beispiel bei Einladungen von Leistungsträgern zu verhalten haben. Beispiele für derart transparente Regeln bietet die Vereinigung Deutscher Veranstaltungsorganisatoren in einem Leitfaden. Er enthält auch Musterformulare für Genehmigungen. www.veranstaltungsplaner.de

Was kodexkonforme Hotels bieten

Eines der kodexzertifizierten Häuser ist das Hotel Vier Jahreszeiten Starnberg bei München. 2012 wurde es erneut mit dem Prüfsiegel des Deutschen Fachverlags, in Zusammenarbeit mit Bleile Management, ausgezeichnet. „Unsere Kernkompetenz sind Tagungen, Veranstaltungen und Geschäftsreisen. Mehr als 80 Prozent unserer Gäste stammen aus dieser Kategorie“, sagt Verkaufsleiter Alexander Kirschke. „Im Vordergrund jeder Veranstaltung steht daher nicht der Freizeit- oder Erholungswert, sondern der rein geschäftliche Anlass.“ Wie viele Sterne das Hotel hat oder ob es ein außergewöhnlich stilvolles Ambiente bietet, spielt für das Siegel keine Rolle. Alexander Kirschke legt insgesamt großen Wert auf Zertifizierungen: „Wir sind ein geprüftes Certified Conference Hotel, ein Certified Business Hotel und nun auch ein Certified Green Hotel. Und als kodexkonformes Haus können wir den Veranstaltungsplanern garantieren, dass uns nicht der Luxus, sondern eine erfolgreiche Tagung am Herzen liegt.“ Auch das Maritim Hotel pro Arte in Berlin ist seit Februar 2013 kodexzertifiziert; die Überprüfung erfolgt jährlich. „Die Pharmafirmen legen großen Wert auf die Einhaltung dieses Kodex. Sie informieren sich, welche Hotelkette dieses Prüfsiegel hat und welche nicht“, berichtet Hoteldirektor Roberto Klimsch aus seiner Erfahrung: „Wir halten uns daher exakt an diese Auflagen, haben nur einen kleinen Wellness-Bereich, und der Programmablauf entspricht den festgelegten Regelungen.“ Ähnlich wie beim Best Western Macrander Hotel Frankfurt/Kaiserlei in Offenbach hat Klimsch sein Personal eigens kodexgeschult. „Firmen haben heute zumeist klare Kriterien, nach denen gebucht wird“, hat Direktor Marek Kvasnicak festgestellt: „Grund sind immer häufiger Compliance-Regeln bei einzelnen Unternehmen oder eben der Pharmakodex.“

Terminhinweis zum Thema Compliance

Der Deutsche Fachverlag, in dem auch BizTravel erscheint, veranstaltet am 28. Januar 2014 einen Compliance-Day fu¨r Veranstaltungsplaner und Agenturen in Stuttgart. Teilnehmer erfahren dabei, wie Compliance-Regeln aussehen sollten. An die Hotellerie wendet sich hingegen eine neue Fortbildung mit Zertifikat zum Pharmakodex. Darin geht es um die Anforderungen des Kodex und um neue FSA- und BGH-Urteile (am 6. Februar 2014 in Frankfurt). Infos: go.biztravel.de/dfv-day, Fragen: silke.aladag@dfv.de

Auch Pia Eiden vom Hotel Schloss Montabaur stellt „ein Umdenken in vielen Teilen der Wirtschaft seit der Finanzkrise“ fest. „Neue gesetzliche Regelungen, aber auch die öffentliche Meinung zum Thema „Compliance“ verändern die Veranstaltungsbranche“, sagt sie und betrachtet die Auszeichnung als kodexkonformes Hotel als sehr wichtig. Verschiebungen, die auch Marek Kvasnicak sieht: „Geschäftsreisen und Tagungen finden generell weniger in höherpreisigen Fünf-Sterne-Hotels statt, sondern verlagern sich auf günstigere Angebote.“ Kriterien wie gute Erreichbarkeit und „Luxusabstinenz“ würden wichtiger. Viele Unternehmen verfügten über einen Compliance-Beauftragten oder zumindest über einen Rechtsberater, die sowohl das Programm der Veranstaltung als auch den Ort und die Abrechnung bereits im Vorfeld auf Kodexkonformität überprüften. Das aber gilt vor allem für Konzerne. Mittelständler verlassen sich meist lieber auf Siegel. Zu denen, die kodexzertifiziert wurden, gehört das Mutterhaus in Düsseldorf. „Es ist wichtig, dass der Preis der Leistung entspricht“, fügt Direktorin Godje Berning ein Kriterium hinzu: „Das Haus sollte zudem nicht als Wellness-Hotel mit besonderen Incentive-Angeboten ausgewiesen sein. Und die angebotenen Speisen müssen im Zusammenhang mit der Tagung stehen.“ Fazit: Stehen bei Events und Reisen Wissensvermittlung und Fachgespra¨che im Vordergrund, ko¨nnen Planer unbesorgt sein. Und dauert die Veranstaltung la¨nger als 13 Stunden, sind auch Hotel- und Anreisekosten erlaubt.

Pharmakodex und seine Folgen

Entstehung: Der Kodex zur Freiwilligen Selbstkontrolle fu¨r die Arzneimittelindustrie (FSA-Kodex oder kurz Pharmakodex) wurde nach mehreren Bestechungsaffa¨ren in der Pharmaindustrie geschaffen. Eine entscheidende Rolle spielte der Herzklappenskandal im Juli 1996: Fast 1500 A¨rzte und Techniker wurden beschuldigt, Schmiergelder in Millionenho¨he von Pharmafirmen erhalten zu haben. Dafu¨r sollen sie Herzklappen, Schrittmacher und Herz-Lungen-Systeme von diesen Unternehmen zu u¨berho¨hten Preisen zulasten der Krankenkassen bestellt haben. Ziel: Um mo¨glichen gesetzlichen Regelungen zuvorzukommen, einigte sich die Branche auf den FSA-Kodex. Sein Ziel ist es, „ethisches Verhalten zwischen Pharmaindustrie und Angeho¨rigen der medizinischen Fachkreise sowie den Organisationen der Patientenselbsthilfe zu fo¨rdern und einen fairen Wettbewerb der Unternehmen untereinander sicherzustellen“. Events: Hinsichtlich von Tagungen und Events besagt der Kodex in § 20 Absatz 2: Fu¨r die Eingeladenen du¨rfen „angemessene Reise- und notwendige U¨bernachtungskosten nur dann u¨bernommen werden, sofern eindeutig der berufsbezogene wissenschaftliche Charakter der Veranstaltung im Vordergrund steht“.Kriterien: Bestimmte Standards sollen Firmen und Eventagenturen die Suche nach kodexkonformen Hotels erleichtern. Als Basis dienen Festlegungen des FSA und des Vereins Arzneimittel und Kooperation im Gesundheitswesen: Die Hotels du¨rfen zwar jeder Sterne-Kategorie angeho¨ren, mu¨ssen aber einen Schwerpunkt auf dem Business- und Veranstaltungssektor haben. Weitere Kriterien sind: gute Erreichbarkeit (Flughafen-, Bahnhof- oder Autobahnna¨he), geeignete Tagungsra¨ume, keine besonderen Wellness-Angebote, kein erho¨hter Erholungscharakter (Lage und Ausstattung). Sanktionen: Mehr als 60 Pharmaunternehmen haben sich dem FSA-Kodex unterworfen. Etwaige Versto¨ße gegen den Kodex kann jeder melden. Die FSA-Schiedsstelle untersucht den Fall und kann neben der Namensnennung des Unternehmens Geldstrafen von bis zu 400.000 Euro verha¨ngen. Bis Ende des vergangenen Jahres gab es 339 Beanstandungen. In 111 Fa¨llen wurde die betreffende Firma abgemahnt, und in 35 Fa¨llen kam es zu Verurteilungen. Die u¨brigen Verfahren wurden eingestellt. Liste: Eine Liste mit etwa 100 kodexzertifizierten Hotels finden sich unter: go.biztravel.de/kodex

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