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So buchen Sie die Tagungspauschale richtig

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Für Meetings in Hotels ist es meist einfacher und günstiger, eine Tagungspauschale zu buchen statt vieler Einzelleistungen. Doch Pauschale ist noch lange nicht gleich Pauschale.

Immer mehr Hotels bieten ihren Firmenkunden fertig geschnürte Tagungspakete an. Das erleichtert Einkauf und Buchung der Häuser. Doch nicht immer ist es einfach, die richtige Pauschale im passenden Veranstaltungshotel zu finden. Das kann schon mal zu weiteren Verhandlungen führen, etwa wenn Punkte wie unlimitierte Getränke zu den Mahlzeiten oder die abendlichen Drinks an der Bar fehlen. Denn meist enthalten die Pakete „nur“ die Miete für Tagungsraum und Technik, Kaffeepausen sowie ein bis zwei Getränke im Tagungsraum und zu den Mahlzeiten. Und Parken oder W-LAN sind nur in den seltensten Fällen inklusive.

Firmen wollen spezielle Pakete

Also was jetzt – zu den Standardpauschalen greifen oder doch nicht? Die Maritim-Hotelgesellschaft hat festgestellt: „Die Standardpauschalen sind den Firmen zwar wichtig für eine bessere Kalkulation ihrer Kosten, aber dann doch oft zu starr“, so Managerin Britt Winter. Die Kette hat darauf mit ihrem Produkt „Maritim à la Carte“ reagiert. Britt Winter: „Mit hinzubuchbaren Leistungen lässt sich damit eine Grundpauschale an den individuellen Bedarf anpassen.“ Trotz aller Standardpauschalen: Maritim verzeichnet gegen den Trend ein Plus bei der Nachfrage nach speziellen Paketen – vor allem bei großen Firmen. Diese handeln die Pauschalen für ihren Bedarf mit den Hotels aus und legen sie dann für die Dauer eines Jahres vertraglich fest. Allerdings kommt es auch auf die Art der Veranstaltung an. Pauschalen eignen sich eher für „normierte“ Meetings für bis zu 200 Personen. Sobald aber eine Abendveranstaltung hinzukommt, müssten weitere Leistungen separat gebucht oder in eine Sonder-Tagungspauschale integriert werden.

Tagungungspauschalen oft schwer vergleichbar

Ähnlich sieht es auch bei Hilton aus. „Der größte Vorteil von Tagungspauschalen liegt für Unternehmen in der Möglichkeit zur besseren Budgetierung“, sagt Marc Boettcher, Verkaufschef für Nord- und Mitteleuropa. Denn: „Alle Kosten lassen sich genau darstellen, und es gibt keine Überraschungen mehr. Außerdem sind alle Einzelleistungen in einer Pauschale zusammen natürlich günstiger als bei Einzelbuchungen.“ Zwar gelten bei Hilton „für alle Standardpauschalen feste Preise“, so Boettcher, „doch diese variieren je nach Tagungszeitpunkt.“ Europas größter Hotelkonzern Accor (Pullman, Novotol, Mercure) bietet gerade zwei Meeting-Pauschalen – „Eat & Meet“ sowie „Eat, Meet & Sleep“ – zum Sonderpreis an.

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Rüdiger Mahnicke, Inhaber und Chef der Travel-Management-Beratung Steinberg & Partner, sieht die von den Hotels angebotenen Standardpauschalen kritisch. „Firmen müssen vergleichen, um den günstigsten Preis zu finden. Das aber ist bei den Standardpaketen oft nicht möglich“, sagt Mahnicke: „Denn während mir das eine Hotel Tagungsgetränke unlimitiert anbietet, bekomme ich im anderen Haus pro Teilnehmer kleine Flaschen Wasser oder Apfelsaft.“ Wenn schon mehrere Angebote einzuholen sind, dann doch lieber für eine „selbst definierte Tagungspauschale“, empfiehlt Mahnicke. „Am einfachsten ist es dabei, die Pauschale eines mir bekannten Hotels, die meinen Bedarf am besten abdeckt, als Grundlage zu nehmen.“

Ein solches, von der Firma selbst geschnürtes Paket sollte enthalten, was von allen Teilnehmern „mit 90-prozentiger Sicherheit“ auch genutzt wird: Kaffeepausen, Mittagessen, Tagungsgetränke wie Wasser und Apfelsaft unlimitiert, eventuell Kaffee während des Seminars, Raummiete und Technik. Für ganztägige Meetings sollte das Abendessen „drin“ sein.

Kurt Schüller von der Vereinigung Deutscher Veranstaltungsorganisatoren empfiehlt, die vom Hotel angebotenen Standardpauschalen mit kleinen Sonderwünschen wie die Butterbrezel zur Kaffeepause am Vormittag zu erweitern – möglichst ohne Kosten. Aus seiner Sicht haben sich gute Tagungshotels weitestgehend auf die Wünsche ihrer Kunden eingestellt.

Was die Tagungspauschale enthalten sollte

Um das VDR-Siegel Certified Congress Hotel zu erhalten, muss das Hotel auch eine geeignete Tagungspauschale aufweisen. Die dafür geforderten Inhalte können als Referenz für Standard- oder selbst definierte Pauschalen dienen:

Tagungsraum: Miete und Bereitstellung des HaupttagungsraumsTechnik: 1 Beamer, 1 Leinwand, 1 Flipchart, 1 PinnwandSchreibunterlagen und ModeratorenkofferKaffeepause am VormittagBusiness Lunch inkl. 1 SoftgetränkKaffeepause nachmittags2 Softgetränke im Tagungsraum, in der Regel à 0,2l. In heißen Zeiten empfehlen sich unlimitierte Getränke im Tagungsraum, am günstigsten sind meist Wasser und Apfelsaft

Als Geschäftsführer von BTME Certified ist es klar, dass Schüller Veranstaltungsplanern zu Häusern mit dem Siegel „Certified Conference Hotel“ rät. Diese, vom Geschäftsreiseverband VDR verliehene Auszeichnung erhalten Hotels, deren Tagungstauglichkeit BTME auf Herz und Nieren geprüft hat – dazu gehört auch die geeignete Pauschale.

Pakete sind meist deutlich günstiger als die entsprechenden Einzelleistungen. André Wiehe, Europa-Verkaufschef von Rezidor (Radisson Blu, Park Inn), sieht die Standardpauschalen sogar mit „so spitzem Bleistift“ kalkuliert, dass kaum Raum für weitere Verhandlungen bleibe. Im Bedarfsfall würden Firmen aber „modular Optionen dazubuchen“ oder die Pauschale auf den eigenen Bedarf zuschneiden. Eine komplette Neuverhandlung sei „nur bei sehr speziellen Anforderungen sinnvoll“, so Wiehe. Hingegen seien Wünsche wie die abendliche „Open Bar“ durchaus mögliche Zusätze. Und: „Wenn ein Unternehmen sich entscheidet, zentral einzukaufen und zu verhandeln, dann legt es fast immer eigene Pauschalen fest.“ Abfragen lassen sich diese über ein Tagungsbuchungs-Portal.

Suche übers Meeting-Portal

Vielfalt ist Trumpf – das gilt auch bei den Commundo Tagungshotels. „Wir bieten Pauschalen an, die ausschließlich aus Catering-Elementen bestehen, und solche, die bereits den Veranstaltungsraum beinhalten“, sagt Commundo-Manager Jan Tallert. Als Ergänzung zur Raummiete gibt es beispielsweise Pakete mit Snacks – für den kleinen Hunger zwischendurch. „Der Vorteil von Catering-Pauschalen liegt darin, dass eine Art Grundversorgung mit nur einer einzigen Leistung ausgewählt werden kann“, so Tallert: „Das macht die Kostenkalkulation deutlich einfacher.“ Zudem bietet Commundo auch reine Getränkepauschalen: Die Hotels verfügen über zahlreiche Seminar- und Meeting-Räume, und wer einen günstigen Raum will, „der kann auf diese Weise anders kalkulieren als jemand, der einen besonderen, teuren Raum wünscht“, erklärt Tallert.

Dass einige Hotels hingegen noch Nachholbedarf in puncto Pauschalen haben, davon zeigt sich Randstad-Travel-Manager Sascha Gloazzo überzeugt. „In manchen Häusern merkt man, dass Wert etwa auf frische Produkte gelegt wird“, sagt Gloazzo: „In anderen wird aber mit Standard-Convenience-Produkten gearbeitet.“ Doch, so der Veranstaltungsprofi, bei Preisen von meist mehr als 55 Euro für eine Tagungspauschale „muss auch beim Standardpaket einfach mehr drin sein als nur Standard“.

Welche Tagungspauschale passt zu mir?

Standardpauschalen: Viele Hotels bieten festgelegte Pauschalen – meist für halbtägige, ganztägige und mehrtägige Meetings. Für standardisierte Veranstaltungen wie Workshops, Seminare oder firmeninterne Meetings sind sie meist eine gute Wahl. Sie enthalten alle nötigen Elemente und ersparen dadurch Zeit (für Extra-Verhandlungen) und Geld (genaue Kostenkalkulation im Voraus). Als „Modell“ für den Inhalt einer solchen Standardpauschale sollte das VDR-Paket dienen.

Eigene Pauschalen: In aller Regel rechnet es sich, wenn Firmen mit größerem Tagungsvolumen eigene Pauschalen (halbtags, ganztägig) für sich definieren. So lässt sich am besten festlegen, was man wirklich benötigt (mit den Fachabteilungen und Veranstaltungsplanern absprechen!). Zudem lassen sich Hotelangebote besser vergleichen, weil bei jedem Haus genau dieselben Leistungen abgefragt werden. Der Zeitaufwand einer Verhandlung dürfte sich allerdings nur lohnen, wenn das Unternehmen bei einem bestimmten Hotel, auf das es zuverlässig steuert, ein hohes Volumen einbringen kann. Ansonsten empfiehlt sich die Abfrage per E-Mail oder besser noch über eine Tagungsbuchungs-Software, bei der sich die benötigten Elemente auswählen lassen.

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