Serviced Apartments

Tipps für Travel Manager

Maximilian Sydow/DLH

Als individuelle Alternative zum Hotel gewinnen Apartments auch bei Geschäftsreisen mehr Anhänger. Firmen, die sie buchen wollen, sollten jedoch einige Regeln beachten.

Dennoch: Serviced Apartments sind für solche Reisende eine Alternative zu Hotels, die vor Ort längere Zeit verweilen – etwa, weil sie an einem Projekt arbeiten. „Oftmals bieten ihnen Apartments mehr Platz als ein Hotelzimmer, auch können sie eigene Accessoires mitbringen und dank der Küchenzeile selbst kochen“, sagt Sam van Leeuwen, die für den Hoteleinkauf zuständige Travel Managerin des Beratungsunternehmens PWC. Das Unternehmen bucht Serviced Apartments inzwischen aber auch für kürzere Reisen, etwa nur für drei oder vier Nächte. „Viele Berater sind bei uns fast ständig unterwegs und nur am Wochenende zu Hause“, sagt Sam van Leeuwen: „Sie wollen einfach mal was anderes sehen als immer nur Hotelzimmer."

So werden Serviced Apartments kategorisiert

Dabei ist Serviced Apartment noch lange nicht Serviced Apartment. Die sogenannten Langzeithäuser lassen sich in verschiedene Kategorien aufteilen:

Klassische Serviced Apartments bieten meist größere Zimmer, die über eine Küchenzeile mit Kühlschrank, Herd, Wasserkocher, Toaster, Kaffeemaschine und Mikrowelle verfügen. Im Preis enthalten sind Leistungen wie die wöchentliche Zimmerreinigung sowie die Nutzung einer gemeinsamen Waschmaschine. Zusatzleistungen hingegen sind gebührenpflichtig: Das Frühstück zählt ebenso dazu wie der Brötchenbringservice, das Auffüllen des Kühlschranks oder häufigeres Reinigen des Zimmers. Zu den typischen Vertretern gehören Ketten wie Derag Livingshotels und Citadines sowie privatgeführte Häuser. Die Apartments lassen sich direkt bei den Anbietern buchen oder über Drittplattformen wie Apartmenthotels.com, Acomodeo oder Apartmentservice.

Aparthotels sind meist größer und bewegen sich in Sachen Zimmergröße und Serviceangebot zwischen Serviced Apartments und klassischen Hotels. So ist die Rezeption oft 24 Stunden am Tag besetzt; zudem gibt es Frühstücksbuffets. Die australische Kette Adina sieht sich etwa als Aparthotel, ebenso wie die Accor-Marke Adagio.

Möblierte Business-Wohnungen sind in aller Regel meist erst ab einem Aufenthalt von mindestens 1 Monat zu mieten. Die vollständig eingerichteten Apartments richten sich außer an Geschäftsreisende auch an Expats. Zusätzliche Leistungen gibt es meist nicht. Oft handelt es sich um von Privatleuten angebotene Zimmer. Plattformbetreiber wie Homelike vermitteln die Wohnungen, kassieren dafür ein Honorar und garantieren im Gegenzug die Einbindung in die bestehenden Travel-Management-Prozesse.

Die Sharing Economy mit Anbietern wie Airbnb vermittelt zwar auch Privatunterkünfte als Apartments, basiert jedoch auf einem anderen Prinzip. Jedermann kann über das Portal seine Zimmer anbieten; einheitliche Prozesse für das Travel Management gibt es jedoch ebenso wenig wie Standards in Sachen Sicherheit und Datenschutz. Die meisten Firmen nutzen Sharing Economy daher nicht.

Ketten drängen in den Markt

Tatsache ist: Auch, wenn das Segment der Serviced Apartments noch im Schatten der klassischen Hotellerie liegt, so gibt es inzwischen doch zahlreiche Anbieter. Dabei dominieren die kleinen familiengeführten Einzelhäuser. Aber auch die Ketten entdecken den Markt. Pionier waren die Derag Livinghotels, die 1982 in München das erste Aparthotel eröffneten und heute über 16 Häuser verfügen.

Zu den Großen hierzulande gehören zudem die Smartments, eine Marke des deutschen Projektentwicklers GBI. Die unter dem Dach der Moses-Mendelssohn-Stiftung agierende GBI, die Bildung und Erziehung auf dem Gebiet der europäisch-jüdischen Geschichte fördert, führt neben ihren studentischen Angeboten „Smartments student“ mehrere moderne Serviced-Apartment-Häuser speziell für Geschäftsreisende („Smartments business“). Das neueste Haus in München-Schwabing mit 162 Zimmern wurde erst vor wenigen Wochen eröffnet; und bis Ende 2016 sollen in Berlin, Nähe Kurfürstendamm und Zoo, weitere 35 Apartments entstehen.

In Hamburg an der Außenalster gibt es bereits ein Haus mit 60 Apartments; in Berlin eröffnet Smartments 2017 zwei weitere (Kalkhorst und Prenzlauerberg); Wien folgt dann 2018. Über Angebote in Deutschland verfügen aber auch internationale Ketten wie beispielsweise Adagio, Adina oder Citadines.

Das sollten Travel Manager beachten

Wenn es darum geht, im Travel Management ein Serviced-Apartment-Programm zu etablieren, sind Angebote aus den Kategorien 1 und 2 gemeint. Wer die Buchung von Boar-dinghäusern als Hotel-Alternative aufnimmt, der sollte die folgenden Punkte beachten:

1. Genau wie bei anderen Leistungsträgern zahlt es sich auch hier aus, sein Volumen zu bündeln und zu steuern. Dafür muss zunächst analysiert werden, an welchen Orten sich die Nutzung von Serviced Apartments überhaupt lohnt. Wo immer eine nennenswerte Zahl an Buchungen zusammenkommt, kann es sich dann rentieren, mit einem einzigen Betreiber über günstige Firmenraten zu sprechen. Oder gibt es sogar Ketten, die gleich an mehreren von der Firma besuchten Destinationen Häuser unterhalten?

2. Werden an anderer Stelle im Unternehmen bereits Serviced Apartments genutzt, ohne dass das Travel Management davon weiß? Dies könnte im Relocation-Bereich der Fall sein, wenn Expats beispielsweise noch keine eigene Wohnung gefunden haben oder diese sich angesichts der Dauer und/oder Mietpreise nicht lohnt. Möglicherweise lässt sich auch hier bündeln und damit sparen.

3. Auch eine detaillierte Analyse sollte erfolgen: Wer nutzt bislang Serviced Apartments? Wo und wie lange? Daten können etwa aus den Reisekostenabrechnungen oder Kreditkartenreports gewonnen werden. Daraus wiederum ließen sich jeweils Durchschnittspreise für Serviced Apartments errechnen und diese ins Verhältnis zu den Hotelpreisen vor Ort stellen. Dann ist schnell zu erkennen, ob sich Apartments lohnen oder nicht.

4. Wer nicht direkt bei den Anbietern bucht, sollte sich einen festen Partner im Plattformsegment suchen. Ähnlich wie für die klassi- sche Hotellerie gibt es auch hier spezielle Portale. Zu den bekanntesten zählen Apartmenthotels.com, Acomodeo und Apartmentservice. Dieses Vorgehen hat zwei Vorteile: Wer über ein Portal bucht, erhält erstens alle Daten konsolidiert. Zweitens lässt sich ein Service-Niveau festzurren, das alle Angebote erfüllen müssen, welche der Firma auf ihre Anfragen hin gemacht werden. Ein solches Service-Level sollte auch die Zahl der Offerten definieren sowie die Antwortzeit und die Preise.

5. In einem Punkt unterscheidet sich die Online-Buchung von Serviced Apartments deutlich von derjenigen klassischer Hotels: Direktbuchungen für längere Zeiträume sind meist nicht möglich. Stattdessen handelt es sich um Anfragen, die beantwortet werden müssen. Grund dafür ist der sehr kleinteilige Apartment-Markt, der sich einer Standardisierung weitgehend entzieht. Für Travel Manager heißt das: Ein Serviced-Apartment-Programm ist aufwändiger zu handhaben als ein normales Hotelprogramm.

6. Nicht immer sind Serviced Apartments bei Langzeitaufenthalten die preisgünstigere Lösung. Sie lohnen sich meist dann, wenn ein Reisender zum Beispiel ununterbrochen für eine längere Zeit dort wohnt – etwa für eine Woche, 14 Tage oder einen Monat. Benötigt er aber beispielsweise einen Monat lang für jeweils nur drei Nächte pro Woche eine Unterkunft, gilt es zu prüfen, ob die Monatsrate für ein Apartment wirklich niedriger ist als der Preis, den Hotels für die in diesem Fall zwölf Nächte verlangen.

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