Fuhrpark

So finden Sie die richtige Autovermietung

Produkszyn/Dreamstime.com

Ein fest ausgehandelter Vertrag mit Autovermietern ist effizienter und günstiger als einzelne Anmietungen. Was es dabei zu beachten gilt – von A wie Abholung bis W wie Winterreifen.

Schritt 1: Definieren Sie Ihre Ziele.

Halten Sie schriftlich fest, warum Sie eine Mietwagen-Ausschreibung machen wollen. So können Sie besser gegenüber dem Vorstand argumentieren, haben ihre Ziele immer im Blick und können am Ende vergleichen, was wirklich erreicht wurde. Mögliche Ziele sind niedrigere Tarife als bislang, weniger Aufwand bei der Buchung (also geringere interne Kosten), mehr Service und Qualität oder zusätzliche Standorte, wenn ihre Firma gewachsen ist.

Schritt 2: Analysieren Sie Ihren Bedarf.

„Sie müssen zunächst genau wissen, was Sie brauchen“, sagt Florian Jüngert, Travel Manager des Beratungsunternehmens NTT Data. Ermitteln Sie, auf wie viele Miettage und Gesamtkilometer Ihre Firma kommt. Und: Wie lang ist die durchschnittliche Mietdauer? Welche Wagenklassen benötigen Sie? Sind bestimmte Marken nötig, weil sie Kunden aus der Autobranche haben? An welchen Orten brauchen Sie Anmietstationen? Bis wann müssen sie geöffnet sein?

Schritt 3: Was Sie nicht vergessen sollten.

Weitere Punkte können bei der Auswahl des „Richtigen“ wichtig sein. Dazu gehören laut Fachgruppe Travel Management im BME: – Wie lange wollen Sie mit dem Mietwagen-Anbieter kooperieren? (meist 1 bis 3 Jahre)– Wie sehen die Konditionen für Kurzzeitmiete aus (Zahl der Miettage, Fahrzeugklassen, Anmietland) und wie für Langzeitmiete (etwa für längere Projektarbeiten)?– Benötigen Ihre Reisenden unbeschränkte Freikilometer oder nicht?– Welche Zusatzgebühren werden erhoben, etwa für Anmietung an Flughäfen?– Wie hoch ist die Selbstbeteiligung bei Schäden?– Was passiert bei Fehlbetankung?– Wie hoch sind die Kosten für Anlieferung und Abholung eines Autos zur Firma?– Was kosten Winterreifen und Navis?– Ist elektronische Rechnung möglich?– Welche Rückzahlung muss die Firma bei Volumenunterschreitung leisten und welchen Bonus gibt es?

Schritt 4: Legen Sie fest, was sehr wichtig ist.

Punkte, die für Sie eine besonders große Rolle spielen, sollten Sie genau definieren: Vermieter, die diese nicht erfüllen, scheiden im schlimmsten Fall direkt aus. Das können zum Beispiel Anmietstationen in für Sie relevanten Orten sein. Beim Technikkonzern Schott gehört die sogenannte SB0-Rate zu derlei essentiellen Ansprüchen: eine Selbstbeteiligung von null Euro im Schadensfall. NTT-Data-Travel-Manager Jüngert setzt auf Punktebewertung: Jedem Kriterium weist er die Kategorien „Erfüllungsgrad“ und „Priorität“ zu. Je nach Erfüllungsgrad gibt es 0 bis 3 Punkte; die Priorität für das Unternehmen wird mit 1 (muss nicht) bis 3 (erforderlich) sortiert. Die Multiplikation der beiden Werte ergibt dann die Punktezahl pro Kriterium.

Schritt 5: Nicht jeder Preis ist heiß.

Ermitteln Sie vor Ihrer Ausschreibung die marktüblichen Preise. Meist ist Ihnen dabei Ihr Geschäftsreisebüro-Partner behilflich, oder unterhalten Sie sich mit Kollegen aus Firmen, mit denen Sie nicht konkurrieren. Ziehen Sie in Ihrer Gesamtbewertung aber neben den monetären Aspekten (Mietpreise, Mengenrabatte, Rabatte für Online-Buchung, Zusatzgebühren) auch nichtmonetäre mit ein wie Flottengröße, Winterreifen- und Navi-Garantie, Abholservice oder Reporting.

Schritt 6: Suchen Sie die Kandidaten.

Laut Angaben des Verbands der Autovermieter gibt es allein in Deutschland 550 Mietwagen-Unternehmen. Allerdings: Die großen vier – Avis, Europcar, Hertz und Sixt – vereinigen 90 Prozent des Business-Travel-Geschäfts auf sich. Sie verfügen über die größten Flotten und sind flächendeckend vertreten. Mittelständische Ketten sind Enterprise, Opel Rent und Euromobil.

Schritt 7: Laden Sie die besten Mietwagen-Anbieter ein.

Werten Sie die Antworten auf Ihre Ausschreibung nach dem festgelegten Punkteverfahren aus. Stellen Sie Fragen standardisiert und vermeiden freie Antworten – das erleichtert die Auswertung. Laden Sie die besten zwei oder drei Anbieter persönlich zur „Endausscheidung“ ein und ziehen Sie Experten aus dem Einkauf hinzu. „Die Verkäufer sind trainiert und vorbereitet“, sagt Florian Jüngert: „Daher sollten auch Sie als Kunde präpariert sein.“ Seine Tipps: Legen Sie Ihre Verhandlungsziele und das Minimalziel genau fest, bringen Sie „Masse“ mit, üben Sie Preisdruck aus (welche Kriterien erfüllt der Anbieter nicht?) und treffen Sie konkrete Vereinbarungen, die Sie schriftlich festhalten.

Schritt 8: Überwachen Sie den Vertrag.

Ihre Aufgabe ist es, die vereinbarten Regelungen in der Firma bekannt zu geben und durchzusetzen. Ist unterjährig absehbar, dass Sie das Volumen nicht erfüllen können oder es übererfüllen, sollten Sie erneut mit dem Anbieter reden. Überwachen Sie sehr genau, ob der Autovermieter die zugesagten Leistungen erfüllt. Fehlerhafte Rechnungen, in denen bereits inkludierte oder zusätzliche Versicherungen und Leistungen stehen, kommen vergleichsweise häufig vor. Zudem muss das Auto bei Übergabe sauber und schadenfrei sein. Sonst besteht die Gefahr, dass der Schaden am Ende Ihnen angelastet wird.

Schritt 9: Buchen Sie den Fuhrpark zentral.

Am besten lassen Sie Mietwagen zentral über einen einheitlichen Kanal (online oder Reisebüro) buchen. Das erhöht für Sie die Transparenz, und nur das, was in einer solchen Buchung angefordert wird, darf am Ende auf der Rechnung stehen. Machen Sie Ihren Reisenden klar, vor Ort nichts weiter zu bestellen und zu bezahlen.

Schritt 10: Handeln Sie umweltbewusst.

Streben Sie an, für Ihr Unternehmen ein Mobilitätskonzept zu formulieren. Darin steht, wann ein Mitarbeiter welches Verkehrsmittel zu nutzen hat. Beispielhaft ist das Vorgehen von Marcus Scholz, Travel Manager des Maschinenbauers Dürr: Über eine zentrale Software melden Reisende ihren Mobilitätsbedarf an. Das System prüft dann automatisch, ob es eine Mitfahrgelegenheit gibt (1. Wahl), ein freies Flottenfahrzeug bereitsteht (2. Wahl) oder ein Mietwagen zu buchen ist (3. Wahl). Für den Nutzer ist das Ergebnis verbindlich. Dieses System lastet die Flottenfahrzeuge aus und führt zur Einsparung von CO2 (Mitfahrgelegenheiten!).

Schritt 11: Oder doch lieber Car Sharing?

Car-Sharing-Anbieter wie Drive Now oder Car2go dehnen ihre Angebote auf immer mehr deutsche Großstädte aus. Die Wagen, die überall im Stadtgebiet stehen, lassen sich per Internet reservieren und werden zum gewünschten Zeitpunkt innerhalb eines Entfernungsradius von 300 Metern abgestellt. Öffnen lassen sie sich mit einem Chip auf dem Führerschein. Für kurze Geschäftsfahrten ist Car Sharing daher eine effiziente und kostengünstige Alternative. Überregionales Car Sharing mit Stationen in 140 Städten bieten die Deutsche Bahn mit „Flinkster“ und „Green Wheels“ (Stadtauto).

Die Firmenprogramme der Autovermietungen

Avis: Das Firmenkundenprogramm Avis Bonus Plus enthält Sonderkonditionen wie garantierte Festpreise, geringere Selbstbeteiligung, einen kostenlosen Zusatzfahrer, keine Kilometer-Restriktionen sowie einen Bonuspunkt für jeden Tag der Anmietung. Ab 15 Punkten erhält die Firma einen kostenfreien Miettag. www.avis.de

Budget: An Mittelständler richten sich die „Budget Tarif Optionen“, ein Preissystem, mit dessen Hilfe Firmen aus diversen Leistungen auswählen und ihre Konditionen selbst gestalten. www.budget.de

Enterprise Rent-a-car: Das Business-Rental-Programm enthält neben einer Bedarfsanalyse (Verhältnis Miet-/Leasingfahrzeuge, Kurz-/Langzeitmiete) Leistungen wie die Buchung über das Enterprise-eigene B2B-Online-System, Cytric oder Onesto. Gratis Bringservice. www.enterprise.de

Europcar: Über das Portal Business Plus können Unternehmen einen Firmenvertrag für Deutschland und Europa abschließen. Die Konditionen richten sich nach dem erwarteten Volumen. Zudem lassen sich die Verträge verwalten und Reportings erstellen. Gilt auch für Personengesellschaften. www.europcar.de

Hertz: Für kleine Firmen bis 5000 Euro Anmietvolumen gibt es ein spezielles Discount-Programm, das vergünstigte Raten gewährt. Bei größeren Volumina Rahmenverträge mit individuellen Raten und Zahlung über Airplus. Für Vielreisende der Hertz#1 Club Gold mit schnellem Buchungs- und Reservierungsprozess. www.hertz.de

Sixt: Firmenraten je nach Anmietvolumen, die sich in jedem Buchungskanal hinterlegen lassen. Nutzung auch über individuelle Online-Portale. Entwicklung kompletter Mobilitätslösungen, von der normalen Miete übers Car-Pooling bis zum Vollservice-Leasing. www.sixt.de

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